医院档案管理制度

XX医院档案管理制度

1目的

加强档案管理，健全规范化、标准化、程序化档案管理工作机制，妥善、完整地保存各类重要文件、资料，反映医院历年经营和管理工作。 2范围

适用医院档案的立卷、归档、保存、借阅、销毁。 3内容 3.1职责

3.1.1 医院综合办公室负责制定档案管理相关规定和档案室的日常管理，对全院各部门档案（财务档案除外）进行立卷归档和日常管理工作；财务科负责医院财务档案的立卷归档和日常管理工作。 3.1.2 各科（部）负责本部门内原始档案的留存、梳理。 3.2档案立卷归档

3.2.1各职能部门于每年的4月份底前将上年度需归档的原始档案材料移交院综合办公室，并填写《XX医院原始档案资料移交记录表》。

3.2.2档案管理人员对各部门移交文件资料认真整理，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》（国家档案局第8号令）要求，立卷归档。原则上，档案管理员在每年六月底前完成医院上年度的档案立卷归档任务。

3.2.3归档的文件资料按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关科室或人员收集齐全后再行立卷归档。

3.2.4归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。 3.3档案借阅

3.3.1医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院分管领导或院办公室主任批准后，方可进档案室查阅。 3.3.2查阅档案时，由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

3.3.3查阅档案只限于申请需查阅有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出档案室外。 3.3.4 如因工作需要借出档案时，需要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案资料要妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，需经档案管理员同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，由借阅人负责。 3.4档案室安全保密

3.4.1任何人员未经档案管理员或办公室主任许可不得随意进入档案室。

3.4.2未经批准，任何人不得将档案带出档案室，档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。 3.4.3档案管理人员应经常检查档案室和档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。 3.4.4档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。 3.5档案的鉴定与销毁

3.5.1档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由院分管领导、办公室主任、档案立卷人员组成档案工作鉴定、销毁工作领导小组，负责档案的鉴定、销毁工作。

3.5.1对过期的档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。

3.5.3经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院分管领导批准后，方可销毁。 3.5.4销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。

3.5.5销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。 3.6档案室管理

3.6.1医院档案室负责行政档案、财务档案、基建档案等管理工作。

3.6.2档案的接收和查询及销毁工作都必须记录完备，室藏档案必须与档案目录相符。

3.6.3实行科学管理，档案室内柜具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

3.6.4档案管理人员定期对是室藏档案进行检查、保持整洁完好。 4相关文件

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期阴规定》（国家档案局第8号令） 5相关记录

5.1《XX医院档案查询登记表》 5.2《XX医院档案移交记录表》 5.3《陈家桥医院档案销毁记录表》 5.4《陈家桥医院档查询申请表》

XX医院档案查询登记表

查询日期

查询者 查询内容 经办人 方式（复印 或借阅） 归还日期 备注

XX医院原始档案资料移交记录表

序号 接受部门： 接收人：

日期 类型 主要内容 移交部门/移交人 备注 XX医院档案销毁登记表

序号 归档号 文件 编号 文件 标题 页数 归档 日期 保管 期限 销毁 日期 销毁 方式 销毁人： 监销人： 部门负责人： 分管领导：

XX医院档案查询申请表

申请人所属部门 申请人 申请查阅时间 申请查阅内容 审批 受理人签字 备注