ERP系统操作规程及管理办法

ERP系统操作规程及管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强ERP系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进公司ERP系统工作持续健康的发展，实现领导对企业经营活动实时监控、预防风险，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本办法。

第二条 本规定适用于公司所属各单位。

第二章 FMIS财务管理操作规程及相关制度

第三条 系统用户: 财务管理系统操作用户分为核算用户和查询用户；财务部外部用户全部为查询用户。

（一）总账模块用户：总账管理超级用户、总账查询用户、总账日记账录入用户、总账预算管理用户。

（二）应收模块：应收管理超级用户，应收查询用户，应收核算用户。

（三）应付模块：应付管理超级用户，应付查询用户，应付发票录入用户，供应商维护用户，应付付款用户。

（四）固定资产模块：资产管理超级用户，资产查询用户，资产核算用户。

第四条 用户角色定义及职责

（一）会计业务负责人是总账四个业务模块的查询用

户。在系统中主要负责对总账模块的各项业务进行审批、对公司下一周或月度的现金流进行预测、以及对发生的各项具体业务进行查询。

（二）核算会计为各模块的查询、录入用户，处理日常业务、供应商或客户地点层信息的维护。

（三）出纳是总账模块的查询用户，应付模块付款录入用户，应付模块查询用户。出纳主要负责手工开具各种付款单据并在系统中查询付款，依据系统中的付款进行实际的付款，编制银行存款余额调节表等。

第五条 会计业务的模块分布

（一）固定资产的增加、减少，折旧的计提、固定资产的报废等在资产模块处理。

（二）提取现金、资金倒户、贷款、还款及付息；无形资产及待摊费用摊销、费用的预提、贷款利息的计提、税金的计提；期末外币账户余额的重估（仅限于外币账户）；工资的计提和发放；费用报销（包括员工费用报销）；其他应收、其他应付中除去与供应商相关的需要分析帐龄及帐龄有可能超过一年的业务、其他业务收入、其他业务支出、营业外收入、营业外支出、其他应交款业务；内部往来、拨付所属；月末结转；13月会计调整；利润分配、公益金下拨结转；预算管理等在总账模块处理。

（三）产品销售的收款业务在应收模块处理。需要进行帐龄分析的其他应收款项及其收款，不需要进行统计、跟踪并且是直接收款的业务，可以使用杂项收款。

（四）购入材料（备品等）、各部门领用低值易耗品的结转、结转领用材料等在供应链管理系统完成，相关数据自动传送到总账、项目及应付模块。

（五）除上述业务外，凡是需要付款的业务，包括物资采购、燃料结算、合同付款以及其他需要做帐龄分析的付款等在应付模块处理。

第六条 编码规则

模块名称 编码类别 编码规则 手工录入：采用先定义日记帐批 应付模块导入：规则为系统默认规则，GL 转帐运行标识+ 应付款+应付用户提交日记帐导入请求的ID+：+日记帐类型 （A）+应收数据传到总帐的唯一组标识 应收模块导入：规则为系统默认规则，AR+应收数据传到总帐的唯一组标识+ 应收款管理系统+应收用户提交日记帐导入请求的日记账批 ID+：+日记帐类型（A）+应收数据传到总帐的唯一组标识 资产传递至总账：规则为系统默认规则，Oracle Assets +业务类型+ 资产帐簿名称+资产期间+资产数据传到总帐的唯一组标识 库存模块传递至总账：规则为系统默认规则，库存模块GL批 +库存组织代码+ 库存+应付用户提交日记帐导入请求的ID +：+库存数据传到总帐的唯一组标识 日记帐 发票批 手工日记帐的名称：操作员名字首写字母+8位年月日+3位流水号 财务人员姓名拼音头字母+年月日+批类型+流水码。 批类型：手工输入标准应付款发票用“F”，手工输入预付款发票用“Y” 若有对外取得的真实的普通发票或增值税发票，要使用真实的发票号 预付款发票编号为：Y+年月日（6）+3位流水码 贷项通知单编号规则：D+ 6位年月日 + 2位流水号 付款编号 采用系统默认的5位顺序编号，从0至99999，可按照银行进行编号段设定 总账 应付模块 发票编号 退款编号 5位编号，手工输入，1位年+2位月+2位流水 客户分类 客户类别（1）+公司段（2）+流水号（3） 应收 事务处理 操作人员姓名拼音头字母+8位年月日+2位流水 收款 操作人员姓名拼音头字母+8位年月日+2位流水 固定资产 资产编码 4位公司编码+2位资产专业大类+6位流水码 第七条 主要请求及说明

模块名称 总账 提交请求名称 试算表-汇总1 试算表-汇总2 试算表-明细 应付款管理系统会计核算流程 请求说明 试算平衡表 试算平衡表 试算平衡表 从应付模块过账到总账，在总账模块生成相应的会计分录 从应付到资产模块准备成批增加资产 对所有应付模块的业务进行审批 从应收模块过账到总账 将准备成批增加的资产过账 对资产计算当期折旧额 用于项目费用的归集 项目物资消耗成本的更新 应付 创建成批增加 应付款审批 过帐 过账成批增加 运行资产折旧 从应付款管理系统链接供应商发票 应收 资产 项目 提交PRC：事务处理导入 PRC：更新单个项目的项目汇总额 项目成本的更新 PRC：将资产链接至 Oracle 项目资本化后将资本行传送至资产模块 Assets 第八条 注意事项 （一）总体注意事项

1.各业务模块（资产模块除外）的会计期间的打开和关闭，统一由财务部负责。

2.在有文件夹的界面，可以到窗口“文件夹”下拉菜单，找到“显示字段”信息，选择所需的字段就会显示出来，在窗口“文件夹”下拉菜单可以把这种显示存为自己的个性设臵。

3.鉴于ORACLE 财务系统的特点，打印出来的会计凭证“出纳”和“会计主管”的名字要用手工盖章。

4.在“应付模块”或“总账”模块，凡是涉及分部门控制的“生产费用”科目，必须选择“部门”。

5.在月底和月初，在两个月的业务存在并行情况时，一定要辨别清楚，每项业务属于哪一个会计期间。一旦输错，