要完善检验监造催交管理体系,将检验监造工作从业务操作型向业务管理型转变,重点是建立对第三方检验监造公司的管理体系。
检验监造催交工作要打破常规,一个供应商在同一时间段承担该公司多个项目的多个订单,在这种情况下就不能按项目分割,要统筹考虑配置人力资源和技术资源,提高工作效率,保证监造效果。
要加强对第三方监造管理服务的管理,对第三方人员的资格进行确认、考核和分析评估,保证所有项目、所有订单的全部设备材料的质量处于受控状态。
1.1.5现场仓库管理
在施工现场,设立现场采购管理组,负责现场设备、材料到货及分发管理和现场采购工作。现场材料管理的职责范围为:接受材料、验收、短途运输、仓库盘点、材料计划和发放、消耗品/工具/机具的采购和租用、合同的单点联系。通过系统管理,使到货设备、材料及时发放到施工单位手中,将设备、材料的接收和发放出错率降至最低,避免材料的重复订货,减少剩余库存量,减少人力投入,减低项目总投资,理顺各环节关系,对降本增效起到至关重要的作用。
1.1.6采购合同、文件的控制
在采购管理工作中,合同、文档管理能否做好做细也是重点,确保合同、文档的完整性、有效性和追溯性,使合同、文档管理在采购工作中充分发挥指导、协调和快速查寻作用,对提高采购整体工作效率,降低成本有很深远的影响。通过规范管理,确保合同、文档发挥其自身的潜力,将所做大量的工作对采购的不同阶段任务起到推进作用。对于采购文控人员来说,除了应在理论上对于项目做更深层次的了解,在实践工作当中,也应该更积极地参与配合本部门及外部门工作,为部门及整个项目高效运作做好基础保障。
1.1.7建立采购管理的全流程概念
在探讨项目采购管理中的问题时,我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低,是对总成本的控制,而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低,但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时,降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本,还要考虑相关方面的利益,成本就像在U形管中的水银,压缩这边的成本,那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应,这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。所以,需要建立这种全流程成本的概念,来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。并保证采购与设计、施工相辅相成,打通全流程,保证总承包项目一次投料试车成功,最终生产出合格产品。
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1.2供货进度保证措施
1.2.1纵观全局,协调与主要部门的接口关系
EPC承包模式的核心问题是施工与设计的整合,这种模式的有效性,取决于项目实施过程中每个环节的协调效率,尤其采购工作在项目实施过程中充当着“承上启下”的衔接作用。要搞好EPC项目的采购管理,采购部充当着与其他主要部门相协调的关键角色。
a采购工作与设计工作的有机融合
在EPC工程项目管理中,对于采购和设计的接口,通常的做法是在工程进度计划中统筹安排设计、采购,将采购纳入设计程序,进行设计工作的同时开展采购工作,对设备、材料进行跟踪控制,从而有效地控制工程成本和工期。具体来说:
(1)设计部门:设计阶段,负责编制项目所需的设备表及材料表,作为采购文件提交采购部门;招标阶段,负责编制材料请购单,由采购部门向供货商发起询价,设计部门协助对供货厂商报价的技术部分提出评审意见,为采购部门确定合格厂商提供有效参考;负责技术及资料图纸方面的谈判,参加由采购部门组织的厂商协调会;现场交接阶段,参加由采购部门组织的关于设备材料试验及试运行等检验工作。
(2)采购部门:负责对设计的可施工性进行分析;负责依采购文件编制具体的采购进度计划,对所有设备、材料的采购控制点,分类提出计划方案,获得设计部门认可,提交项目经理批准;选择合格厂商阶段,主要负责商务评审的内容,并结合设计部门的技术评审意见进行综合评审,确定最终供货厂商;负责催交供货商提交的先期确认图纸及最终确认图纸,转交设计部门审查;负责组织采购过程中涉及的各种协调会议,必要时可邀请设计部门参加。
总体上来说,设计为采购提供技术支持,是EPC总承包项目的龙头。采购部门负责对设计中的采购文件予以响应和具体实施,其过程中发生的成本、设备和材料的质量将影响设计蓝图的实现程度和效果。两者之间的通力合作和完美搭接是工程顺利开展的有效保障。
1.2.2采购工作与施工工作的有效结合
采购和施工是发生项目成本的两个主要环节,在项目开展过程中往往是环环相扣的。良好的采购管理,不仅要满足经济性的要求,也要满足施工进度安排。
一方面,采购部门与施工部门协商,根据项目的总体进度计划要求确定所有拟采购设备及材料运抵现场的时间,分类提出进度计划方案,并提交项目经理批准,进而交给现场项目经理部和通知供货商。另一方面,在工程施工过程中出现现场变更、施工进度变更时,会对相应采购工作的开展产生影响,此时
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施工部门应与采购部门进行充分有效的沟通,采取“早意识早预防,早发现早解决”的原则,把握最佳的时机,将变更对工程进度和质量的影响降到最低,实现工程项目提高效率创造利润的最终目的。
1.2.3统筹规划,把握内部采购环节的控制要点
工程物资采购包括采购计划、采买、催交、检验和运输等具体环节,要求承包商有战略远见,善于抓住主要矛盾,把握各环节的控制要点,以此实现高效的采购管理。下文对EPC承包商采购部的内部管理进行详细探讨。
a采购计划
项目采购计划是项目总体计划在采购方面的深化和补充,是采购工作的具体而详细的指导性任务文件。EPC项目的采购计划可分为总体计划与采购进度计划。
b物资采买
采买工作是指采购部门从询价到下订单的工作流程。对于采买的具体物资,可以分为两大类:第一类是必须从业主确定的“供货商名单”购买的物资,这类物资主要是工程设备;另一类是EPC承包商可以自行决定从市场采购的其他设备和材料。对于第一类物资,下订单前,一般须获得业主的批准,但一般只是程序的审核,即:采购的供货商、厂家是否符合合同的约定。对于后一类物资,可以根据EPC承包商内部的采购程序执行。
物资采买过程中需要注意如下几方面:
一是采买方式的选择。由于项目实施条件的限制,对大宗材料和设备,大多采用邀请招标或直接议标采购。对于确定参加投标的厂商应综合考虑各厂商的技术水平、生产能力和信誉,且不要太多,应控制在三到五家为宜。
二是招标询价文件以及供货合同的编制。物资采购的招标询价文件的编制是采买过程中最重要的环节之一,尤其是设备采购。招标询价文件由技术询价文件和商务询价文件构成。技术文件主要包括请购单、数据表、技术规格说明书、相关图纸。商务文件主要包括供货基本合同条件和报价表。在编制商务文件时,应根据EPC合同的要求来强调供货商必须满足的供货条件,如交货期等。合同控制方面,对各种细节比如拟采购物资的技术要求、供货方式、供货时间、结算方式都要写清楚,防止因合同不明造成不必要的争端和索赔。
c催交
从签订采购合同开始到最终物资抵达现场都属于催交工作的范畴。对于EPC项目的采购来说,催交是一项十分重要的工作,从EPC项目的实践来看,催交的工作量占整个采购工作量的20-30%。催交工作要有预见性,供货商有多种情况不能够按时交货,比如在准备、加工制造、装运过程中出现问题,供货商有时面临很多订单,不能按时生产出所采购设备或其质量规格与合同不符
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等,这就要求催交工作人员能够及时发现问题并采取有效的费用控制和质量保证措施,以防进度拖延。
d检验
检验工作是对所采购物资的质量是否符合要求的检查工作,是采购过程中的质量保证环节。检验的类别可以分为:现场接收检验、启运前检验、工序节点检验、驻厂检验。根据设备和材料的重要性和复杂性,加上交货期方面的因素,可以考虑进行这四类检验中的任何一类或几类同时应用。检验工作的核心是确保材料、设备的质量符合订货合同规定的要求。
每次检验结束后,应由承包商检验工程师整理检验报告,真实地纪录检验的过程和结果,并给出被检验的设备或材料是否符合合同的规定。
需要注意的是此类检验属于验证,并不解除厂商对产品的最终质量责任。 e运输
运输是指所采购物资经检验合格后,从出厂到抵达施工现场的过程。运输工作中需要注意控制运输的费用、安全性、运抵现场的时间,以经济的方式保证物资顺利到达现场。
1.2.4电子商务,搭设信息网络平台
电子商务是基于电脑和互联网的普及而发展起来的一种新兴的商务方式,其功能已从信息共享演变成一种大众化的信息传播工具。由于采购是承包商企业与市场的最直接通道,电子商务的发展不仅对传统的采购模式提出挑战,也为采购管理带来了新契机。主要体现在:其一,电子商务的应用降低了采购成本。其二,加强了企业对于采购数据的分析和反馈。 2、现场设备材料管理
2.1开箱检验管理
2.1.1.目的:为做好设备验收工作,防止不合格设备进入生产、施工现场,制定本制度。
2.1.2.前期准备
参加验收人员必须熟悉国家、行业或生产厂有关标准所规定的产品质量、检验方法、验收规则、标志、包装、运输、保管等技术标准的要求。
设备开箱前必须掌握各项凭证如:订货合同或协议书,设备的发票、货运单、装箱单、发货明细表等。
通知设备制造(供应商)或其委托人按时到达开箱现场。若设备系业主提供的甲供设备,还应通知业主代表到场共同参加验收。
检查内容:设备技术状况的检验和随机附件、易损备品备件、专用工具及及有关技术文件资料的清点。
2.1.3.检查程序
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