个人工作的时间管理

个人工作的时间管理

第一单元 个人工作的时间管理 第一课：时间的特性

时间的意义。人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论我们做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定我们事业和生活的成败。

每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由我们自己来决定做什么--每天13个小时。如何根据我们的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使我们能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向。

世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最容易被忽视而又最令人后悔的就是——时间。时间是一种宝贵的资源，没有什么东西可以取代它的位置。一旦花过之后，时间就会永远消失。

时间具有以下基本特性。时间的不可替代性：时间是任何资源都替代不了的。时间的不可逆转性：时间是一维的，只能按照过去、现在、未来的方向流逝。时间的可变性：时间既是常数又是变数。它公平地给人以每天24小时、86，400秒；同时，它也最不公平，因为它给任何人的都不是24小时、86,400秒。善用则长，荒废则短。

时间对于不同的人，体现的价值是不同的。时间价值意味着：对于出租司机，每月可赚4500元；对于一位销售经理，每月绩效目标就是100万元；对于一位副总经理，每月绩效目标就是1000万元。每天的价值，对于一位司机是150元；对于一位销售经理就是4.545万元；对于一位副总经理就是45.45万元。每小时的价值，对于一位司机是12.5元；对于一位销售经理，就是5682元，而对于一位副总经理就是5.682万元。每10分钟的价值就分别是2．10元、950元和9500元。

第二课：管理我们的“个人帐户”—时间

时间管理的内涵主要包括两方面：做我们真正想做的事；获得长期的满足感。做我们真正想做的事：尽早地学着把心思真正集中到自己一生中想要完成的

事情上，这是一种很好的训练。当我们进行有关确定做事的轻重缓急以及怎样管理时间的训练时，这点很重要。

时间管理是一种能力，是一种决定生活中什么东西重要的能力。透过时间管理，可以看出人的价值观和人生观。很多人花在考虑如何度过一个假期的时间，远甚于为人生大计作打算所花的时间。他们没有想到这一点：究竟哪一个更能带来长期的满足感？

为何要进行时间管理：良好的时间管理使我们的生活有能力保持平衡状态，或者让我们发现不平衡的地方。譬如：我们是否把过多精力投入到工作中，而忽视了休息、密友、家人呢？时间管理是许多人必须努力掌握的技能之一。很多人都拥有这项技能。于是，对于那些没有这种技能的人，他们的潜力便不能得到很好的发挥，取得的成就也就不能够体现他们应有的能力。

个人时间资本分析。假设我们的退休年龄是60岁，现在年龄是30岁，我们所拥有的工作资本是60,240小时；工作日休息资本是22,590小时；而我们能够在假日休息资本是41,040小时。个人的时间资本随其寿命不同而各异。即使一天工作16小时，一个人在其职业生涯中拥有的工作时间亦只有160,640小时。即使把工作时间资本和休闲时间资本合在一起，一个人拥有的时间亦不超过区区数十万小时。

你的时间损失不外乎集中在以下几个方面：1.目标设定方面的时间损失；2.设定计划方面的时间损失；3.做决策方面的时间损失；4.工作组织方面的时间损失；5.工作开始时的时间损失；6.每日安排上的时间损失；7.信息沟通方面的时间损失。

请判断哪些是造成时间消耗的因素？造成耗时的因素有：电话/不速之客的干扰/会议/杂乱的办公室/做无用的尝试/不会说“不”/想法、尝试过多/做白日梦/记忆力差/怨天尤人/压力、紧张/缺少反馈/缺乏自我约束/不充分的工具与设备/不耐烦、急躁/信息不完全或信息来得迟/过多的文案、邮件、读物/对交派下去的工作很少检查/不懂先做该做的事/错误的倾听。

第二单元 规划你的时间

第一课：个人目标的设定。

目标设定的原理：人类的行为可以分为三种。第一种是：目标导向行为，就

是为了达到目标所表现出来的行为，如为满足饥饿的需要而寻找食物或准备食物。对目标导向行为而言，动机强度随这种行为的进行而增强，直至目标达成或遭受挫折而停止。第二种是：目标行为，就是直接满足需要的行为，如进食。目标行为开始后，需要强度就有减低的趋势。第三种是：间接行为，就是与当前目标暂时无关系，而为将来满足需要做准备的行为。

目标设定的五个原则：目标设定的第一个原则是目标的具体性。必须用可以核实的事实来描述。要切中特定的目标，而不能笼统。把目标尽可能具体地表达出来是一件重要的事情。如果不能具体的话，要为目标设定一个行动计划并分为各个具体步骤就很困难了。第二个原则是目标的可衡量性。目标一定是可以量化的，验证目标的数据或信息，也一定是可以获得的。一旦我们具体地、明确地确定了之后，下一步就是决定如何去衡量。如果很难进行衡量，那实现起来就会有困难。我们经常会听到身边的同事说：“我得减肥了。”问题是，减多少？如果把目标设定为一个月减掉5斤，那么就可以说是拥有了一个可衡量的目标。原则之三是目标的可实现性。目标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标。用刚才减肥的例子，一个月减掉5斤是可以实现的。但要想在一个月里减掉20斤就不那么容易了。即使我们靠极端的方式达到了这个目标。一旦你恢复到原先的生活方式，体重必定会反弹，无法达到预期。这说明了确保目标可实现的重要性。目标设定的第四个原则是目标的现实性。目标是实实在在的，可以证明和观察的。制定目标时要注意切合实际。有些目标因为脱离实际而没有意义，比如，掌握世界上所有的语言。目标设定的第五个原则是目标的时效性。为目标确定一个实现时间，就会加强采取行动的紧迫性——现在就开始，不要往后拖。

目标设定的7步骤是：1.先拟出你期望达到的目标；2.列出好处；3.列出可能的障碍点；4.列出所需的知识、协助、训练等资讯；5.列出寻求支持的对象；6.拟订行动计划；7.制定达成目标的期限。

分解目标的方法，可以形象地理解为剥洋葱法。如图，人生的目标，好比一个洋葱，如果从洋葱外层剥起，就可以直面我们的日常行为，涉及到近期现实的目标。随着层层剥离，我们发现，人的成功失败，关键因素正是日常“琐事”所致，不是我们常常认为的“运气”。导致人与人之间“运气”差异的正是我们的日常行为积累。

按由将来到现在、由大到小、由高到低的顺序依次递进将目标分解为：1.首先需要找到自己的梦想，然后将梦想明确化，变成人生的终极目标。终极目标最有效的方法是制定自己的人生使命宣言或信条。2.将人生终极目标演化成为人生的总体目标。人生的总体目标以1-2个为宜。3.把总体目标分解成若干个5-10年的长期目标。4.再把每一长期目标分解成若干个2-3年的中期目标。5.继而再把每个中期目标分解成若干个6个月到1年的短期目标。6.进而，再将每一个短期目标分解成月目标、周目标、日目标，最后落脚于“此时此刻”该干哪些具体的事情上。

第二课：规划我们的每一天。

正是这些看似微不足道的小事在影响着我们的职业发展，当然还有个人生活和学习。对于很多人而言，他们并不缺少宏图远志，也极富聪明才智。但就是这些琐碎的事务、不良的习惯成为了个人发展的瓶颈。

事实表明，制定好每天的计划有很多好处：减少做决定所花的时间；明确每天努力的方向；增加工作的积极性；提高工作的质量。

通过6个步骤可以制定一天的时间表，这个6步骤的正确顺序是什么呢？1．每天腾出15分钟时间制定当天计划；2．写下我们要完成的这一天的任务；3．给这一天的任务制定时间顺序；4．估计每项任务所需时间的长度；5．给每项任务分配时间；6．把每项任务填入时间表，提醒自己某个时段该干什么。

如果使用不当，电话也很容易导致时间的浪费。打电话时，一些会导致浪费时间的习惯是：过多的社交闲谈；没有用纸和笔记录一些有用的东西；没有准备好说什么；没有给出确切的答复；不得不接听所有打进来的电话；在做非常重要的事时打电话；不认真听取电话的内容。如果我们在电话上总是浪费时间，请试用以下4个方法：1、用笔和纸写下要打的电话。无关紧要的电话或是与工作无关的私人电话请略去。2、打电话时请尽量围绕主题。避免漫无边际的闲谈。3、站着打电话。这样可以加强紧迫感，避免把打电话作为一种休息。4、增强自己的语言技巧来结束电话。

如果使用不当，计算机、网络也很容易导致时间的浪费。使用计算机时，应注意：整理电子文档：1.在系统中创建工作文档。2.把要长期保存的文档移入适当的文件夹，及时删除不需长期保存的文件。3.在桌面上创建快捷方式以便能直