巧用邮件合并功能批量打印成绩单

巧用邮件合并功能批量打印成绩单

每到期中期末处理学习成绩单是件令人头疼的事，既要准确又要快捷。如何能利用我们熟悉的办公软件完成这个工作呢?下面我们将给大家介绍如何利用Word 和Excel 这两个软件解决这个问题。

一、建立学生成绩数据

要将学生的成绩录入到Excel中，保存为“成绩数据.xls”如图1所示:

图1

录入学生的各门学科的成绩，通讯地址以及邮政编码以及其他相关信息。除了学科成绩，其他信息以后可以继续使用，邮编和通讯地址可以在打印邮寄学生成绩信封的时候使用。 二、设计学生成绩单样式

打开word 设计学生成绩单样式(如图2):

图2

保存为“学生成绩通知单模板.doc”。 三、批量生产学生成绩单

现在我们就要开始批量生产学生成绩单了。在工具菜单下单际“信函与邮件”菜单，在展开的菜单中选择“邮件合并”。合并过程分几步进行:

第一步，选择文档类型。Word提供了“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”、“目录”五种文档类型。这里我们选择“信函”类型。

第二步，选择开始文档。可以选择“使用当前文档”，“从现有文档开始”和“从模板开始”。这里我们选择“使用当前文档”。

第三步，选择收件人。 “选择收件人”中的收件人这里是指待处理的学生成绩数据。点击“浏览”选择前面建立的“成绩数据.xls”文件。出现如下的对话框，选择你的数据所在的表，这里选择sheet1$(如图3)，单击“确定”按钮。

图3

出现图4所示的邮件合并收件人对话框

图4

(在这个对话框中可以对数据进行选择、筛选等工作。) 四、填空。

选择“其他项目”弹出如图5所示的对话框

图5

分别在适当的位置插入合并域，进行填空就可以了。如图6

图6

打开“工具”菜单，选择“选择信函与邮件”中的“显示邮件合并工具栏”。显示如图7

图7

单击 按钮，可以预览当前记录的数据。

五、完成合并，大功告成!

“编辑个人信函”合并到新文档选择要合并的范围，单击确定就可以在合并的新文档中看到所有学生的成绩单了。如图8

图8

如果要邮寄给学生的话，可以邮件合并功能中的信封文档类型，依据信封的大小进行设计。如果有兴趣的话，不妨试一试。