担保公司档案管理制度

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公司档案管理制度（试行）

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第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理，确保档案资料的完整性，促进担保业务经营的合法性和担保资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》等有关法律法规和担保管理的相关规定，特制定本制度。

第二条 担保业务档案是指在办理担保业务过程中形成的用以记录和反映担保业务全过程及与担保客户关系的重要文件、凭据和图表等相关资料。主要由借款人的基本资料、担保业务中的相关契约和担保管理资料等组成。

第三条 担保业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，业务部门、风控部门应配合综合档案人员，对担保业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。客户经理负责担保业务档案移交前的收集、整理工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。

档案管理人员负责担保业务档案移交后的整理、立卷、保管和日常维护工作，并对移交后的担保业务档案的安全、管理、立卷、归档、提取、调阅、销毁、保密等负责。

第四条 各部门要遵守担保业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保担保业务档案的完整和安全。

第五条 担保业务档案涉及国家、公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

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第二章 担保业务档案的归档方法

第六条 担保业务档案主要分为评审卷和风险卷两大类。 评审卷由业务部门人员进行收集和整理，装订。以确保评审卷内容的完整性和正确性。当所有的文件、资料、手续都以齐全，并放款完毕后。在5个工作日内将评审卷档案移交给档案管理人员，由档案管理人员进行档案归档整理。如果评审卷档案有手续文件不全或需要补充新手续文件等情况都由业务部门人员自行完成。没有做成的项目评审卷和已经决定不在继续进行的项目评审卷档案由业务部门人员自行进行管理。档案管理人员不予接收保管。

风险卷由风险部门人员进行收集、整理、装订。以确保风险卷内容的完整性和正确性。当确定所有的合同文件，资料，手续都以齐全，并放款完毕后。在5个工作日内将风险卷档案移交给档案管理人员，由档案管理人员进行档案归档整理。

第七条 评审卷和风险卷内所有的合同文件和手续资料都由业务部门人员和风险部门人员整理完毕后，移交给档案管理人员，由档案管理人员进行整理、立卷，制作侧封和封面，再装入档案盒内归档。并根据目录和编号存放在不同银行的档案盒中，并把不同银行的档案盒放在不同编号的档案柜中。档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一编制。每个档案按类别分为评审卷和风险卷两大类，如有补充

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可建立副卷档案。档案管理人员负责对档案日常的保管、维护、安全管理、日后调阅、保密销毁等工作。

第三章 担保业务档案的基本内容

第八条 风险卷档案主要包括：抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书(企业办理的要收集)，抵押物的保险单、担保意向书（含回执）、放款通知书（含回执）、担保函、借款合同、保证合同、法院裁定书、贷款诉讼等各类担保业务合同(协议书)的相关证件。

第九条 评审卷档案主要包括：各类客户担保业务申请报告和申请书、《企业法人营业执照》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，

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