档案分类标引规则

的中心内容的情况下，分析题名能直观地把握档案的主题。但有些文件、案卷的题名，由于拟写上的缺陷，不能准确地、直接地揭示主题内容，所以不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文。 7.2.2 浏览正文──通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的正文。重点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题。 7.2.3 查阅文件版头和案卷封面──党、政机关行文都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称、发文字号，文尾有发文机关、抄送机关、成文日期、盖印与签署。此外，附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等。案卷封面上有机关全称和组织机构名称、案卷题名、年度日期、保管期限、档号以及卷内目录、卷末备考表等。它对于了解文件、案卷的主题、起草目的、利用范围、使用价值等，都能提供一定的参考。 7.3 判定类别──进行主题分析后,须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些主题应予以标引，能为利用者提供检索途径。然后根据主题性质，到《中国档案分类法》中查找其所属的类目。 7.4 标引分类号──是用《中国档案分类法》中的类号来表达档案主题性质的标引过程，也就是将判定的类别赋予分类标识。给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、主题多寡、起草意图、利用对象、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。遇有难以分类的新事物、新主题的档案材料，分类表上无确切类目可归时，各档案馆、室可增设新类目予以分类标引，同时上报《中档法》编委会确认。今后若遇到同类主题的文件、案卷亦照此办理，确保一致性。 7.5 审校──审校是分类标引的最后一道工序,是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，主题概念是否准确、恰当、辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。审校程序分为自校、互校和总校。 7.5.1 自校──标引审校的第一环节。标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准，归档不当，前后不一致，符号舛误，应及时予以纠正。 7.5.2 互校──标引审校的第二环节。标引人员通过对标引结果的相互校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标引的一致性。 7.5.3 总校──标引审校的最重要环节。在自校、互校后,必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过总校进一步消除档案主题分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化。同时可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案。 8 档案分类标引质量管理 8.1 衡量标引工作质量的因素──主要指标引的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标引深度。影响标引工作质量的因素是：标引工作的组织管理、标引人员的业务水平和《中国档案分类法》本身的质量。 8.2 制定分类标引的规章制度──各单位可制定标引工作细则。它是在档案分类标引规则的基础上，结合本馆、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例。具体内容包括：分类标引的程序和具体组织规程；《中国档案分类法》简表、行业表、复分表的使用范围和使用方法，集中归类与分散归类、交替类目的采用、标引的深度，以及标引责任制等等。 8.3 分类标引人员的素质和要求── 标引人员应具备所标引档案的专业知识和档案学知识；熟悉本馆、室的档案分类方法，并能用来标引档案材料；具有阅读、分析、概括、提练档案主题和准确归类的能力；认真负责，周密细致，有良好的职业道德。标引人员宜实行专业分工，并保持相对稳定。 8.4 建立标引人员与利用者的联系──标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求、批评和建议，并通过对利用者提问和检索结果的分析不断改进工作。 8.5 加强《中国档案分类法》的管理──各档案馆、室在使用《中档法》过程中遇到的各种问题和处理方法要作记录，并填定“修改意见登记表”,报送主管部门,以便对《中国档案分类法》定期增补和修改，使之日臻完善。 附加说明： 本标准由全国情报文献标准化技术委员会第五分委员会提出。 本标准由《中国档案分类法》编委会起草。 本标准主要起草人邹步英、邓绍兴、郭文柄、王光越。

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