（六）每季度应清退一次文件，绝密、机密文件阅后随即退回。 三、发文
（一）凡以曲江妇科医院名义上报、下达的文件，由医院院长签发，办公室统一登记、编号、打印、盖章、上报或下发。
（二）各职能部门不能直接给医院外或医院内其他部门以医院名义行文。如有行文事宜，必须先报综合办公室再由医院行文至有关部门。
（三）对医院部门、科室内部行文，由部门主任签发，并登记、编号、盖章、上报或下发，同时应交综合办公室一份备案。
（四）发文的格式： 1、标题；
2、主送、抄送单位，主送单位列在标题下面、正文之前，抄送单位列在发文日期之后；
3、公文附件名称填写在正文之后，单位印章之前； 4、公文印章盖的清楚端正，位置在公文日期中间； 5、正式公文，首页必须使用“医院文件的文头纸”。 （五）发文的要求：
1、发文首页必须使用“医院文件的文头纸”。
2、最后定稿时必须使用钢笔、毛笔书或签字笔、中性笔签写，不得使用
铅笔和圆珠笔。
3、做到一事一文，不得将几个内容合并一文。
4、拟稿必须情况确实，中心明确，语言简练，通顺，字迹清晰。 5、公文内人名、地名、数字、引文必须准确无误。 6、印文前必须由拟稿人校对后方可印制。
（六）医院印发的各类文件、重要信函、电传、传真，按不同类别一式两份收存。每一份正式文件都要附留底稿，由综合办公室立卷存档。
四、文件借阅
（一）借阅文件时，应先在借阅簿上登记后方可借阅。在规定期限内送还，借阅保密文件时，必须经医院领导批准。
（二）各类文件一般不得复印，确需复印时，应及时报告，经院办，主任批。
（三）如发生文件丢失和下落不明时，应及时报告，积极查找。如造成失泄密者，按《中华人民共和国保守国家秘密法》条款处罚。
（四）外单位因工作需要借阅公文时，凭介绍信，经医院领导批准后方可借阅，保密文件不得借阅。
十六 档案保密制度
一、档案工作人员要自觉遵守保密工作纪律，严守国家和单位的机密，提
高警惕，保护机密安全。
二、对保密性文件要严守使用规定，及时收回，妥善存放，专柜保存，及时入柜上锁，不得随手乱摆放，不得让规定之外的人员接触。
三、文档工作人员对机密事项不乱说、不外传，不在私人交往和非保密场合谈及机密事项，不得带秘密文件回家或出入于公共场所。
四、不用公用电话、明码电报、传真电话处理涉及机密的事项，不得在普通邮政局办理机密文件的传送工作。
五、承办机密文件时，必须实行严密的登记手续，明确管理职责，杜绝丢失或失密事件发生。
十七 档案销毁制度
一、档案销毁前要写出专项工作请示，陈述销毁的理由，并做好有关准备工作。
二、销毁档案前，要对准备销毁的档案进行认真的检查、鉴定，对具备销毁条件，确信没有继续保管价值的档案方可进行销毁。
三、对于准备销毁的档案，要逐一登记造册，在经院办主任审查，送主管院领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须在指定地点销毁，必须有人监销。监销人员在完成监销任务后，要在销毁档案的清册上签名，注明销毁的时间和销毁的方式。
十八 病案管理工作制度
一、病案管理主要任务
（一）病案室负责集中管理全院的住院病案资料。
（二）督促各病区在病人出院一周后将整理好的出院病案完整地送交病案室。
（三）对收回的出院病案，进行认真整理、全面核对、装订好后入病案架。 二、病案保管制度
（一）严格执行病案院内交接制度。 （二）住院病案不外借。
（三）使用病案时，由病案管理人员负责提供和归档。 （四）保持病案整洁有序，做好防火、防潮、防丢失工作。 （五）严守病案资料保密制度。 （六）住院病案原则上要永久保存。 三、病案供应制度
（一）患者看门诊需要参阅住院病案时，由门诊医师到病案查阅。 （二）提高科研分析用的病案，应在病案室内阅毕归档，必须借出时须经领导批准。
（三）非医教人员，不得查阅病案，进修医师查阅病案，须经科主任批准。
（四）对下列情况者可提供病案，但必须于当日归还。 1、尸体解剖。 2、核对标本。
3、医疗纠纷（经院长批准后，可提供复印材料）。 四、编目工作制度
编目人员根据病案首页上的诊断、手术名称，写上相应的ICD—10编码。
十九 病案借阅制度
一、借阅规定
本院医教人员因医疗、教学、科研需参阅病案时，应在病案室内阅毕归还，必须借出时，应填写借阅申请单；10份以内由医护部批准，10份以上经业务院长批准。一次借阅不得超过30份，每份交押金20元后。借出后，须在两周内归还，逾期不能归还者，应到病案室续期，但不得超过一个月。
二、病案丢失处理
借阅病案后要妥善保管，对丢失病案者在批评教育后，要进行处罚。每丢失1份，没收押金20元，并按医院有关规定处理（住院病案院内交接制度第七条规定）进一步处理。
三、病案查阅规定
（一）院外和本院非医教人员，不得查阅病案。
（二）进修医师查阅病案，凭科主任批准证明，但不得借出病案室。
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