第二章 办公用品管理制度
未规范办公用品采购、分配、保管、使用、转移程序，确保集团资产的安全与完整，提高使用效益，特制定本制度。
一、适用范围
（一）本制度适用于集团及各分子公司。
（二）本制度所指办公用品是指企业拥有的单位价值500元以下、使用期限在一年以内、不作为固定资产核算的办公用品用具、食堂宿舍用品、劳保用品、保洁用品、福利用品及烟酒副食品、耗材或其它低值易耗品。生产一线使用的原材料、耗材不在本制度管辖范围。
（三）本制度办公用品的范围不同于税法、会计准则的规定。财务部门记账、报税应按照会计准则及税法相关规定执行。
（四）不论通过何种渠道、何种经费取得的办公用品，包括接受赠送、以投资形式转入的固定资产均适用于本制度。
二、相关部门职责：
（一）行政部门作为办公用品的统一管理部门，在集团财务的指导下，具体负责办公用品的采购和管理，并监督、指导各相关部门使用办公用品。
（二）办公用品财务记账、费用分摊由财务部门负责。 三、办公用品采购
（一）采购与管理分开，双人负责。
（二）行政部应建立常用办公用品参考价目表。 （三）办公用品采购程序：
1、行政部办公用品管理员每月25日前下发《办公用品需求统计表》。各部门根据需要填写办公用品需求，经部门负责人签字后于月底前报行政部。
2、行政部办公用品管理员每月底前统计汇总各部门办公用品需求情况，结合库存情况核定采购数量，制作《月度办公用品采购清单》。
3、《月度办公用品采购清单》经行政经理签字后由交采购员进行采购。
4、采购员接到《月度办公用品采购清单》后应在三个工作日内完成采购。在规定时间内无法完成采购的，应及时通知申报部门，以便其提前规划工作。常用办公用品采购应建立供应商名录，以便进行追溯。专业性或紧急办公用品采购，可由行政部授权申报部门自行采购，行政部进行监督。
5、采购员将办公用品采购回来后与办公用品管理员进行交接。办公用品管理员须认真清
点办公用品数目、型号，清点无误后填写入库单，两人共同在入库单上签字。入库单一式两联，一份由办公用品管理员留存，一份由采购员报销时作为附件交财务部门记账。
6、采购员凭发票、采购清单及办公用品管理员签字的入库清单，经逐级审批后报销采购费用。
7、计划外采购由各部门提报采购清单，经行政经理签字后交采购员进行采购，并按上述程序履行入库和报销程序。
四、办公用品管理和领用
（一）办公用品管理员应建立办公用品台账，详细登记各类办公用品的名称、型号、数量、采购及领用情况。
（二）员工领用办公用品，须填写《办公用品/烟酒领用登记表》，履行审批程序后方可领用。办公用品领取须由本人签字领取（副总以上可由行政部代签代领），领用人即为保管人，负有妥善保管和合理使用的责任。多人合用的办公用品，部门负责人为保管责任人。
（三）办公用品发放原则上应以旧换新。对于确实无法以旧换新的，行政部将结合办公用品的可用时间，参照领用记录等综合确定是否发放。行政部有权对不合理的领用要求给予拒绝。各类办公用品领用原则如下：
办公用品类
办公用品名称及分类 限领用频次 碳素笔、圆珠笔、笔芯、软抄等一次性个人必备的办消耗品 公用品，1个/月/人 硒鼓、墨盒、色带、打印纸、铅笔、橡可以共用的或皮、回形针、大头针、订书针、胶带、部分岗位专用胶水、档案袋、抽杆夹、纽扣袋、拉链的、不能确定数袋、纸杯、复写纸、印油、传真纸、照量的办公用品，片纸、双面胶、文件夹、票据夹、钥匙按需领用 盘、档案盒、电池、信封、装订耗材、账册、账本、账皮、账芯、凭证、单据、请柬、奖状、垃圾袋、尺、板夹、长尾夹等一次性消耗品 电话机、计算器、订书器、鼠标、键盘、小件耐用品，原U盘、插排、号码机、资料架、激光笔、则上以旧换新；美工刀、印台、杯托、鼠标垫、剪刀、1年内不得重笔筒、垃圾筐等小件耐用品 复领用； 移动硬盘、饮水机、装订机、塑封机、大件耐用品，共打孔机、白板、录音笔等大件耐用办公用为主，原则上用品 不得重复领用 烟酒类
批准人 备注说明 期间可凭损坏或耗尽的同类办公用品更换，不限次 部门经须注意比对上次领用理 时间，能够以旧换新的尽量以旧换新，控制一次领用数量 部门经可凭损坏或耗尽的同理 类办公用品更换，须注意检查损坏原因，人为损坏须追责 常务副明确保管人 总 类别 内部或工程招待 烟 酒 水晶41 一般业务 烟 酒 重要业务 烟 酒 品种 明细 黄金叶 白塔 老白干380 老白干480 古贝春 玉溪 玉尊 软中华 苏烟 王牌 极品39 审批权限 常务副总 总裁 （四）各部门应建立各岗位员工办公用品配备清单。新员工入职，行政部凭人事部门出具的新员工入职证明为新员工配备办公用品。
（五）办公用品管理实行采购、发放两条线管理。采购的办公用品必须先由办公用品管理员验收入库，后领用。严禁自采、自发、自用。
（六）常用办公用品应保持一定的库存（一般为一个月的使用量）；办公用品入库后应分类存放，做到类别明细、摆放有序，防虫防鼠防潮。
（七）办公用品管理员至少每月对库存办公用品盘点一次，并与办公用品账目进行核对，做到账物相符。
（八）办公用品管理员每月统计汇总各部门办公用品领用情况，经各部门负责人签字后交财务部门进行费用分摊。
（九）员工如发生工作调动或离职等情况，办公用品管理员负责监督员工按规定进行办公用品交接，将个人领用的耐用办公用品（非一次性消耗品）交回行政部。部门内部需要继续留用的，或多人合用的办公用品，应及时变更使用人。
（十）办公用品需要维修、维护的，应报行政部，由行政部统一安排；对于非正常损坏的办公用品，由损坏人/使用人照价赔偿。
（十一）测量仪器等纳入固定资产进行管理。测量仪器日常由行政部负责保管。各单位如有需要时，填写测量仪器借用登记表，从行政部借用测量仪器。借用完毕，及时归还，并从借用登记表上注销。
附：
办公用品管理流程
任务名称 责 任 标 准 备注 采 购 入 库 领 用 维修维护 1、各部门每月25日提交采购《办公用品需求统计表》。 2、行政部汇总采购需求，月底前编制完成《月度办公用品采购清单》并报行政经理批准。 3、采购员按照采购清单于三个工作日内完成采购；特殊情况及时与提报部门沟通。 4、急需物品或专业性物品，授权提报部门自行采购，行政部进行监督。 1、采购到位，采购员与管理员进行交接； 2、清点核对无误，管理员填写入库单双方签字后办理入库手续。 3、专业性设备还需经申报部门验收符合设计性能方可入库； 1、领用人填写《办公用品领用登记表》。 2、管理员发放办公用品。 3、员工离职、调动等，耐用办公用品（非一次性消耗品）收回或移交。 5、使用部门通知行政部； 6、行政部了解情况或现场查看； 7、行政部安排维修； 8、专业设备由行政部授权使用部门联系维修，并进行监督。 库存管理 1、常用办公用品应保持一定的合理库存（一般为一个月用量）； 2、每月至少进行一次盘点，盘点表报行政经理； 办公用品需求统计表
编号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 名称 规格/型号 数量 申请人 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 批准人： 办公用品领用登记表
编号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 名称 规格/型号 领用数量 领用人 批准人 备注
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