材料设备采购管理制度

材料设备采购管理制度

为了确保采购的材料设备符合设计要求及国家相关规范和标准，严格遵守合同约定并按要求进场作业，保证企业采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为，保证工程按质按期完成，特制定本制度。本制度适用于本公司及关联企业相关的采购行为。

一、组织机构及管理职责

（一）公司成立材料设备采购领导小组，小组长由工程总监兼任，成员包括材料设备部、项目经理部以及财务部等相关部门人员。该小组是公司材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。

（二）采购领导小组主要职责

1.审定公司及关联企业的材料设备采购管理办法及业务流程； 2.审定公司及各项目材料设备采购年度计划；

3.决定重大材料设备采购项目采购方式、材料设备采购招标方案及供应商选择； 4.组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本； 5.审定重大材料设备采购项目验收方案，决定采购工作中的重大事项等。 （三）材料设备采购领导小组常设办公室设在材料设备部，主要负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。

二、采购范围和采购方式

（一）采购范围即本制度所采购的材料设备主要包括：

序号 1 2 3 4 材料设备种类 主材 装饰材料 水电安装材料 大型施工设备 具 体 内 容 水泥、钢筋、木材、预拌混凝土 饰面砖、饰面板、不锈钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料 消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备 塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机 混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机组 5 一般施工设备 1

（二）采购方式即材料设备采购的三种采购方式： 1.招标采购方式

（1）招标采购方式适用于以下两种情况：

①依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；

②根据企业采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。

（2）实施采购招标项目需按照国家有关规定和本公司材料设备采购的招标规程、作业流程、监督管控等相关文件执行。

2.比质议价方式：对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。

3.独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。

三、采购计划的编制和审批

（一）大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程

1.项目经理部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写《材料设备使用计划表》报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后材料设备部编制《采购计划单》，一式三份，一份交项目经理部，一份留材料设备部做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。

2.根据公司规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程按照公司招标采购工作管理相关规定办理。

3.项目经理部根据工程进度要求，提前3天填写《材料设备采购计划表》，交材料设备部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。《材料设备采购计划表》一式三份，项目经理部、材料设备部、财务部各留一份。

4.材料设备部将经审核批准后的《材料设备采购计划表》中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总经理审批，材料设备部派出材料员根据已批准合同填写《支票使用申请表》到财务部办理相关领用手续，严格按合同条约完成采购过程。

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（二）小宗和一般性建材即价值在2000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程：

1.项目经理部提前5天填写《材料设备采购计划表》交材料设备部审核，经工程副总审核、总经理审批许可。

2.审批通过后材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后购进。 （三）产品和机电设备抢修的材料或零部件采购流程

1.由项目经理部主管人员提出《购物申请单》，经项目经理部经理签字，由材料设备部采购主管审核后，经材料设备部经理和工程总监审核后由材料设备部采购专员采购。

2.价值在1000元以下的采购可以不经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。贵重、关键或涉及重要安全部件材料、零部件的选购必须通过工程部经理或材料设备部经理审核。

（四）所有购进材料设备的报销手续必须凭《进料单》、发票和采购专员、仓库管理员、验收员签字并报总经理审批确认后才能报销。

四、采购合同管理

（一）签订合同：材料设备部代表企业同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。

（二）采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。

（三）采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按《企业招标采购工作管理办法》及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

五、材料设备的验收

（一）材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。

（二）采购专员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。

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