国际档案著录标准中的后保管思想 

国际档案著录标准中的后保管思想

赵芳

2012-11-23 16:05:00 来源：《档案学通讯》(京)2010年4期

【英文标题】Post-preservation Thought in the International Archival Descriptive Standard

【作者简介】赵芳，武汉大学信息管理学院2008级博士研究生，武汉430072

【内容提要】 国际档案理事会已先后颁布了四个关于著录的国际通用标准，分别从不同方面对档案著录工作予以指导。本文介绍和分析了这四个标准及后保管思想的主要内容，认为国际档案著录系列标准充分体现了后保管思想。标准所包含的后保管思想预示着后保管时代的来临，是对后保管思想的充分肯定，并为电子时期的档案工作指明了方向。

The International Council on Archives(ICA)has developed four standards for archival description, which guide the archival description practice in different aspects. After introducing and analyzing the contents of the four standards and the post-custodial, the article concludes that the post-custodial was fully reflected in this series of standards on description. These also demonstrate the post-custodial era's coming and guide the archives management in the electronic era.

【关 键 词】国际档案理事会/著录标准/后保管The International Council on Archives/Description standards/Post custodial

随着电子文件的出现及信息技术在档案领域的广泛应用，档案的信息化进程不断加快。而由于档案著录缺乏统一的规则，使得标准化要求极高的自动化技术难以应用。另外，因为缺乏标准，各档案馆之间难以实现档案信息的交流、共享。这样，档案著录标准化问题势在必行。国际档案界对此非常重视，专门成立了负责管理协调国际档案界档案著录问题的档案著录标准化特别委员会(ICA/CDS)，以及后来负责制定档案各个领域内标准的标准和最优化实践委员会(ICA/CBPS)。在两个委员会的积极努力下，迄今为止，已先后出台了四个关于著录的国际通用标准：《国际档案著录通则》(General International Standard Archival Description)，简称ISAD(G)(包括第l版和第2版)[1]、《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》(International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies，Persons and Families)，简称ISAAR(CPF)(包括第1版和第2版)[2]、《职能著录国际标准》(International Standard for Describing Functions)，简称ISDF[3]、《档案保管机构著录国际标准》(International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings)，简称ISDIAH[4]。(下文如无特殊标明所指的标准均为最新版)

1 标准简介

1.1 《国际档案著录通则》

ISAD(G)第1版于1994年公布。第2版于2000年年初出版，以迎接第14届国际档案大会。在简介中，ISAD(G)明确了其目的，即：确保能形成统一的、恰当的著录；便于档案信息的检索和交换；能实现数据资源的共享，使各收藏机构的著录形成统一的信息系统。ISAD(G)在著录方法上提出以尊重全宗理论为基

础的多级著录(multilevel description)。其遵循原则如下：从总体到部分、与著录级别相关、著录条目连接、无冗余著录。这种著录方式展示了各著录之间的关系，从全宗级的著录入手，可以进而纵览全宗级以下各级著录，查到更具体的内容；从低级次的著录入手，则可查到与之相关的著录，也可回溯到上级著录甚至全宗级著录。

1.2 《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》

专门用于提供档案背景信息的著录标准的ISAAR(CPF)第1版于1996年颁布，第2版在2004年维也纳召开的14届国际档案大会上以ISAD(G)的配套标准颁布。ISAAR(CPF)为描述形成档案的团体、个人以及家族提供了一个标准工具。在著录系统中创建既相互分离又互有联系的档案形成者的描述，为获取以及管理最有助于发现、利用和理解档案的背景信息提供了一个有效而灵活的手段。而且有了这个标准，就可以使档案著录仅著录单一的特征信息而发展到著录全面的背景信息，从而使档案信息资源能够得到更有效的控制、更有效的利用。

1.3 《职能著录国际标准》

专门著录档案信息系统职能的国际标准——ISDF，于2007年颁布。职能著录的作用在于：有助于把文件安全地置于其生成和使用环境，有助于解释文件产生和使用文件的原因和方式、生成文件所要满足的机构的职能和目的，以及文件怎样与同一机构产生的其他文件协调和联系。另外，把职能信息与文件著录和规范记录分开，可以减少信息的重复著录，有利于建设灵活的档案著录系统。

1.4 《档案保管机构著录国际标准》

鉴于档案保管机构信息对利用者检索档案的重要性，著录持有档案材料并提供服务的机构的国际标准——ISDIAH于2008年正式公布。其作用在于：在档案著录系统内把机构作为一个著录项来著录；在目录，档案信息系统或网络上，当作档案持有机构的标准检索项来使用：以及记录机构、实体以及他们所持有的档案间的关系。在前言中提到了该标准制定目的：文件著录信息与文件生成者和保管者的信息的联接对利用者全面理解所提供利用的材料很重要。目前国际档案界已经有了专门著录文件的ISAD(G)，专门著录文件生成者的ISAAR(CPF)，专门著录文件生成者和保管者职能的ISDF。为了使档案信息系统发挥更大的用途，需要制定一个单独的档案保管者著录标准。这就是制定ISDIAH的目的。虽然标准的主要目的是促进那些初始职能为保管档案及向公众提供利用的机构的著录。但其他如图书馆和博物馆等文化机构、企业、家庭或个人也可能持有档案。因此，该标准或其中的部分元素也可用来对所有提供利用其持有档案的实体的著录。

这四个国际标准中，ISAD(G)奠定了所有著录的基础，其他三个标准完善ISAD(G)各个部分，与之配套使用可实现对档案的全方位多角度著录，以方便利用者深入全面地理解档案的内容。标准与最优化实践委员已经提出，将来要制定一个单独的参考模型来协调这四个国际著录标准[5]。我们期待这样一个模型早日出台。

2 档案后保管思想

2.1 后保管思想的起源

档案后保管思想由美国档案学家杰拉尔德·汉姆首次提出。1974年10月3

日，在美国档案工作者协会第38届年会上，协会主席杰拉尔德·汉姆做了题为《档案边缘》的报告，该报告被公认为孕育了档案后保管范式的思想。七年后，汉姆在《美国档案工作者》第44期(1991年夏季刊)上发表了《后保管时代的档案战略》一文，首次正式提出了“后保管时代”(post-custodial era)概念。1994年，特里·库克发展了汉姆的“后保管时代”思想，提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”[6]。1996年，在第十三届国际档案大会上，库克比较系统地阐述了他的档案后保管范式思想：传统的工作重点——档案实体保管，将被新重点——关注档案的来源、形成过程、制作目的、档案之间及立档单位之间的联系、立档单位职能关系，档案形成者职权范围等——所取代或(至少是)加强。所有这些远远超出了简单的实体保管，而这就是档案的后保管。[7]电子时代的到来，使档案工作者面临的不仅是保管实体在载体材料上的变化，更重要的是文件从形成、运作到利用等过程中产生的根本性变化所带来的挑战。库克将这种转变置于后现代理论中，提出了电子文件的“后保管模式”。如库克所言，变革传统保管观念势在必行，主要有两方面的原因：“计算机社会里文件的类型”和“文件的数量”，即文件形态的变化，虚拟的电子文件取代实体的纸质文件以及文件数量急剧增长的变化[8]。

2.2 后保管思想的内容

库克的“后保管”思想主要由三部分构成：新来源观、宏观鉴定论、知识服务[9]。新来源观强调从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为以变动、临时甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。宏观鉴定论不再采用时间、来源、职能、内容或用户之类的具体标准，而是改用更加宏观且相对抽象的“文件形成机关的社会职能”标准。确切地说，