某物业公司财务管理手册

五、现金使用说明

为健全财务制度，堵塞漏洞，凡发生额在人民币500元以下的零星支出，可用现金支付外，其余一律用支票支付。

电子文档：CWGL010

计算机软件简介

作为一个现代化的机构，计算机的应用是不可或缺的。因为良好和合适的软件可以大大提高工作效率及减少人为的错误。

《物业管理软件》及《会计软件》对财务管理部门有所帮助。以下将就该两类软件的功能及操作时须注意的事项作些简介。

一、《物业管理软件》

《物业管理软件》的应用范围相当广泛，包括: 管理部、工程管理部、安全管理部及财务管理部等。

《物业管理软件》在管理各用户的应收账款方面有较大帮助。其功能包括：记录每一个业户的状况，各项应收账款的应收、实收、欠费状况，印制缴款通知书、催款通知书、对账单等。一套好的《物业管理软件》还可方便地处理各种类型的付款，如：部分付款预缴款，并按需要按期结转。

二、《会计软件》

记账凭证、财务报表、账簿等均可以由此软件编制及自动生成，而国家规定的会计科目已在软件内预先制定，只需适当增减明细目便可使用。

三、注意事项

计算机贮藏的数据是十分重要的，而很多时候因计算机故障、电力终断、人为错误，均会损毁已贮藏的数据。因此，定期作数据备份是非常有必要的。为减低损失，最好每天做备份。做备份的步骤如下：

1.预备七只磁盘，标上1至7日(分清楚是物业管理，还是财务)，每日下班前做一次备份。星期一用磁盘1号，星期二用磁盘2号，如此类推。下一个星期可以覆盖上一个星期的数据。

2.每月最后一天要多做一套备份，并在此磁盘标上日期，永久储存。