4.3.3标识更新由文件的控制部门填写《文件更改记录》，记录文件更新的次数、页码、标记、日期和责任人。 4.4 外来文件的控制
4.4.1适用法律法规由品管部通过:
----当地政府; ----行政管理部门; ----新闻媒介;
----网络检索、客户沟通;
等多种渠道识别和获取。
4.4.2 获取的法律法规由品管部及时在公司外来文件清单上进行登录、确定发放范围并进行发放。
4.4.3外来技术文件由品管部通过
----标准制定部门 ----行业组织 ----顾客 ----其他相关方 ----市场
等多种渠道识别和获取。
4.5 文件标记更改的修订状态通过标记和修改控制页进行说明。 4.6文件和资料的编号规则如下: (l)食品安全管理手册:ZCFW/A-09：
ZCFW―公司缩写； A―食品安全管理手册；09-启用年份。 (2)食品安全管理体系程序文件:ZCFW/B－□□-09:
ZCFW―公司缩写；B―程序文件；□□—顺序号；09-启用年份。 (3)食品安全管理体系作业文件:ZCFW/C－XX－□□-09:
程序文件 序号：ZCFW/B－1.0 一、文件控制程序 共4页第4页 第1次换页 ZCFW―公司缩写; C―作业文件；XX—部门代号；□□—顺序号；09-启用年份。
5
(4)食品安全管理体系记录:ZCFW/D－XX－□□-09：
ZCFW―公司缩写；D―质量记录；XX—部门代号；□□—顺序号；09-启用年份。 (5)文件版次：、
A版：本文件的第一个版本；A1版：第一个版本评审后第一次修订版次。 (6)文件封面注明发布日期、生效日期。 (7)：部门代号：
01—总经理、02—品管部、03—业务部、04—生产部、05—采购部、06—综合部、07—机电部； 5 文件和记录 5.1《文件清单》、 5.2《外来文件清单》、 5.3《文件发放记录》、 5.4《文件回收记录》、 5.5《文件销毁记录》、 5.6《文件更改申请表》。
程序文件 1 目的
6
二、记录控制程序 序号：ZCFW/B－2.0 共2页第1页 第0次换页
规范食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档、保管和处置，确保食品安全管理体系记录为产品符合规定要求和食品安全管理体系有效运行提供完整准确的证据。 2 适用范围
公司食品安全管理体系记录格式设计、填写、收集、保管和处置活动的控制。 3 职责
3.l品管部作为实施记录控制程序的主要责任部门，负责如下事宜: 3.1.1编制公司食品安全管理体系记录清单。
3.1.2监督检查公司食品安全管理体系记录的管理工作。
3.2公司食品安全管理体系的各部门作为实施记录控制程序的相关责任部门，负责如下事宜:
3.2.1设计本部门食品安全管理体系记录的格式。
3.2.2本部门食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档和保管。 4 工作程序
4.1品管部根据证明产品符合规定要求、食品安全管理体系有效运行的需要，确定需要加以控制的食品安全管理体系记录，编制公司食品安全管理体系记录清单。
4.2食品安全管理体系记录明细表要说明食品安全管理体系记录的编号、名称、保管部门、保存期限。
4.3各部门按照完整、准确地反映食品安全管理活动过程和结果的要求设计本部门食品安全管理体系记录的格式。
4.4所有从事管理、执行、验证和评审工作的人员都要按要求的格式、使用统一的标识和编号，正确填写食品安全管理体系记录。
4.5食品安全管理体系记录必须用钢笔或圆珠笔填写，字迹清晰、签署完整。因笔误造成的更改，更改处要由更改人的签字。更改后的记录要能辨认出笔误部分的内容。 4.6食品安全管理体系记录必须完整、准确、真实地反映食品安全活动的过程和结果。 4.7食品安全管理体系记录填写完毕，由各部门指定专人收集、按照便于检索和查阅的方式分类、妥善保管。
程序文件 二、记录控制程序 序号：ZCFW/B－2.0 共2页第2页 第0次换页 7
4.8食品安全管理体系记录的保存期限要超过产品的食品安全责任期限和满足对食品安全活动进行追溯的需要。保管期内的记录必须存放于适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。
4.9 合同要求时，在商定期限内食品安全管理体系记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。
4.10 办公室每年结合内部审核对食品安全管理体系记录的填写、保管情况进行监督检查。
4.11 体系相关记录保存期限为三年，产品相关记录保存期限为2年； 产品保质期超过18个月的生产记录按照超过保质期12个月存档。
4.12 超过保存期限的食品安全管理体系记录经品管部确认后由保管部门负责销毁。 5 文件和记录
5.1 《食品安全管理体系记录清单》； 5.2 《食品安全管理记录销毁记录》。
程序文件 三、内部审核控制程序 序号：ZCFW/B－3.0 共3页第1页 第0次换页 8
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