的文件，除了拼凑一些人所共知的材料外，是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好，还可能产生主观主义、说外行话，让人笑话。（4）要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况，又有分析问题和认识问题的能力，又是本专业的内行，可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备，只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。毛主席在《工作方法(草案)》中曾经指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三使用概念和判断进行推理的时候，又缺乏逻辑性；第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”毛泽东同志讲的“三性”，正是对文字表达能力的集中概括。
四、常见问题分析 （一）公文行文规则
公文行文方向有三个：上行（请示、报告）、下行（通知、通报）、平行（函）。应注意以下几点：
1、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁臵而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。
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2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。
3、请示应一文一事，不得抄送下级机关，也不能报送上级领导个人。
4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。 （二）起草领导讲话的关键
讲话稿的组织，总的来说可以用28个字予以概括：?居高临下，纵横开阔，思路清晰，观点鲜明，内容深刻，逻辑严密，语言流畅。?
1、三个特点：一是会议讲稿是针对特定的个人演讲需要的，在语言风格上必须有鲜明的个性，但又要符合公文写作的语言体式规范。二是会议讲稿是领导者个人观点和领导集体决策意图的统一体。三是会议讲稿本身不仅是政策，而且是下级领导机关、部门制订具体政策、开展工作的重要依据和原则。
2、三个难题：一是既要使讲稿的语言风格适合领导者的味口，又要根据讲稿的内容、讲话的场所对这种风格作巧妙的修饰。二是既要贯彻和突出领导者个人的决策意图，又要将同级领导集体的智慧和意向揉和其中。三是既要高屋建瓴，有很强的战略性、全局性和原则性，又要严肃务实，有很强的针对性、指导性、操作性。
3、三个关键：一是要正确把握迎合领导者语言文字表达风格的度。?文如其人?、?文以载道?。要准确了解、体味每个领导者
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的性格、特点和政策、知识水平。俗话说：?什么山上唱什么歌，什么人说什么话?，是很有针对性的。各个领导者的爱好是不尽相同的。因此，要下功夫掌握各自的脾气、特点、口味，使写出来的文章符合领导的口气、气质。要加强请示汇报，摸清和揣测领导者的思想脉路。领导者在想什么？其主观意图如何？要主动接触领导，大胆提出问题，和领导一同探讨，平时多观察领导的所说、所做、所为，从中揣摩他的意图和思路。二是要把会议讲话者的个人决策意图与领导者集体的决策思想有机地结合起来。正确揣摩领导者的决策意图。对其他成员的决策意见进行综合分析，科学取舍。对集体决策思想要与整个讲话稿语言风格相一致。三是结合讲话场、工作需要和听众需求，不断修改和完善讲稿，使与会者听完讲稿能够统一思想，振奋精神、掌握政策、明确要求，得到完成任务、解决问题的政策途径、工作途径。
4、三条要求：一是心中装着观点。二是立意要新颖、高远，见人之所未见、发人所未发。三是语言要活泼、生动、富有激情。
（三）通知的注意事项
通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据—目的—事项—要求。按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。
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比如出现几个?关于?或?通知的通知?等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：
1、标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词?关于?再加事由和通知即可。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的?通知?，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委?关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转（＜××日报＞）发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知?，如果改写为：××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知，就简明多了。
2、要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。
3、要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的?同意?、?原则同意?、?基本同意?等词语；提出要求希望的?希遵照办理?、?请认真贯彻执行?、?请研究执行?、?请参照执行?、?供参考?、?请研究试行?等词语。
（四）工作总结的注意事项
总结，就是对过去一定时期内的实践活动进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。
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它主要回答的是?做了什么?、?怎么做?、?做到什么程度?的问题，是我们在工作中最常见的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位年度工作总结等。专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。写工作总结的注意事项：一要从总体上分析都有那些工作、这些工作在全局中的地位、各个方面的关系等等，然后再列提纲。二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水账，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么。三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位臵上。
以上就是我要讲的全部内容。由于时间关系，只是零零散散地谈了机关文字材料写作的一些最基本的常识和自身体会，希望能够给大家以启迪。在讲的过程中，可能会有不妥当、不确切的地方，请大家批评指正。谢谢！
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