电子档案工作管理措施浅谈

电子档案工作管理措施浅谈

概要：在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。

由电子文件形成的电子档案，给档案管理带来了一次革命性的挑战。使传统档案管理方式向数字化信息管理方式转化。对于档案人员来讲，电子文档的管理是前所未有的新事物，要不断学习、探索与研究，方可更好地使电子档案管理应用于实践，更好地服务于社会。下面谈一谈我对电子档案管理的几点思考。

一、电子档案的特点

与传统档案相比，电子档案具有如下特点： 1.文件记录方式多样，变化性大

传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

2.电子档案信息具有非直读性的优点

电子档案以数字编码将内容记录在载体上，无法直观看到；此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

3.电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性

一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，体现背景关系的信息常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

二、电子档案的优越性

1.电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率

在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，免除立卷归档，检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度，将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

2.电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，需要拆卷重做。这不仅费时费力，还给管理人员增添了许多麻烦。但电子档案采用微机网络管理后，可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

3.档案管理的电子化更利于文档的保密

在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容。这不符合文档管理保密工作的要求。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点，计算机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触到其他无关文件，从而保证了文件的保密性。

4.电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于利用。而要提高利用水平，就必须有高质量的文档卷宗。但是传统的文书李娟工作是认为的纸张立卷，立卷人柑橘自己的理解来进行操作，对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给以后的利用工作带来了许多不便。成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

三、 做好电子档案管理的措施

1.要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2. 健全电子档案管理的检查审核制度，规范公文制作和控制程序

对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

3.加强电子档案的保存与维护

电子档案的特性不同于纸质档案，这个特点决定其在保存于维护方面的复杂性。如何保存，维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。一要保证电子档案载体物理上的安全和内容逻辑上的准确；二要保证电子档案的原始性；三要保证电子档案的可理解性；五要对电子档案载体进行有效的检测与维护。

4. 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。