02归档文件保存期规定

归档文件保存期规定

文号：QG/SSW0301.02-2007

1、目的

为了健全和加强我公司归档文件（包括质量记录）保存期的管理，根据《中华人民共和国档案法》和国务院关于加强企业档案管理工作的要求，特制订本规定。 2、范围

适用于本公司综合物业管理服务产品质量实现过程中形成的全部文件资料、全部质量活动记载及本公司质量体系规定开展的所有活动记录（包括来自供方的记录）的归档、保存。 3、管理内容及方法 3.1 管理职责

3.1.1公司综合办公室负责归档文件(包括质量记录)的管理、收集、归档、借阅和保存。

3.1.2公司各职能部门负责定期将归档文件、质量记录进行归档。 3.2 归档文件的归档要求

3.2.1属归档范围的文件材料,各部门/服务处应按其保存价值和查考内容，加以系统整理，并提出保管年限。

3.2.2在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件等分别列在一起，不得分开。

3.2.3不同年度的文件,一般不得在一起立卷,没有复文的放在请示年立卷.跨年度的计划,放在针对篇一年立卷，跨年度的总结，放到针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件，放在开会的开幕年立卷。作为诉讼的案件，放在结案年立卷。其它文件材料的立卷，也应按有关规定执行。

3.2.4卷内文件应保持有机联系，不可分的材料，应依顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，复件在后；印件在前，定稿在后。 3.2.5卷内文件编里页号,位置为正面右上角,背面为左上角,声像材料等应在装具或声像材料的背面编号。图纸及科技文件材料，均在右上角。 3.2.6按规定格式填写卷内目录，备考表和案卷封面。声像材料、应用文

字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

3.2.7归档文件材料应纸质优良,文字线条清晰,审查手续完备,禁用铅笔或复写纸书写,一律用碳素墨水书写或黑色油墨印刷。 3.3 归档手续

3.3.1凡属归档文件材料,均须按归档要求整理后,定期综合办公室移交。 3.3.2移交时应附目录一式二份,经档案室清点验收无误后,双方各执一份,以示对档案的真实性负责和备查。 3.4归档时限

3.4.1当年的文书档案，次年一季度内归档。 3.4.2科技档案,在工程竣工后三个月内归档。

3.4.3各种管理计划,总结及开展物业管理服务活动中形成的技术文件材料，次年一季度内归档。

3.4.4当年的会计档案，第二年一季内归档。 3.5归档文件的保存期规定

3.5.1应当立卷归档的文件、资料（材料），按其使用价值分永久、长期和短期三种。长期指十年以上（包括十年），短期一般指三年。 3.5.2质量记录保存期详见QZ/SSW0442.04-001表格。 3.6 作废文件的保存

当文件资料(包括记录)超过保存期但仍有保留价值，则由办公室负责加盖“保留章”，确定保存期限，办理相关手续予以妥善保存（管）。

本制度起草人：杨伶俐 日期：2007年5月12日 本制度审核人：李 浩 日期：2007年5月15日 本制度批准人：郭凯利 日期：2007年5月20日