党政机关秘书与企业秘书的异同

苏州大学本科毕业设计（论文）

二、现代秘书的概念

社会主义市场经济为秘书工作提供的新的发展舞台，在此基础上，秘书工作发生了巨大的变化。传统观念中秘书的两种形态都不复存在，专业秘书的职能不再仅仅是一尘不变的抄写整理等文案工作，更不是陪吃陪喝的饭桌上的公关接待。明确现代秘书的概念和工作特点，对秘书岗位进行正确的角色定位，有利于秘书最大限度的发挥职能，同时对于秘书自身的发展以及整个机构的办事效率都有着重要的现实意义。

（一）国外有关“秘书”的定义

“秘书”源自拉丁文“secretarius”，解释为“可靠的职员”。现代英语中“secretary”由“秘密secret”加上后缀“ary”构成，解释为秘书、干事、书记员、 部长、大臣。

国际职业秘书组织（professional secretaries international）是世界上多个国家和地区研究讨论秘书工作领域相关知识经验的中心，同时也是来自世界各地的秘书交流实际工作经验的阵地。这一国际性的组织称“秘书”为“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”在这一定义中，不难看出西方世界对秘书这一概念的理解：秘书的最终定位是经理助手，一方面需要主动负责地完成办公室的基本工作；另一方面，更需要起到桥梁作用，能够充分发挥主观能动性，保证信息从上至下流通顺利；同时对秘书的判断力提出了高层次的要求：在授权范围内作出正确决定。

前苏联对秘书的定义中提到：“其职能主要为机关提供称作秘书工作的辅助性、事务性和信息性的服务。”日本坊间则称秘书为“全能运动员”。由此也可以看到秘书的日常工作是极为繁杂的。

综上所述，在国外的一些国家当中，秘书已经成为了三百六十行其中的一行职业，而不是职位，这一点与国内的情况有所不同。另外，提到秘书，就一定会有这个秘书所服务的上级领导，而正是因为上级领导的应对繁杂事务的需要，才产生了秘书这一职务。

（二）国内关于“秘书”的若干理解

第一，强调“秘书”在社会主义国家中自身的特色，主要服务的单位是：党政机关、企事业单位。“（秘书）是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一工作的干部，统称为

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秘书工作人员，简称秘书。”1

第二，强调“秘书”在办公室内的基础性的工作内容。“秘书是在国家政权单位、事业和企业单位中，协助领导综合情况，研究方针政策，密切各方面的关系，办理文书、档案、人民群众来信及其他日常行政事务的人员，也是一种职称。”2

第三，强调“秘书”的辅助功能。“秘书是一种职务，也应当是一种职称，是领导的耳目、助手和参谋”。3

第四，强调“秘书”是职业而非职务。“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员，秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也就是服务性，秘书绝不是一种职务而是一种职业。”4

（三）本文对“秘书”的界定

首先，秘书所服务的单位是党政机关、企事业单位，甚至是个人，所服务的对象是上级领导、上司、主管等。秘书工作的基本内容包括：处理办公室的各类文书工作等基础性工作、保证决策者和执行者之间的上传下达，并且辅助决策的产生，确保决策的实施。

第二节 秘书的角色分类

无论服务的对象是谁，都要求秘书尽可能在工作中做到面面俱到，八面玲珑。而作为秘书，则应当清楚明确自身在整个工作系统中所处的位置、所扮演的角色，以便履行自己的职责，高效率的处理办公室各项繁杂事务。

一、“管家”角色

秘书在办公室中所应对的工作最明显的特点就是繁冗琐碎，每天需要完成的事务数量多，内容覆盖面广，要求细化。一天的工作中，秘书就好像一个旋转不停的“陀螺”，一边要负责整理近日的文件，一边又要安排会务工作，同时还要准备会议的各项记录；一边要为领导的决策提供意见或是详细的资料，一边还要完成下达文件的撰写和发布。现在有的私人秘书甚至不仅需要负责工作场合的事宜，还要打理上司的生活起居等等，任何一个细节都要求秘书熟悉工作及活动中的总体方针路线，掌握领导的喜好习惯，在牢记自身权限范围的同时又要能够最大限度的发挥自己的作用，扮演好一个全能全面的“管家”角色。

毛含德：《秘书学概论》（内部版），1982年，第47页 2

毛含德：《秘书学概论》（内部版），1982年，第47页 3

张金安、常崇宜：《秘书学概论》，1983年，第19页 4

张家仪：《秘书》杂志，1986年第5期，第16页

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二、“助手”角色

上级领导之所以要在身边安排秘书这样的职位，就是需要一个助手，换言之，一个“参谋”。“参谋”不同于“管家”就在于要提供必要的参考意见。作为一个秘书，除了脚踏实地的处理各种行政文件之外，多多少少会接触到决策方针的制定，首先，秘书必须要熟知相关的法律法规、经济政策，了解本单位拟定的相关规定，以及领导的工作作风和性质，收集整理之后，方便日后的参考。再者，遵循服从领导的决策意志，把握方向后，充分发挥自身主观能动性，建言献策。然而，不管是制定还是执行决策过程中的创造性，都必须有一定的限制和约束，秘书人员也要时刻提醒自己领导的原始意图，并遵循着这个方向完成工作。

三、“桥梁”角色

由上级领导为代表的决策层和将这些决策付诸实践的执行层中间的关键性桥梁便是秘书。这一角色也体现了秘书在整个单位系统中的重要作用。一个方面，秘书需要承接好上级的命令，清楚明确具体的要求，另一方面，又要能够确保执行部门顺利实施。

另外，秘书还是单位内部与外界的桥梁。秘书的工作中总会涉及到公共关系的处理，与合作伙伴、媒体、亲友以及政府官员之间的公共关系考验着秘书在人际交往上的能力。

总的来说，秘书是“沟通上下，联系左右，协调内外的枢纽”。

第三节 党政机关秘书与企业秘书的界定

一、党政机关秘书

党政机关在狭义上包括中国共产党机关和国家行政机关。中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例 》第一条对党政机关进行了定义:“为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要......”

2013年7月23日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于党政机关停止新建楼堂馆所和清理办公用房的通知》，对党政机关的广义概念进行了说明：“本通知所称党政机关，包括党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关。各级党政机关派出机构、直属事业单位及工会、共青团、妇联等人民团体适用本通知。”

因此，党政机关秘书指的就是在中国共产党领导机关以及国家行政机关工作的一类秘书。其中，国家行政机关又可以细分为各级政府机关、各级人大机关、各级政协机关的秘书工作。

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二、企业秘书

企业，一般是指以盈利为目的，运用各种生产要素，包括土地、劳动力、资本、技术和企业家才能等，向市场提供商品或服务，实行自主经营、自负盈亏的具有法人资格的社会经济组织。在中国，有限责任公司和股份有限责任公司，具有企业的所有属性。

秘书与企业之间存在以雇佣合同为纽带的法律关系。企业秘书在工作过程中需要明确公司法则和章程的规定，并且能够确保公司的商业活动在法律允许的范围内开展。企业秘书的工作可以分为两个层次，第一个层次在于协助领导对公司的日常事务进行经营和管理，提供咨询、辅助等方面的综合服务。第二个层次，秘书在企业中担任沟通左右，联系上下的角色，是董事会和经理，以及经理和其他各部门下属之间的桥梁和纽带。

第二章 党政机关秘书与企业秘书的相似性分析

党政机关秘书和企业秘书处在两种不同的工作环境下，然而它们对从业人员的要求却有一定的相似性。例如，最基本的书面表达能力，以及计算机运用能力等等。本文将主要从素质要求、能力要求、知识结构要求这三个方面讨论他们之间的相似性。相信，两种秘书之间的职业性的交流必定会给秘书学注入新鲜血液。

第一节 素质要求的相似性

一、政治素养

《中共中央办公厅和国务院办公厅关于加强县以上领导机关秘书工作人员管理的规定》中明确规定县级以上机关的秘书必须“坚持正确的方向，在思想上、政治上同党中央保持高度的一致。”在十八大之后，尤其要明确科学发展观是党长期坚持的指导思想，开辟了当代中国马克思主义发展新境界。同时，也要坚定政治立场，自觉贯彻党的基本路线、基本方针，加强自身的党性修养。

对于企业来说，政府是企业公关中最具影响力的对象，建立与政府的友好关系将是企业未来发展的有利条件之一。因此，作为企业秘书应该要对国家政治经济所面临的新形势以及发展战略进行及时的关注和了解，把握政府会议的最新动态和精神。对于国家和地方出台的各项政策法规，尤其是地区的各项部署要了然于胸。再者，企业秘书要能够将理论落实到实际，结合企业自身或是整个行业的实际情况，将方针政策更具体化、细致化的解读，为企业“量身打造”，努力规避因不熟悉国家总方针所造成的损失。

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