采购部职能

采购部职能书一、部门基本信息 部门名称 部门宗旨 采购部 分管上级 总经理、 生产经理 直接下级 采购员

在总经理、生产经理的领导下，积极做好采购与外协供应商的管理，保质保量的为均衡生产服务、为财务 三项资金管理服务。 二、采购部门主要职能

1、 熟悉并掌握本公司的产品结构及相关物料的特性和注意点。 2、根据出货计划，和计划人员制定的生产排程，制订采购计划和入库计划，负责对采购计划的落实跟踪和仓库进出料帐的监理和管控。 3、 在将库存数量进行调查确认后进行材料预算，提出采购要求并拟定采购方案(项目、质量、数量、规格、价格、地点、供应商、时间等) ,以 满足生产进度和保证产品质量的要求。 4、 采购合同的撰写及签拟交涉与签订。 5、 做好供应商管理工作。负责对供方单位品质保证能力，和售后服务及供应能力等作出评价，以供选择时参考。 6、 掌握物料的市场价格起伏情况，对价格变动信息及时汇报。 7、 应视材料使用情况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最佳的供应厂商。以合理的价格购取较高品质材 料。 8、 负责询价、比价、议价，订购、催交等工作，实行比价采购降低成本。 9、 供应商的生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等资料应记载于“供应厂商资料卡”存档备用。 10、随时注意并掌握市场和供应厂商的变化情况，按照“货比三家”的原则，既保持供方的相对稳定，又不断发现新的厂商(新供应商的开发需 报总经理批准) ,以淘汰相对质次价高或不能保证生产要求的供应商。 11、支持仓库做好积压物资的处理和调剂工作建议，共同控制资金占用。 12、在品管部、生产部等有关部门的配合下，负责对所采(订)购的不合格物料的及时退货，及时索赔或及时返修工作。 13、负责(订)购合同产品质量协议的签订及管理。合同和协议的内容应包括价格、交货期限、质量标准、违约责任等。 14、负责对本部门员工特别是新员工进行相关业务、法律的教育培训和业务指导。 15、配合财务部工作，做好三项资金的控制。

三、采购部门日常工作细则1. 建 立 经 营部 门 的运 作 系统 一、部门组织结构修订、部门职责、权限分配； 二、部门相关制度：各岗职责、行为规范、供应商管理、采购品质管理、采购交期管理、外协加工管理、采购合同管 理； 三、部门工作流程、管理标准(采购标准、材料标准、进货检验标准、供应商等级管理标准、供应商评估考核标准、 并搜集有关国家、地区及行业标准) 、相关表单、采购手册； 四、拟定采购

部门的工作方针与目标。 编制进料单的采购计划与预算 审查和确认采购计划(进料单)内容：如品名、规格、型号、材质(类别) 、数量、质量要求、交货时间等 采购部接到审批好的采购计划(进料单)立即执行采购，刻不容缓(按照采购流程限定的时间) 常规物品采购，按照公司规定的价格与客户签订有效(即双方签名)采购合同或购货单、……订购单上重点突出交货 期限和违约处罚条款(注明技术要求、品名、数量、材质、合同编号) ,延期交货一天罚多少，都要严格地签约。 (每 次的订购单均要进行编号、登记) 节约时间成本及提高效率，应建立长期送货的采购服务方式，随要随到，订购单可电话或传真至供应商，供应商按照 订购单上的要求及时送货，并签订违约条款。 对于非常规物品、小件、零星物品，应先询价和议价，该内容包括选择询价对象、询问价格、整理报价资料、选择议 价对象。如大额价格在?00 元以上者必须请示总经理征得充许后方可采购，?00 元以下者由本部门决定 为规范采购作业和领用作业，无论采购什么物品，不论数量和价格多少，一律实行先入库后领用，严禁先使用后入库 (此类行为屡次发生，采购部门负有全部责任) 外购一律先入库再办理出库加工手续，每道工艺的外协加工件必须先入库再领出进行下一道工序加工。严格执行各类 坯件(半制品)的调拨计划，对于外协加工也必须签订加工协议(加工协议单) ,加工协议单或加工单上签注交货期限 和违约处罚条款，延期交货亦同供应商违约条款处罚，杜绝延期交货 对未能及时采购的物品，本部门必须及时向仓库和生产部作出书面报告或发出紧急通知，以免延误生产 本部门必须编制常用物品的采购单位、电话、地址、单价等详细的供方名录资料(财务、采购、生产部各执一份) 一、对于采购计划正在有序进行之中，销售部紧急插单，采购计划(任务)处于紧张之中，应及时与销售、仓库、生 产等相关部门协调、采取有效的应对策略，为服务于顾客至上和服务于生产第一线，不得以任何借口推诿，必须进行 调整采购计划，加大力度，妥善解决。

2.计划与预算 3.审查采购计划 4.执行采购计划 5.常规物品采购

6.时效管理 7.非常备物品采购 8.先入后用制度 9.外协部件出入管理

10.暂缺物品 11.编制供方目录 12.异常处理

二、如因进料及外协加工件不合格退货的缺料或因返工返修产品等紧急要货业务，必须及时解决，刻不容缓。 13.查访供应商 14.催交 15.监交 适时了解供方送货情况及外加工的生产进度，是否与本公司生产配套计划衔接的均衡度

和偏差度 严格监督采购员的工作进度，一旦订货单签定，时时查询原材料、外协加工配件、壳体、包装材料，要求采购员必须 在交货时间之前查询，接近交货时间督催，并做好催交记录(让对方确认签字) ,本职责包括安排外协加工和交货计划 无法于约定日期交货时，必须加紧督催，及时联络协调，必须确定一个合适的交货期，到时亲自上门督催交货，应按 公司异常处理程序解决或按照公司外购外协奖惩制度处罚、并及时通知仓库和生产部，对于签订长期合同分批交货的 客户，必须进行不断地跟踪和控制管理 本部门负责外协制样、送样、取样，并包括样品退换与返修工作 进货验收(数量、品质、规格、品种、型号等验收) : 一、核对各种手续是否完备(订购单、发票、送货清单) ; 二、发票抬头与内容是否相符； 三、发票金额、品种、数量与请购单是否相同； 四、及时通知进料检验人员； 五、做好进货记录(仓库做进货记录、质检做质检记录、采购做采购物料到位入库记录) 。 进料或加工件检验不合格，应督催仓库及时办理退货手续，并督催供方及时补货或另行申请特采(按特采程序办理) , 并限制时间交货 供应商延期交货或因送交不合格品被质检拒收而耽误生产的损失(包括外协加工件不合格品)应按索赔流程和索赔条 款处理 规范收料作业程序，如收料作业(对方提前电话预约) 、接料作业(仓库主管或指定专人接料) 、卸料作业(仓库安排 或有固定装卸工)各项职责均有明确规定 退货和索赔必须做好登记(记录完整) ,以便作为对供应商及外协单位评估考核的依据 一、核对各种手续是否完备(包括票据合法有效) ; 二、发票抬头是否与内容相符； 三、发票金额与请购金额单价是否相同； 四、是否有预付款或暂借款； 五、是否需要扣款。 根据公司现阶段情况， 应予协助财务

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