邮件往来正确书写格式

2016/8/11

关于邮件往来正确书写格式的通知

各位同仁：

为统一邮件文化，提高办公效率，提升内外形象，我司现将邮件书写规范要求明确如下： 一、标题规范

邮件标题采用“【】+主题”的格式，邮件主题应简洁易懂,方便收件人查看。 二、背景规范

邮件背景为默认的白色，不使用信纸。 三、签名规范

（一）个人签名应包含：姓名、公司及所属部门、座机电话、手机号码、邮箱、公司地址、邮政编码。 四、邮件发送规范

（一）发送邮件时，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。

（二）员工代表本部门与其他部门联系工作时，应得到本部门负责人授权，发送邮件时抄送本部门负责人；员工根据岗位职责与其他部门相关责任人联系重要工作时，应同时抄送对方直接上级。 （三）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容部分。对于同一收件人不同主题的邮件，应新建邮件，而不是直接回复。

2016/8/11 五、附件规范

（一）正文提示：邮件如带有附件，应在邮件正文提示收件人查看附件内容；如有多个附件，应对附件内容做简要说明。

（二）容量控制：附件数不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；为保证邮件的流通顺利，传送附件应不超过5M。 六、其他规范

（一）纪律规范：合法合规，不得发送国家法律、法规禁止传播的邮件；工作时间不得发送与工作内容无关的邮件；对外发送邮件应严格遵守公司保密制度，避免泄露公司商业机密。

（二）道德规范：所有工作邮件应及时回复，紧急重要的邮件应立即回复，其他邮件一般不要超过24小时。如遇出差、休假等无法及时回复的情况，应设置自动回复功能进行提示。

以上通知请即刻实施！