公司电子邮件使用规范
V1.0版
为进一步规范电子邮件的使用,提高沟通效率,进而提高工作效率。现对公司电子邮件的使用作如下规定:
一、邮件文本及格式规范
1. 邮件内容
一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送人邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。 2. 邮件字体
① 全文使用统一字体;
② 字体大小在10-12号之间,汉字和数字统一使用宋体,英文使用Arial; ③ 不使用其它字体效果(如斜体、下划线、删除线等);
④ 字体颜色为黑色,需要重点突出的内容可加粗或使用红色标注。 3. 邮件信纸
公司目前还未规范统一的信纸模板,建议暂不使用信纸。 4. 个人签名
要求统一使用公司的签名模板。
二、邮件内容规范
1. 语言表述清晰,简练,没有歧义; 2. 规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语; 3. 段落分明、清晰;
4. 各类、各级的请示、回复、传达、公务督办等工作沟通与协调可通过邮件传达; 5. 上级对下级的任务指派也可使用邮件传达,但邮件中必须注明具体的任务要求; 6. 内部员工不得使用公司邮箱进行问题交流与讨论,浪费公司邮箱资源;
7. 员工不得使用公司邮箱发送与工作内容无关的邮件,不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假、骚扰性、中伤他人、辱骂性、恐吓性、庸俗淫秽或其它任何与政治、宗教相关的信息资料。
三、邮件发送规范
1. 邮件主题
① 邮件必须写明主题;
② 主题要明确清晰,文字简练,让收件人了解邮件的大概内容,不能有歧义。 2. 邮件发送
① 邮件内容要注意保密性,明确收件人范围,不遗漏需要发送的人,也不发送给无关人员; ② 明确收件人和抄送人,避免两者混淆不分,收件人为必须知悉该邮件内容的当事人(事
件主要责任人),抄送人为有必要了解该邮件内容人员(事件相关知情人); ③ 转发邮件时,要注意内容保密性,检查原邮件内容,确定需要引用的内容; ④ 连续回复、转发邮件,需要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误; ⑤ 邮件发送前,认真检查,确认无误后再发送。 3. 邮件优先级及回执
① 邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级;
② 对于一些重要邮件,需要跟踪邮件是否及时送达并明确相关收件人是否已查看,可以
适当使用邮件回执功能;
③ 不要频繁使用邮件优先级和邮件回执功能。
四、其它注意事项
1. 员工不得使用弱口令作为邮箱密码,不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用,如发现
帐号遭他人非法使用,应立即向网络管理员汇报;
2. 员工不得使用公司邮箱作为各类生活娱乐网站、论坛注册时的验证邮箱;
3. 为保证邮件的沟通效率,要求员工每天在岗时间内必须开启邮件客户端,并设置成每十五
分钟自动收取,需及时查看新邮件,对于因未及时查看邮件或未及时回复,而导致工作延误的,将对责任人进行严厉处罚;
4. 邮件只是众多沟通方式中的一种,日常的沟通不能完全依赖邮件,尤其是需要及时响应的
工作沟通;
5. 为不影响其他人正常使用邮件系统,对于大于20M的文件,不使用邮箱发送。 6.
相关推荐: