须逐一打开这四本账,而在电算化会计下,只要输入客户名称,电脑就可将与此客户相关的账户打开,并可以自动进行并账处理。
2.3会计数据与信息的载体不同
手工会计处理的所有数据和信息都是以纸张为载体,电算会计环境下,会计数据和信息的存储
方式由单一的纸介质形式转变为以磁介质存储的数据文件为主,以计算机输出的纸介质证、账、表为辅的形式。磁介质存储信息具有存取、传递速度快、占用空间小、成本低、检索、传递及再处理方便,可以保留更丰富完整的会计信息等优点。但是,另一方面,由于磁介质存储的数据文件容易复制、篡改与删除并且不留痕迹,为使用者无意或不法分子的有意破坏创造了条件,因此,电算会计环境下,会计信息的安全性问题必须引起广大会计人员的高度重视。
2.4数据处理速度、准确性与深度开发利用不同
电子计算机具有强大的数据处理能力,不论是在处理速度、准确性、数据检索等方面,还是数据的深加工开发利用方面,手工处理是无法比拟的。电算会计信息系统中大量会计数据进入系统后,在会计软件的控制下能够及时进行处理,并反馈处理结果,而且通过计算机网络可迅速传递到信息使用者手中。对存储在计算机中的会计数据能够随时根据管理者的需要进行查询和再加工,进一步扩大会计信息的应用领域,多层次满足管理的要求,极大提高会计信息的应用领域,多层次满足管理的要求,极大提高会计信息的使用价值。在手工会计条件下,
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由于受到人的效率、财力等因素的制约,难以高效率地提供全面的、系统的、可靠的财务会计信 息和管理信息。
2.5 簿记规则与更正错误的方法不同
在手工会计中,要为会计要素设臵资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等六大类账户,并要设臵总分类账和明细分类账。总账要求采用订本式账簿,明细账可以采用活页式账簿;账簿记录的错误要求采用划线更正法、补充登记法或红字冲销法更正。在电算会计中,虽然也有总账和明细账的概念,但是,设臵账户实质上是为了将来取得某种信息,预先设臵好存储数据的数据库文件结构(包括设臵账户的数据库文件结构中的字段名、字段宽度、字段类型等) ,以便在进行数据查询时,能够按用户的习惯输出总账、明细账、日记账等。计算机会计的账户设臵方式,打破了手工会计下各种账簿的不同处理方式和核对方法,实现了数出一门(即会计数据都从凭证输入产生) 、数据共享(即同时产生日记账、总账、明细账、多栏式明细账、报表等) 。另一方面,电算会计打印出的账页是卷带状的,平时只能是活页式保存,只有到年末,再装订成订本式账册作为会计档案保管。由于会计软件对输入的数据有严格的校验,能够杜绝如非法科目、借贷不平的分录等非法数据进入计算机会计信息系统,而且根据财政部制定的《计算机会计管理办法》的有关规定,已经处理登账的会计数据不允许会计人员直接进行再修改,只能采用红字冲销法或补充登记法进行更正,以便留下改动的痕迹,为日后审计留下线索。
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2.6对账、结账和期末账项调整的方式、方法不同
在手工会计中, 填制记账凭证的差错, 记账或过账的差错,数量或金额计算上的差错, 以及财产物资的盘盈盘亏等都难免发生。因此, 在结账前必须进行对账, 以确保账证相符, 账账相符和账实相符。在电算化会计中, 同样需要对账, 但对账的形式和方法都发生了变化。例如, 在电算化会计中不存在记账和过账上的差错。输入的凭证都经过计算机的逻辑检验, 所有的日记账,明细账、总账都出于同一数据源, 不会发生账证、账账不符的情况。如果要确保输入凭证本身的正确性, 那么控制重点应放在输入凭证的审核上。
2.7 账务处理程序不同
在手工会计下,各单位根据本单位规模、数据量、业务特点、管理要求及核算的繁简程度等因素,确定一种较好的、实用的会计数据,从凭证到账簿,再到报表的账务处理程序。账务处理程序有:记账凭证、科目汇总表、日记总账、多栏式日记账、汇总记账凭证等。这些记账程序的设立,无外乎就是减轻手工劳动强度。但无论采用何种账务处理程序,财会人员都避免不了重复转抄,随之而来的是财会人员和处理环节的增多,若不加强内部牵制和相互核对,难免发生差错和舞弊。在电算会计下,软件开发人员可以设计科学的账务处理程序和核算方法,使整个处理过程分为输入、处理、输出三个环节,从输入记账凭证到输出会计报表一气呵成,全部处理过程由计算机控制自动完成。因此,在会计实务中,财会人员可以不再像手工会计一样关注账务
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处理程序。财会人员需要的会计信息,都可以通过打印或屏幕查义获得,实现数据处理一体化,有利于会计工作标准化。
2.8 账户设臵和账簿登记方法不同
手工会计下,按现行制度规定,需要根据会计要素分别设臵资产、负债、所有者权益、费用、收入、利润这六大类账户,并开设总分类账和明细分类账反映经济业务。在电算会计中,所有账户均用科目代码来标识,其一级科目(由财政部门统一规定) 的第一位就代表了账户的类别,并且所有“账”的明细记录可以存储在同一个数据文件,根据每一记录的科目代码及其隶属关系就可以方便地进行分类或汇总,随时生成所要的日记账或明细账;有下属明细科目的一级账和二级账则通过对下属明细科目的汇总得到,以表代账,甚至还可不保留日记账和明细账,所谓记账就只是根据凭证去更新对应科目的发生额与余额,并对该凭证作已记账的标志。需要“账簿”记录时,根据保留的记账凭证及明细科目的期初余额就可以随时方便地生成所要的总账与明细账。电算会计真正实现了数出一门(都是从凭证来) 和数据共享。
2.9 会计工作的组织体制不同
在手工会计中,会计工作组织体制以会计事务的不同性质为主要依据。一般手工会计划分如下专业组:材料组、成本组、工资组、综合组等,它们之间通过信息资料传递、交换、建立联系,相互稽核牵制,使会计工作正常运行。在电算会计中,会计工作的组织体制以数据的不同形态作为主要依据。通常可设臵数据(信息) 收集组、数据处理
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