电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范

V1.0版

为进一步规范电子邮件的使用，提高沟通效率，进而提高工作效率。现对公司电子邮件的使用作如下规定：

一、邮件文本及格式规范

1. 邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。 2. 邮件字体

① 全文使用统一字体;

② 字体大小在10-12号之间，汉字和数字统一使用宋体，英文使用Arial; ③ 不使用其它字体效果（如斜体、下划线、删除线等）;

④ 字体颜色为黑色，需要重点突出的内容可加粗或使用红色标注。 3. 邮件信纸

公司目前还未规范统一的信纸模板，建议暂不使用信纸。 4. 个人签名

要求统一使用公司的签名模板。

二、邮件内容规范

1. 语言表述清晰，简练，没有歧义； 2. 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语； 3. 段落分明、清晰；

4. 各类、各级的请示、回复、传达、公务督办等工作沟通与协调可通过邮件传达； 5. 上级对下级的任务指派也可使用邮件传达，但邮件中必须注明具体的任务要求； 6. 内部员工不得使用公司邮箱进行问题交流与讨论，浪费公司邮箱资源；

7. 员工不得使用公司邮箱发送与工作内容无关的邮件，不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假、骚扰性、中伤他人、辱骂性、恐吓性、庸俗淫秽或其它任何与政治、宗教相关的信息资料。

三、邮件发送规范

1. 邮件主题

① 邮件必须写明主题；

② 主题要明确清晰，文字简练，让收件人了解邮件的大概内容，不能有歧义。 2. 邮件发送

① 邮件内容要注意保密性，明确收件人范围，不遗漏需要发送的人，也不发送给无关人员； ② 明确收件人和抄送人，避免两者混淆不分，收件人为必须知悉该邮件内容的当事人（事

件主要责任人），抄送人为有必要了解该邮件内容人员（事件相关知情人）； ③ 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； ④ 连续回复、转发邮件，需要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误； ⑤ 邮件发送前，认真检查，确认无误后再发送。 3. 邮件优先级及回执

① 邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级；

② 对于一些重要邮件，需要跟踪邮件是否及时送达并明确相关收件人是否已查看，可以

适当使用邮件回执功能；

③ 不要频繁使用邮件优先级和邮件回执功能。

四、其它注意事项

1. 员工不得使用弱口令作为邮箱密码，不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用，如发现

帐号遭他人非法使用，应立即向网络管理员汇报；

2. 员工不得使用公司邮箱作为各类生活娱乐网站、论坛注册时的验证邮箱；

3. 为保证邮件的沟通效率，要求员工每天在岗时间内必须开启邮件客户端，并设置成每十五

分钟自动收取，需及时查看新邮件，对于因未及时查看邮件或未及时回复，而导致工作延误的，将对责任人进行严厉处罚；

4. 邮件只是众多沟通方式中的一种，日常的沟通不能完全依赖邮件，尤其是需要及时响应的

工作沟通；

5. 为不影响其他人正常使用邮件系统，对于大于20M的文件，不使用邮箱发送。 6.