355号附件 宜巴高速公路工程竣（交）工文件材料立卷归档管理办法

湖北宜巴高速公路工程

竣（交）工文件材料立卷归档管理办法

湖北宜巴高速公路建设指挥部

二〇一〇年十一月

目 录

第一章 总 则 ............................................................................... 1 第二章 组织与职责 ........................................................................ 2 第三章 归档文件材料的收集范围、要求、时间 .............................. 4 第四章 竣工文件材料的整理 ........................................................ 17

第一条 术语 ..................................................................................... 17 第二条 组卷及书写要求 ................................................................. 17 第三条 案卷与卷内文件的排列 ..................................................... 18 第四条 案卷构成与编制 ................................................................. 18 第五条 案卷排列 ............................................................................. 19 第六条 公路工程竣工图归档 ......................................................... 20 第七条 施工文件的有关规定和说明 ............................................. 20 第八条 案卷装订的要求 ................................................................. 21 第九条 工程声像档案归档的要求 ................................................. 21 第十条 工程档案的整理 ................................................................. 22 第五章 分类编号 .......................................................................... 23

第一条 编制依据 ............................................................................. 23 第二条 分类编号原则 ..................................................................... 23 第三条 分类与编号 ......................................................................... 23 第四条 分类编号结构例图说明 ..................................................... 23 第五条 分类编号 ............................................................................. 23

第六章 施工文件形成过程中需注意的问题 ................................... 27

第一条 检测方法填写不实的问题 ................................................. 27 第二条 工程行为先天不足带出的资料问题 ................................. 27 第三条 工程缺陷资料 ..................................................................... 28 第四条 容易忽视的原始资料问题 ................................................. 28 第七章 竣工图表组卷要点 ............................................................ 30

第一条 竣工图表编制内容 ............................................................. 30 第二条 竣工图表编制要求及方法 ................................................. 30 第八章 归档文件材料的移交 ........................................................ 33 第九章 附 则 .......................................................................... 34 第十章 附 件 .......................................................................... 35

附件1 竣工文件、案卷目录、竣工图封面 .................................. 35 附件2 卷内目录（样表） .............................................................. 41 附件3 竣工图图框及竣工图章 ...................................................... 43 附件4 施工文件案卷封面、目录样表 .......................................... 45 附件5 监理文件案卷目录样本 ...................................................... 49 附件6 竣工图清单样本 .................................................................. 51 附件7 机电工程施工文件案卷目录 .............................................. 52

第一章 总 则

第一条 为加强规范湖北宜巴高速公路（以下简称本项目）工程竣（交）工文件材料立卷归档工作，对竣（交）工文件材料的形成、收集和立卷归档实施全方位管理，保证本项目工程档案质量和文件材料的真实、规范、完整、合法，有效克服竣工文件（尤其是施工、监理文件）滞后于工程进展的通病，使相关工作做到标准化、规范化、程序化、日常化。根据《中华人民共和国档案法》、交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、（交通部《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65号）、交通部《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部令2004年第3号）、《交通部关于颁发〈交通部科学技术档案分类编号办法〉的通知》（87）交办字315号）、湖北省交通厅和湖北省档案局联合下发的《湖北省交通建设项目文件材料立卷归档管理办法》（鄂交办[2005]450号），《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）的规定和要求，并结合本项目实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称项目文件材料是指从建设项目立项、审批、勘察、设计、招标、投标、开工至工程竣工验收结束全过程形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的全部记录。

第三条 本办法中的科研类文件、前期准备工作文件、设计文件、财务文件、决算文件、审计文件等专业性较强的文件，按相关主管部门的有关规定组卷。

第四条 本办法要求本项目所有参建单位必须高度重视竣工文件材料的收集、整理及归档工作，确保工程建设项目竣工文件材料的安全、完整、准确。

第五条 本办法对施工文件、监理文件的归档范围、组卷要点和注意事项，作了较为详细的论述，为提升本细则的实用价值，编制了案卷目录样本、施工文件相关组卷目录等重要附件，供各参建单位借鉴。

第六条 本办法适用于参加湖北宜巴高速公路建设的所有参建单位，解释权属湖北宜巴高速公路建设指挥部。

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第二章 组织与职责

第一条 本项目文件材料的立卷归档工作由湖北宜巴高速公路建设指挥部综合办公室组织，各部门配合管理。

主要职责：

1、就本项目文件材料档案管理问题做出决策。

2、本项目对各部门、施工、监理机构必须组卷归档的文件材料作出相关规定；负责各类归档文件材料的日常管理工作；负责督办勘察、设计单位、专项检测（监控）单位和有关科研、协作单位提交符合要求的文件材料；

3、负责施工文件、监理文件的检查验收，并对相关人员进行业务指导； 4、负责组织、协调本项目竣工文件的统一整理、编号归档；

第二条 档案是由文件材料有条件转化而来。为确保档案质量，提高其使用、参考价值，档案形成者必须高度重视自身职能活动中形成的文件材料的相关管理工作。此外施工、监理资料还需符合产生及时、数据准确及可追溯的要求。

第三条 本项目各部门应将文件材料管理视为工程管理的重要组成部分，按照本项目的要求，认真履行本部门文件材料的管理和外委、合作单位相关文件材料的收集职责，并将归档范围的文件材料按要求（完整、分类、按目编录、按规定时间）移交给本项目综合办公室，不允许出现丢失和错漏。详见第三章附件

第四条 施工、监理机构必须健全档案管理工作的保障体系，落实经费，设置专班、确定专人、建立专室、明确专责，自始至终将竣工文件编制工作置于重要的议事日程，做到文件材料的形成、收集、整理、组卷工作与工程进展同步进行，杜绝平时放任自流，临时突击整理，甚至发生胡编滥造的违规行为。各参建单位应将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制。施工单位的总工程师和监理机构的高监（或副高监）为档案管理工作的主要负责人，专职资料管理人员要求业务熟悉、工作认真、作风过硬。专职人员一经确定，不准随意调换。监理机构对施工文件必须履行检查、辅导、配合与督办职责，不允许任何形式的敷衍和懈怠。此外，本项目严禁监理资料由施工单位代做。

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