公路建设项目档案管理办法

河北省高速公路建设项目档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范我省高速公路建设项目档案管理工作, 确保工程档案的完整、准确、系统和安全,充分发挥工程档案在工程建设、管理、工程维护和改建和建中的作用, 根据国家档案局、 发展和改革委员会 ?重大建设项目档案验收办法? (档发〔2006〕2号) ,交通运输部?公路工程竣交工验收办法实施i细则? (交公路发〔2010〕65号)、 ?公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法? (交办发〔2001〕390号)、 ?交通档案管理办法? (交办发〔2005〕431 号) 、 ?交通建设项目档案管理登记办法??交通建设项目档案专项验收办法?

?交通档案进馆办法? (交办发(2007〕436号)、省档案局、省发展和改革委员会?河北省重点建设项目档案验收管理办法? (真档发〔2009) 40号) , 以及省交通运输厅?河北省交通档案管理实施细则? (冀档发〔2008〕46号)等有关规定, 结合我省实际制定本办法。

第二条 本办法适用子全省高速公路建设项目档案管理工作 。高速公路大、中修工程和其它等级公路建设项目可参照执行。

第三条 高速公路建设项目档案管理, 是指对高速公路工程建设项目自立项到竣工验收期问的文件材料进行全程收集、 整理、 归档、 保管和使用过程。

第四条 本办法所称高速公路建设项目档案是指高速公路项目建设过程中,自立项、工程可行性研究、评估、勘测、设计、施工、监理、交工、试运行、 竣工等工作活动中形成的应当归档, 并经系统整理归档的

文字材料、 图纸、图表、 计算材料、 声像资料、 电子文件以及其它不同载体形式的历史记录·。

第五条 本办法所称项目法人, 指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局(集团)和各设区市交通运输局有关单位;.项目管理执行机构,指代表项目法人实施高速公路项目建设的管理部门 。

第二章 管理及职责

第六条.高速公路建设项目档案遵循统一管理、分级负责的原则,实行项目法人负责制 。 省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导 。 项目法人对所辖项目管理执行机构和各参建单位的建设项目档案进行监督、指导、咨询和检査,具有领导、监督职能。项目管理执行机构负责做好本高速公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作,负责组织、协调和指导各参建单位的项目文件材料的收集、 整理、 归档工作。 建设项目发包给承包方时, 应当在有关合同中明确写明高速公路工程档案材料的形成.、 整理及档案数字化的要求, 与工程建设同步进行, 保证高速公路建设项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统。高速公路建设项目档案,接受省级以上档案行政管理部门的检査和指导。

第七条 为提高我省高速公路建设项.目档案管理水平,提高管理效率,省交通运输厅依照交通运输部?交通建设项目档案管理登记办法?,对

高速公路建设项目档案管理工作实行初、中、末登记、抽査制度:

(-)开工备案。 在高速公路建设项目开工六个月内, 由项目法人负责进行档案人员培训,对项目的档案组织领导、人员配备、管理制度、安全保管条件等方面进行前期指导。填写交通建设项目档案管理登记表一

(附件1) ,报省厅档案管理部.门备案。

(二)施工中期检査。 在各合同段交工验收过程中, 由项目法人对项目管理执行机构和项目各参建单位的档案形成情况进行检査, 填写交通建设项目档案管理登记表二(附件2) ,报省厅备案,以保证工程建设项目文件材料的收集、 整理和归档工作与工程建设同步进行。.省厅对项目进行重点抽査。

(三)预验收。档案专项验收前3个月,由省交通运输厅组织项目档案预验收。 预验收成员由省交通运输厅和项目法人组成。 重点对建设项目档案的完整性、准确性、系统性和档案质量状况进行检査(检査内容及标准见附件3), 指出改进意见和建议, 对正式验收的各项工作进行安排部署, 做好验收准备 。

第八条 各项日管理执行机构和各参建単位应在项目建设一开始就建立项目档案工作管理网络, 确定档案工作分管领导, 明确管理部门, 配备具有相关专业知识、能够适应高速公路建设项目档案管理的专(兼)职人员,并保持其稳定。

第九条 项目法人単位及项目执行机构需配备必要的计算机等设备, 建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理软件和项目档案登记系统, 以实现高速公路建设项目档案管理和登记手段的现代化。 档案管理软件参照省厅档案管理系统, 由项目法人组织实施。 第十条 项目管理执行机构和各参建单位应设置与工作相适应的档案库房, 配置必要的档案装具和设各, 特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。 纸质档案和其它载体档案编制数量一般不少于二套。 项目法人、 项目接管(养)单位各一

套。 .

第三章 业务管理 .

第十一条 建立健全高速公路建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度, 按照项目的不同阶段文件材料产生的自然过程, 分别做好预立卷工作。 其中,合同段应按施工准备、単位(分部、分项)工程施工工序及交工验收文件材料的自然形成过程, 分门别类, 做好-同步收集归档和预立卷工作 。

第十二条 项目管理执行机构组织各合同段项目交工验收前, 应组织各参建単位按照国家相关要求做好文件材料收集、 整理及归档工作, 经审核符合档案整理规范要求后, 接收各合同段经系统化整理的工程档案和案卷目录, 认真填写建设项目.档案接收审核单(表样见附件4) 。凡

未完成项目档案整理和移 交手续的,项目法人不得组织交工验收。

第十三条 高速公路建设项目立卷归档工作按照“谁形成谁负责”的原则, 由建设项目文件材料的形成 (利用) 单位或部门负责。 项目文件材料的收集、整理、归档工作,不得委托中介机构进行参与。

第十四条 建设项目档案整理应遵循高速公路建设项日文件材料的自然形成过程和成套性原则,分类科学,收集系统编目规范,便于保管和利用。

第十五条 项目设计档案的收集、整理、归档工作应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围,做好相关文件的收集、整理、归档工作,保证设计档案资料的齐全、完整。

第十六条 施工单位应负责本合同段施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作,将档案编制工作纳入施工管理职责范围,并接受监理单位、项目管理执行机构的监督、检査。