基本建设项目档案管理细则

企业制度-执行类

所属业务类别 监督检查者 解释权归属 废止说明 制定目的 制定依据 适用范围 约束对象 制度中国石化沧州分公司基本建设项目档案管名称 理细则 制度 制度 编号 文号 制度 主办信息管理处 版本 部门 决策与综合协调管理/办会签 会业务管理/档案管理 部门 审核 信息管理处 部门 签发 信息管理处 日期 生效 日期 为了加强沧州分公司基本建设项目档案管理，确保公司基本建设项目档案的完整准确、系统安全。 国家《重大建设项目档案验收办法》、《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH3503-2007）《中国石化档案管理办法》。 沧州分公司各下属单位 基本建设项目档案管理 涉及的相关制度 1 基本要求

业务 类别 所属 层级 基本建设项目文件材料是指从建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策、计划安排，到勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用过程中，有关的主管部门、建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位、设备制造等单位在工作范围内形成的所有文件材料。

项目建设单位（业主、项目法人）负责组织、协调和指导勘察、设计单位、施工单位和监理单位对项目竣工文件编制和项目文件整理。

项目在签订设计、施工、订货及监理合同时，必须设立专门条款，明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、费用、时间，以及对应提交文件的整理、归档的责任，同时上述要求以附件形式纳入合同。

项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。完整齐全、准确系统的项目档案是项目竣工验收的重要条件。

建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位应根据本制度的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。

项目承包单位、管理单位、监理单位、各施工单位要有一位项目负责人分管建设项目文件材料工作，并明确专门机构和人员，负责文件材料的管理工作并在施工过程中要有能保证项目文件材料安全的措施。

工程项目竣工验收时，要有档案管理部门人员参加验收。

各项目文件形成部门要把具有保存和利用价值文件资料的收集整理归档列入本单位管理制度及工作流程。

2 各级管理部门职责 技术开发处职责：

技术开发处负责建设项目前期阶段文件材料收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），在工程项目前

期工作结束并进行系统整理后，由专人负责自检并经部门领导审核签字后，向信息管理处档案室归档。

技术开发处负责将每年投资项目和技术改造项目综合计划提供给信息管理处档案室，以便信息管理处档案室制定相应档案资料归档计划，做好文件材料的前期控制工作。

技术开发处负责控制项目设计单位完成设计基础资料、设计文件及竣工图纸的收集整理立卷工作，并审核确认后向信息管理处档案室归档，同时移交PDF格式的竣工图电子版。

工程管理部门职责：

工程管理部门负责可行性研究报告批复后的工程文件材料、施工图纸、项目管理文件和竣工验收文件的收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），由专人负责自检并经部门领导审核签字后，向信息管理处档案室归档。

工程管理部门负责控制：凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、整理、立卷，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理、立卷；由建设单位授权的项目监理单位负责监督、检查并审核项目建设中文件收集整理，确保资料完整准确；由项目施工单位向信息管理处档案室归档。

工程管理部门负责控制项目监理单位收集、整理、编制项目监理文件，并经审核、签字确认后向信息管理处档案室归档。

物资供应处职责：

物资供应处在项目建设初期将主要（或关键）设备和引进设备清单提供给信息管理处档案室，以便信息管理处档案室做好设备文件材料的前期控制工作。

物资供应处负责组织设备签订技术协议部门、供应处、档案室等部门参加设备开箱验收，按合同要求审核随机资料，对不符合合同要求的要延迟付款直至资料合格。

物资供应处负责合同范围内材料、设备质量证明文件的收集、整理，按《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）要求完成立卷，由部门领导审核签字后，向信息管理处档案室归档。

合同管理部门负责招投标文件及合同正本的收集、整理、立卷和归档工作（具体归档范围见附件1），由专人负责自检，经部门领导审核签字后向信息管理处档案室归档。

安全环保处负责与项目有关的安全环境申请、批复文件、安全评价资料、环境评价资料、试生产方案等收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），在工程项目中间交接前，由专人负责自检后向信息管理处档案室归档。

生产管理处负责生产技术准备、试生产文件、生产考核(标定)方面的资料的收集、整理、立卷和归档（具体归档范围见附件1），由专人负责自检，经部门领导审核签字后向信息管理处档案室归档。

财务部门职责：

财务处负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件，由专人负责自检后向信息管理处档案室归档。

对参建项目建设单位没有按信息管理处要求移交档案资料的，财务部门不能予以结算资金。

信息管理处是沧州分公司基本建设项目文件材料的主管部门，其主要职责：

负责宣传、贯彻执行国家及上级有关法规和方针政策，建立健全各项制度并组织实施；及时做好基本建设项目文件材料的前期控制工作。

负责对项目勘察设计、工程承包或管理、工程施工、工程监理等单位以及公司机关各有关处室的文件材料的形成、积累、归档工作进行监督、检查和指导。

负责建设项目档案资料的审核接收工作，确保建设项目档案的完整齐全、准确系统。

负责项目竣工验收前，组织完成项目档案专业验收。 负责对归档的项目档案妥善保管、有序存放，同时做好档案库房定期检查，确保档案安全有效。

负责对年久破损案卷及时修补和复制，利用档案保护技术，最大限度地延长档案的使用寿命。

负责编制多种检索工具，便于档案查找利用，采用现代数字化管理手段，充分发挥档案信息资源的作用。

负责为公司生产、建设等各项活动提供档案利用服务。

3 管理内容与方法 项目竣工文件的编制