书是一个与人打交道的职业，秘书的谈吐直接影响着秘书的形象和企业的文化形象。
㈠谈吐原则
言谈应该遵循一定的规律和原则，做到言之有据、言之有理、言之有情、言之有文，才能使交谈达到理想的效果。作为一个经常要运用到语言的秘书，我们也应该注意到以下几个原则：
1、目的性原则
作为一名秘书，我们应该坚持“有意而言，意尽言止”、“话由旨遣”的原则，明确谈话目的，是取得成功交谈的前提条件。只有目的明确了，才知道应该准备什么话题和资料，采取何种谈话风格，运用哪些技巧，从而做到有的放矢，临场应变。如果谈话目的不明确，漫无边际，不仅浪费了时间，而且也是失礼的。所以谈话之前，我们应该预先想一想要获得的效果，在根据结果来调整自己的方式和步骤，这样才能达到我们想要的目的。
2、对象性和适应性原则
秘书在应酬时会遇到各种各样的人群，除了领导还包括普通群众，所以和不同的对象相处时表达的方式也应该进行相应的调整。在谈话时要有强烈的对象意识，适应语言表达的环境—即适应语境，话因人而异，根据谈话对象的年龄、性别、职业、社会地位、文化知识水平及思想状况区别对待。话讲得好不好，不仅要看话语是否恰到好处地表达了自己的思想感情，尤其还要看谈话内容是不是符合谈话对象的需要，对方是否乐于接受。总之，交谈中多谈些对方喜欢听的话总是相宜的，人喜则语言易入，包括提建议，提出批评更要讲究方式、讲究艺术，注意环境与场合，让对方心悦诚服地采纳、接受。
3、分寸性原则
在人际交往中，谈话要有分寸，认清自己的身份，适当考虑措辞，哪些话该说，哪些话不该说，哪些话应该怎样说才能获得更好的交谈目的，是讲究谈话礼仪应注意的。秘书面对的人群多种多样，除了面对领导有时甚至还要接待来投诉或者提出批评意见的人群。在这个时候讲话的分寸性就是非常重要的了。所以我们在讲话时要尽量客观，实事求是，不夸大其词，不断章取义。讲话时尽量真诚，要有善意，尽量不说刻薄挖苦别人的话，不说刺激伤害别人的话。
4、忌谈话题
在应酬活动中，有很多话题都是不适合出现的，比如说年龄、婚姻、住址、收入、经历、信仰等一些个人隐私的问题。秘书是一个语言的组织者也是一个管理者，也经常会涉及到一些比较机密的文件。所以要做到人家不打听的消息，别随口乱提，人家不提的问题，别信口分析，私密文件的内容绝口不提等等。在一般的应酬过程中，不要涉及疾病、死亡灾祸等不愉快的事情，如果对方主动谈起，应诚意地表示关心、同情，说些有节制的劝慰语。不谈那些荒诞离奇、黄色淫秽的传闻等等。
㈡交谈艺术
在一切使人喜悦的艺术中，说话的艺术占第一位，只有通过它才能使感官获得新的乐趣。通过优化语言来提高表达效果的，这就是谈吐艺术。优化语言的具体方法可因人、因时，因地而异，其主要方法有：委婉法、幽默法、模糊法和暗示法。
1、委婉法
委婉是一种既温和婉转又能清晰明确地表达思想的谈话艺术。它的显著特点是“言在此而意在彼”，能够诱导对方去领会你的话，去寻找那言外之意。从心理学的角度来看，委婉含蓄的话，不论是提出自己的看法还是向对方劝说，都能比较适应对方心理上的自尊感，使对方容易赞同，接受你的说法。秘书是一个上传下达的职位，不管是面对领导还是面对比自己职位低的人 我们都应该将语言组织的尽量婉转化，使别人容易接受，这样也更容易达到我们想要的目的。
2、幽默法
幽默是在一定的语言条件下，通过语言反常组合来实现的，它与讽刺、否定性滑稽的不同之处在于它所持的是温和与宽容的态度，而后者则是尖刻、辛辣的，不友好的。莎士比亚说：“幽默和风度是智慧的闪现。”而秘书在与人交谈时也可以运用一些比较幽默轻松的语句，使整个应酬的气氛变的轻松愉快，这样也可以让应酬双方的情绪比较放松，也更容易达到双方想要的效果。但要记住：幽默是生活中的调味品而非食物。幽默多一分便成为油滑，少一分则成为做作。
3、模糊法
模糊性是语言的基本特征之一。模糊法是运用不确定的或不精确的语气进行交际的办法。在应酬过程中，并不是所有的事情都需要变的明朗化的，秘书在一些特殊的问题上也可以采用一些模糊的语言，这样可以避免一些尴尬和误会产生。而且有的时候模糊的语言也可帮助我们获得更多的思考时间，使事情 可以得到更好的解决。
4、暗示法
暗示法是通过语言、行为或其他符号把自己的意向传递给他人，并引起反应的方法。秘书在应酬过程中会遇到很多的情况，这些情况有的时候并不适合表明，在这个时候我们就可以通过暗示法来表明我们的观点。可以通过语言形式、表情或者一些动作来表明。暗示法是交际语言中也是很有效的艺术。
交谈是双向活动，是相互交叉谈话，而不是一方发表演说或“独白”。交谈要注意以下事项：
1、必须有平等的谈话态度
在现代社会中，每个个体都是平等的，而秘书也是一个从属辅助型的社会角色。所以在交谈时，我们要有一个平等的说话态度，不能唯唯诺诺也不能盛气凌人。在应酬中也是一样，使别人感觉到尊重才能让自己也同样获得尊重。
2、必须给别人说话的机会
交谈是双向的。在应酬过程中，有人健谈，口若悬河；有人木讷，期期艾艾，这种差别是存在的。但无论怎样，我们都必须给别人说话的机会。倾听别人的意见和观点在让别人感觉到你对他的尊重时也会让你学习到更多的知识。所以给别人说话的机会也是非常重要的。
3、态度诚恳亲切，充满热情
俗话说态度决定一切，谈话中要给对方一个认真、和蔼、诚恳的感觉。在应酬时，为了使交谈能顺利进行，双方都应以饱满的热情投入其中，不但要听，而且要讲，要坦率陈述自己的看法，秘书在应酬活动中也是要做到主动，热情，礼貌三点。这样也会帮助我们在应酬活动中获得成功。
秘书作为一个经常要与人交流的职业，我们应该把握好自己交流的态度和方式，用正确的方式表达自己的态度和立场，应酬的实质就是与人交流，相信掌握正确的谈吐文化也让秘书在应酬中如虎添翼。
五、 风俗文化与禁忌
（一）风俗文化
风俗是某一国家或民族范围内人群自发重复并相沿承袭的行为，是一种大家共同遵守的，习以为常的，处之泰然的生活方式，习惯[2]。风俗可以包括人的一切生活方式和为满足这些方式所创造的事物,以及基于这些方式所形成的社会心态,道德观念和行为准则[3]。入境问俗，入乡随俗的提法，随着人类交往的日益增多，收到普遍重视。就像语言不通成为交往障碍一样，交往双方的风尚习俗也影响人们进行顺利，愉快的交往和合作[2]。秘书人员掌握大量的风俗是必需的。随着世界之间的联系越来越紧密，我们在应酬时会遇到不同国家不同种族不同信仰的人。可能在他们的心目中他们的风俗和习惯是神圣而不可侵犯的。所以在和他们交往中了解他们的风俗文化也就变的越来越重要，孙子兵法里有一句话叫做“知己知彼，百战不殆”。这句话也启示我们要想在应酬中获得自己想要的结果，了解对手有多么的重要。人们在交际和应酬时通常都希望获得尊重，如果我们在应酬中能过掌握各种各样的风俗文化便可以让应酬双方感受到你的真挚和诚意。另外，秘书在工作中经常要为应酬做一些准备工作，在这个时候能够很好的了解对方在一些风俗上的习惯也可以避开许多在交际时的误会。也可以帮助领导在应酬时可以针对对方的习惯进行交谈，避免发生一些风俗上的冲突。所以，随着时代的发展，对风俗文化的了解也渐渐的变成了现代秘书在应酬活动中所需要掌握的一项新职能。
（二） 禁忌
与风俗习惯一样，不同的地区不同的人也有着不同的禁忌，在交往过程中触犯到对方的禁忌是一件非常不礼貌的事。
1、宗教禁忌
宗教是人类社会发展的产物。宗教的教义，信仰，理论以及禁忌制度在形成及传播过程中，对人的思维，观念乃至于对社会的发展都产生了巨大的影响，决定作用[2]。了解，尊重交际对象的宗教信仰，可以辅助交际活动的进行。
宗教博大精深，不同的地区不同的人群就有不同的宗教信仰，在这些宗教中也有着非常多的禁忌，并且对于宗教信仰者来说宗教是他们的精神支柱，甚至于比生命还重要。所以作为一个现代秘书在与这些人进行交际时了解他们的宗教禁忌就非常的重要了。如在信仰伊斯兰教的阿拉伯国家，女子一般不露面陪客[2]。又如穆斯林通常不食猪肉或未诵安拉之名宰杀之物，并且不饮酒。中国的佛教徒在饮食上禁食荤腥之物，它不仅指的是不吃肉食，而且还包括了葱蒜，韭菜等吃起来气味刺鼻的食物[1]。对此要是不求甚解，或是贸然犯禁，都会带来很大的麻烦。所以秘书在进行应酬时必须掌握相关的宗教禁忌知识，以免带来不必要的误会。
2、馈赠禁忌
所谓馈赠，即指为了向其他人表达某种个人意愿，而将某件物品不求报偿，毫无代价地给对方[1]。在应酬过程中，互赠礼品是一件再寻常不过的事，作为一名秘书，帮助领导准备礼品也是一项非常重要的工作，但并不是只要送礼品就是正确的，与宗教禁忌一样，在互赠礼品这个环节也有非常多的禁忌。
作为人际交往中的一项重要举措，馈赠要求认真，自愿，而且不可强人所难。成功的馈赠行为，应当能够借此恰到好处地向受赠者表达了自己的友好，敬重或其他某种特殊的情感，同时，它还应当能够让对方喜欢，并产生快感。所以选择正确的礼品是一件非常重要的事。
不同的国家不同的种族对待各种馈赠品都有属于他们的禁忌，所以了解这些禁忌对秘书在进行准备工作时也非常重要。比如在欧美国家，送人鲜花绝对不能是“13”支，而在日本，韩国，朝鲜，以及中国的广州，海南，香港，澳门，台湾地区，送“4”支鲜花给人，也是招人白眼的，因为其发音与“死”相近[1]。比如在意大利，千万不能送手帕。在传统习惯中，手帕是亲人离别时擦眼泪用的不祥之物。如果你想送一件衣料给对方，也不能送带菊花图案的料子。因为意大利人习惯于在吊唁时送菊花。日本人讨厌装饰着狐狸和猩图案的礼品，因为在他们心目中，狐[本文来自第一公文网http://gongwen.1kejian.com]狸是贪婪的象征，猩则意味着狡诈。 陶瓷、玻璃制品也不宜作为礼品。日本人忌讳“破损”，他们认为这是非常不吉利的[6]。
应酬交际已经变成现代秘书工作中不可分割的一部分，对秘书工作的影响也是十分明显的。因此，提高秘书在应酬中的应具备的一些职能，使其能够正确的掌握应酬中应该具备的气氛和礼貌，让一个应酬活动在愉快的气氛中进行也是秘书在日常工作中应该特别引起注意的部分。只有这样才能成为一个真正优秀的秘书。而秘书也只有不断的完善自己，才能使应酬双方感受到对方的诚意，这样才能更好的达到一次应酬活动其背后所蕴含的目标。
参考文献：
［1］、《社交礼仪教程》 社交礼仪教程/金正昆著. 2版-北京：中国人民大学出版社，2005
［2］、《公关礼仪》 公关礼仪/李兴国主编. —1版. —沈阳：辽宁教育出版，社，2004.10
［3］、《江南风俗》 江苏人民出版社 上海大学刘克宗，孙仪主编
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