计算机信息技术汇编 —— 办公篇之EXCEL
单击“常规”选项卡，在“列出最近显示文件数”后面的输入框中可以设置在“文件”菜单中显示的文件数目；取消这个复选框的选中可以使“文件”菜单中不显示最近打开的文件。
保存Excel文档
在Excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令。如果文档没有保存过，会弹出“保存”对话框如下图：
在“保存位置”中选好目录，在“文件名”中输入名字，单击“保存按扭”就可以了。 如果编辑的文件以前已经保存过了，则自动进行保存一次，不弹出对话框。 按快捷键Ctrl+S也与单击“保存”命令效果相同。
多文档切换
如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件，在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt+Tab来实现：按下Alt+Tab键，桌面上会出现下图所示窗口：
辉县市计算机学会 第5页
计算机信息技术汇编 —— 办公篇之EXCEL
它们代表不同的文件，我们可以按住Alt键不放，多按几次Tab键，选中想要编辑的工作簿后放开键盘，就能切换到想要的文件中了。
关闭Excel文档
如果想关闭当前编辑的工作簿，则可以打开“文件”菜单，单击“关闭”命令，就可以将当前编辑的工作簿关闭,另一个工作簿变为编辑状态。如果在改动之后没有存盘，Excel会弹出保存的提示对话框如下图：
在这个对话框中，如果确认所进行的修改，就选择“是”，否则就选择“否”；如果还想继续编辑，单击“取消”按钮就可以了。
退出Excel 如果想退出Excel，打开“文件”菜单，单击“退出”命令，就可以退出Excel了； 按Alt+F4键，同样可以退出Excel。
如果在选择了退出时Excel中的工作簿没有保存，Excel会给出未保存的提示框如上面“关闭文档”时的提示。选择“是”或“否”都会退出excel，选“取消”则不保存，回到编辑状态。如果同时打开了多个文件，Excel会把修改过的文件都问一遍是否保存。
Excel：自动录入学生的基本情况信息表
用Excel完成工作，把数据录入到工作表中是最基础的步骤。也许大家在想：这有什么好学的，只要会打字不就行了吗？
实际情况可不是想像中这么简单，不同的工作需要不同的数据格式，Excel工作表中有各种数据类型，我们必须理解工作表中不同数据类型的含义，分清它们之间的区别，才能为圆满地完成任务打下坚实的基础。同时学会各类数据的输入、使用和修改是必备的基本能力。
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计算机信息技术汇编 —— 办公篇之EXCEL 今天介绍的这个实例对教师朋友来说比较实用，为了方便对学生的管理，我们经常需要制作如图1所示的学生基本信息表。
图1
在这个实例中，我们将主要学习“学号”列数据的输入和“性别”列数据的输入。 操作方法与步骤
1. 先提出一个问题：在本例中的“学号”列 “59911024101”等数据，是属于数值类型还是属于文本类型的？
2. 如果大家和上一个实例中处理过的手机号码比较一下不难得出答案：虽然它们的外观都是由数字组成，但实质却为描述性的文本，所以当然是文本类型的。
3. 笔者为什么反复强调这一点呢？读者朋友不妨试验一下，在一个单元格中输入学号“59911024101”，然后故意把该单元格的宽度调整得小些，我们可以看到问题出来了，由于Excel默认把组数字作为数值处理，所以当单元格宽度不够时就显示为该数字的科学计数法格式(图2)。显然，这并不是我们希望看到的。
图2
4. 上一个实例中我们学习了通过在数字前加一个“’”符号，通知Excel把数字作为为文本处理。这里我们学习一下在输入之前通过“单元格格式”对话框通知Excel把输入的数字作为文本处理的方法。
5. 先选中要输入学号的单元格，比如A4:A50，选择菜单“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”，单击“确定”即可(图3)。
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计算机信息技术汇编 —— 办公篇之EXCEL
图3
6. 返回Excel编辑窗口后，在A4中输入学号“59911024101”，Excel便会把它作为文本处理，单元格左上方出现绿色小三角，数字默认为左对齐。
说明：文本类型的数据，Excel默认为左对齐；数值类型的数据，Excel默认为右对齐，所以我们可以根据默认的对齐方式，就能看出Excel把它作为何种类型处理。
7. 接下来我们学习“性别”数据的输入方法。也许读者朋友会说，不就是输入“男”或“女”吗？有专门学习的必要吗？实际上，对于那些单元格的内容就是确定的两个或几个项目时，我们可以使用“数据有效性”功能提高输入的准确性和效率。
8. 具体操作方法为：先选中要输入性别的单元格，比如C4:C50，选择菜单“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，单击“设置”选项卡的“允许”下拉箭头，在弹出的菜单中选择“序列”项，然后在“来源”框中输入“男,女”，注意其中的逗号是在英文状态下输入的。单击“确定”即可。
9. 这样设置的效果怎么样呢？返回Excel编辑窗口后，选中C4单元格，可以看到单元格右边出现一个下拉按钮，单击这个按钮，弹出包含“男”和“女”两个选项的下拉菜单，我们只要根据要求选择其中一个即可完成输入(图4)，“性别”列其它单元格的输入方法完全一样。
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