2013浅析采购管理中控制及降低成本(1)

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浅析采购管理中控制及降低成本

摘要：采购管理是企业管理的重要环节，采购成本已成为企业降低成本、提升运营效率的关键性因素。采购管理目标的关键在于有效降低采购成本，如何加强成本管理，增加企业利润。面对竞争多变的全球市场经济，企业如何寻求新的降低成本的方法，从根本上避免成本的发生，为企业获得更好的经济效益。本文从采购管理出发，分析总结了影响采购成本的重要因素，结合实际提出如何控制采购成本的方法，为增强我公司的市场竞争力尽微薄之力。 关键词：采购成本控制 降低采购成本 采购管理 采购计划

一．采购管理的概念

采购计划管理是为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划，如每周、月、季度、年度等；非定期采购计划，如系统根据销售和生产需求产生的等。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

采购是指企业为实现经营目标，在现实市场环境下，根据企业的经营能力，运用恰当的方法和策略，通过付出相应费用而向外界获得原材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。像我们制鞋企业采购主要分为两种，集中采购和非集中采购。集中采购是指企业建立专门的采购部，统一组织企业所需物品的采购业务，以组建内部采购部门的方式来统一其分布于各地的分支机构的采购业务，减少采购渠道，通过批量采购获得价格优惠。在我司涉及金额较大、风险较高的材料如皮料采用的是集中采购。与集中采购相对应，非集中采购是指由企业的下属各单位（如子公司、分厂、车间或分店）根据各自的需要实施的为满足自身生产经营所需物资等而进行的采购活动。非集中采购主要适用于小批量、单件、价值低、总支出在产品经营费用中所占比重小的物品，与集中采购相比非集中采购具有货量小、过程短、手续简单，占用资金少，不增加库存成本等优势。在我司底料与辅料都采用的是非集中采购，各事业部自行采购。

采购管理不仅是计划、执行、评价和控制采购战略的一种过程，而是在这个过程中要执行计划和控制成本的一个最终目的。执行采购决策，指导所有的采购活动，利用企业能力范围内存在的机会，从而实现公司的长期目标。降低企业的

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总成本，从而增强企业的竞争力，提高企业的经济效益。

随着中国入世的深入和科技的快速发展，企业面临着激烈的市场竞争、快速多变的市场需求和产品生命周期的不断缩短，企业需要不断地提高产品质量，提高服务水平，降低成本，减少供应循环时间。采购作为完成企业生产经营目标的源头管理，对于提高最终产品的质量，减少库存投资，降低单位成本，应对小批量多品种的市场需求，最终树立企业核心竞争力具有不可低估的作用。研究显示制造行业原材料和服务的采购成本占到了总成本的50％--80％，带来产品质量问题的30％来自供应商，影响准时交货问题的80％来自供应商。因此思考研究如何降低采购成本对于采购管理具有至关重要的意义。

二．采购管理的重要组成因素

采购管理重点在于做好供应商管理工作，正确处理和发展同供应商的关系，将采购及供应商的活动看作是自身供应链的一个有机组成，加快物料及信息在整体供应链中的流动，做到缩短生产周期、降低成本和库存，同时又能以最快的交货速度满足顾客需求。 2.1采购物料的分类管理

对于一个大型企业来说，每年为生产而采购的物料种类多达成千上万，不可能也没必要同每一种物料的供应商建立长期的合伙关系。可以按照以下因素将所采购的物料分类：物料对企业的重要程度；物料获得的难易程度和可靠程度；供应市场的程度；企业与供应商的相对优劣势。根据这些因素，企业可以考虑用不同的管理模式同这些物料的供应商发展关系。

一般来说，在传统采购模式下，对于同一种物料，同企业有供应关系的厂家可能很多，确定企业应该重点管理的关键性物料后，下一步就是如何在这些供应商中挑选合适的厂家以发展长期的合作伙伴关系。企业必须成立一个跨部门的联合小组，组员以来自采购、质检、研发、生产及信息技术等与供应链合作关系密切的部门为主。小组应首先制定合作伙伴的评价标准，建立供应链管理视角下合作伙伴关系的综合评价指标体系。评价合作伙伴关系的一个主要工作是调查、收集有关供应商的生产运作、成本控制、技术开发等全方位的信息。在收集合作伙伴关系信息的基础上，可以利用一定的工具和技术方法进行合作伙伴的评价。企业一旦初步选定合作伙伴后，应该与选定的目标企业取得联系，以确认他们是否

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愿意与企业建立长期的合作关系，是否有获得更高业绩水平的愿望等。 2.2培养、加强长期合作伙伴的关系

良好的合作关系首先必须得到供应和采购双方最高管理层的支持和协商，双方需要了解相互的企业结构和文化，并适当地对企业组织结构进行改造和对企业文化进行再塑造，解决文化和态度之间的障碍，尽量消除业务流程和结构上存在的障碍。在长期合作伙伴关系建立的实质阶段，双方需要进行期望和需求分析，相互之间需要紧密合作，加强信息共享相互进行技术和设计支持。 2.3供应和采购双方建立互访制度。

供应和采购双方应经常进行协调与沟通，建立有效的激励机制，共同分享战略协作带来的好处，努力营造一种良好的合作气氛。双方应经常进行有关成本、计划生产、质量管控的交流和沟通，保持信息的一致性和准确性，通过提供信息反馈和教育培训，促进供应商质量改善和质量保证。采购方在产品设计阶段让供应商参与进来，同时采购方也积极参与到供应商的生产流程和产品研发过程中，及时响应顾客的需求，为顾客提供高质量的服务。

三．采购成本及其影响因素

采购成本是影响企业经济效益的重要因素，因此降低采购成本是增加企业效益的直接途径，下面就对采购成本及影响因素作简要分析： 3.1采购成本的概念

采购成本是指在采购的过程中所发生的全部费用，在供应链的环境下也称总购置成本或总所有权成本, 它是企业购买商品和服务所支付的实际总价。纵观采购的全过程，成本的发生可分三个部分：交易前；交易中；交易后。采购价格被分成了独立的成本要素，采购部门可以从减少或者避免成本的角度来分析这些成本要素。成本要素可以是有形的也可以是无形的，这就意味着对于许多要素的预计可能是困难的。 3.2.影响采购成本的因素

在实践中，企业拟定采购策略的时候，应同时考虑下列几项因素。 3.2.1所采购产品或服务的形态。所采购产品或服务的形态，是属于一次性的采购，或者是持续性的采购。这应是采购最基本的认知，如果采购的形态有所转变，策略也必须跟着调整，持续性采购对成本分析的要求远高于一次采购，但一次性

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采购的金额如果相当庞大，也不可忽视其成本节省的效能。

3.2.2年需求量与年采购总额。年需求量与年采购额各为多少，这关系到在与供应商议价时，是否能得到较好的议价优势。

3.2.3与供应商之间的关系。卖方与传统的供应商、认可的供应商，到与供应商维持伙伴关系，进而结为策略联盟，对成本的分享方式不同。如果与供应商的关系一般，则肯定不容易得到详细的成本结构资料，只有与供应商维持较密切的关系，彼此合作时，才有办法做到。 3.3控制采购成本的方法

控制采购成本对于生产型企业来说尤为重要，是因为在此类企业中材料成本占生产成本的比例往往达到50%以上，因此控制采购成本并使之不断降低，是一个企业在采购管理中需要重点考虑的问题。企业在拟定采购策略的时候，不光要考虑上述几项因素，而且应该结合本企业的实际状况采取具体的方法。下面就实际情况提出几点控制采购成本的方法。 3.3.1建立完善的企业采购制度。

采购工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面： 3.3.2 建立严格的采购制度。

建立严格、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间相互推诿，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准许可权、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。 3.3.3建立价格档案和价格评价体系。

企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平．否则要做出详细的说明。对于材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组。定期收集有关的供应价格资讯，来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

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3.4与供应商建立良好的直接的战略伙伴关系。

对于采购方来说，一旦确定了可以长期合作的供应商，应该与供应商之间建立真诚的直接的战略伙伴关系。这种战略伙伴关系的建立，能给采购方带来长期而有效的成本控制利益，以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制。仅靠自己内部的努力是不够的。应该对供应商的成本状况有所了解．只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。 3.5开发新的供应商

供应商的长期合作固然重要，但是其它同类供应商的发展速度也是惊人的，市场在更新，同行业的竞争也很是激烈，为了节约公司的成本我们有必要对市场更新有很快的应变对策，多开发几个同类型的供应商，并从各个方面了解材料的成本，以控制材料的成本。

四． 加强管控库存利用价值，让库存“活”起来

加强管控库存利用价值最大化，达到库存控制的最终目的。首先需要分析需求，掌握需求规律，然后根据订货数据分析进行操作、实施，做到有计划的采购，采购计划直接来源于生产计划并服务于生产车间，采购物料既要满足于生产需要，又保证不造成库存的积压。于供应商建立长期协作的战略伙伴关系。公司可以让供应商参与公司的存货管理，通过建立与供应商之间的信息交流平台，向供应商公布自己的生产经营计划，由供应商根据公司的存货消耗需求情况来组织安排发货。这样，既可以降低存货的采购成本，又减少了存货的资金占用。

企业若要保持较高的盈利能力，保持旺盛的竞争力，应当十分重视存货管理，以建立健全内部控制制度为中心，采取有效的存货管理方法，实施科学的存货管理方式，是确保企业在当今竞争激烈的全球化经济浪潮中立稳脚跟的定海神针，希望更多的企业能够意识到存货管理的重要性，不断建立完善企业的存货管理体系，达到库存控制的最终目的。

我们做鞋行业季节相对明显，补单交期比较短，对于有些生产交期长的原材料等到来补单后再订货，就会影响补单交期。缩短库存周转时间，降低采购成本，采购员就要做到适时适当采购物料，向供应商提供比较准确的生产计划数据，这些数据可以使供应商及早准备，精心安排其生产，确保准时、按质按量交货。所以我们就要有预测补单的环节。提前备货，这样要求对销售终端数据采集和分析

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要求极高，以求预测数据尽量接近实际。根据销售排行榜对畅销款所用生产交期长的材料进行提前备货，预测有风险一但无补单通用性差的材料就会变成了呆滞库存，我们要及时发现及时统计做出样板提供给开发部设计人员，让积压库存变废为宝，有效降低企业成本。让库存“活”起来。

结束语：采购工作是企业经营活动的起点，也是企业产品成本的关键所在，

因此降低采购成本，有效地避免无效成本支出，尽可能获得最大收益。同时对企业采购中存在的问题进行分析，综合各种因素提出降低企业采购成本的对策，最后确立降低企业采购成本的策略，可为公司创造更大的价值。一个企业能否创造利益则着重看两个部门，一个是销售，另一个则是采购。销售是企业产品的最终目的而采购是企业产品增值过程的起点，所以采购的成本控制十分重要，在目前我司采购制度相对完善的形势下，开发紧缺的供应商与供应商建立战略合作关系以及国际化采购将是我们下一步的努力方向，成长空间。

参考文献：

浅谈企业降低采购成本的途径--------《山西财经大学学报》2000年01期 浅议企业成本控制的途径--------------------《河北煤炭》2009年04期 浅谈加强企业成本管理的有效途径------------《商业研究》1999年09期 企业成本控制现状及途径探析------------《现代商贸工业》2011年09期 《生产计划管控实务》--------------------------------------- 傅武雄 加强企业存货管理之我见--------------------------时代经贸，2007-09 企业存货管理方法的探讨----------------------中国工会财会，2009-08 JIT与零库存[J]---------------------------------兰州学刊，2004-06

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