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2、客户主要分为公司客户和市场客户两类,每类客户分为A、B、C三级。
3、公司客户由综管部负责安排接待,市场客户由市场部门负责安排接待。
4、客户接待需要制定详细的接待内容流程:即遵循提前申请、编制接待日程安排计划、接待落实和事后总结反馈等内容流程。 5、接待部门应提前和来宾联系,全面了解来宾基本情况,包括来宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、航班信息、来访目的和要求、是否需用车、订房或其它要求,并及时落实。
6、接待计划通过公司总裁审批后,主管部门根据实际工作的需要安排接待人员,告知接待人员相应的接待任务及注意事项。肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下,来宾没有离开前,接待人员不宜随意更改。
7、主管部门根据日程安排表通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
8、主管部门接待根据客户需要,充分做好各项准备工作,诸如接送、会演、住宿和旅游等。
9、如来宾需要公司安排住宿的,则由主管部门按规格要求预订酒店,并事先到酒店考察是否符合要求,明确付款方、付款方式并预付定金;预订成功后,把确认函信息提前告知客人;如有需要,为来宾办理入住、退房手续;在来宾住宿期间,根据来宾要求与酒店进行沟通协调。
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10、主管部门安排人员做好接待工作的收尾及费用报销工作。 11、主管部门及时安排人员整理参观过程中形成的各种音响、文字资料,撰写参观接待记录,总结接待过程中的经验教训,改进建议,及时反馈至主管副总裁处并留存建档。 附件一 接待标准
级别 项目 接待人员 陪同人员 车辆 接机 住宿 房间准备 早 餐饮 午 晚 会议 资料 会议设备 用品准备 茶歇 用品 纪念礼品 送行 C级 (一般客户) 对应部门1人 本部门1-2人 舒适型 专员 200元/天以内 商务酒店 提前办理 包含住宿内 40元/人 60元/人 公司会议室 纸笔、公司 资料 茶、纸巾等 50元/以内 邀约人随行 B级 (重要客户) A级 (高级客户) 责任部门 对应部门负责人 总经理、总裁 本部门1-2人 高档型 经理 400元/天以内 四星级 提前办理 包含住宿内 60元/人 80元/人 公司会议室 日程表、纸笔、公司资料等 主管部门 主管部对应部门负责人 门 主管部豪华型 门 主总监 管部门 600元/天以内 主管部五星级 门 主管部提前办理 门 包含住宿内 主管部80元/人 门 120元/人 公司会议室 外部会议室 主管部门 主管部门 日程表、投影仪、纸笔、公司资料 茶、水果、湿巾、茶、水干果、饮料、主管部纸巾等 湿巾、纸巾等 门 总100元/以内 500元/以内 裁办 主管部邀约人随行 邀约人随行 门
(九)出差管理制度
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为规范出差管理流程、加强差旅费用管理,特制定本制度。 1、个人因公申请出差或公司指派出差,均需提前2--5天填写《出差审批单》并报财务部备案。
2、出差员工在出差前后均需到综管部和财务部登记和核实。 3、出差期间因工作需要或其他不可抗力因素而延长出差时限的,须报请主管副总裁同意,并经总裁批准。
4、出差时间的规定。出发在12:00前,回来在12:00后的当日均算做出差1天;出发在12:00后,回来在12:00前的当日均算做出差0.5天;出发在22:00后的当日不计算。
5、因公出差的员工需预支出差费用的,凭核准的《出差申请单》至财务部按规定办理费用预支手续,预支金额由财务部按出差地点及差期时间核定。
6、员工须在出差结束后2个工作日之内完成差旅费的报销工作,并向主管副总裁和总裁及时反馈出差情况、结果。
7、出差的费用预支和报销工作均依照《借支报销制度》执行。 8、出差费用报销的特别规定。
(1)住宿费用按实报销,最高不得超过本制度所订标准,超标自付,欠标不补;由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。
(2)交际费用额度由主管副总裁和总裁核准,未经核准费用自理。 (3)所有报销项目均需凭发票、收据等票据报销,如确实不能提
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供相关票据的项,需写情况说明及相关的证明材料方可报销,否则不予以报销。不得虚报、冒领,上述情形一经查出,除追回报销款外,并视其情节轻重给以不同程度的处罚。
(4)出差人员未经核准出差时间超过审批时间的,停留期间的涉及补贴、交通费一律不予报销,特殊情况经总裁核准后予以报销。 (5)本制度中涉及报销的费用,如遇特殊情况超支须提交书面报告经主管副总裁和总裁审核批准后方可报销;
(6)员工出差期间原则上不得报支加班费;节假日出差的,经其主管副总裁批准并由综管部复核后,可酌情安排补休。 9、出差费用标准
公司出差费用标准(暂行) 住宿标准 出差补贴 交通 项 目费用 重点城市 一级城市 二级城市 县级以下城市 远途出差 职 位 总裁、副董事长实支 600元/日 450元/日 350元/日 300元/日 200元/日 董事长 总经理、副总裁 实支 400元/日 350元/日 280元/日 副总经理 员工、经理级 实支 300元/日 240元/日 180元/日 实支 240元/日 150元/日 120元/日 200元/日 150元/日 100元/日 150元/日 100元/日 50元/日 备注:1、上述出差补贴标准(含餐饮、通讯等费用); 2、出差补贴标准包含路程时间; 3、重点城市:北京、上海、广州、深圳等; 4、对于需报住宿人员,出差期间本着节约的原则,住宿费用标准原则上实报实销,上限不得超过该表所核定的住宿标准,如超出该住宿标准,则超出部分自理; 5、融资事业部人员出差另行规定。
(十)公司采购制度
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