常用公文格式排版

公文格式排版

一、设置页面(“页面布局”—“页面设置”) (一) “页边距”

1.页边距:上 3厘米、下 2.5厘米、左 2.6厘米、右 2.5厘米。 2.纸张方向:纵向。 (二) “纸张” 纸张大小:A4。

确保“每面排 22行,每行排 28个字,并撑满版心” 。 二、设置标题 (一) “字体”

1.主标题:先设置字体为华文小标宋简体(或华文中宋、宋体) ,再 设置字体为 Times New Roman;字形,加粗;字号,二号。 2.副标题:字体,与主标题一致;字形,不加粗;字号,三号。 (二) “段落”

1.对齐方式:居中。

2.左侧右侧缩进均为 0字符。 3.特殊格式:无。

4.段前段后间距均为 0行。

5.行距:固定值, 28磅。 (三)内容要求

1.标题可分一行或多行居中排布,回行时应排列对称、长短适宜、间 距恰当;多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局,不应采用上下长短一 样的长方形或上下长中间短的沙漏形。

2.正式公文标题应要素完整,一般格式为 “ 发文机关 +关于 ××(事由) 的 +文种 ” 。

3.标题回行时应词意完整,不能将词组拆开;发文机关名称应在第一 行居中排布;最后一行不能将 “ 的 ” 与文种单独排列成行。

4.标题中除法规、规章名称可加书名号外,一般不用标点符号。 (四)标题与正文间隔

空一行,字号为五号,行距为最小值 12磅。 三、设置正文 (一) “字体”

1.一级标题:字体,黑体;字形,不加粗;字号,三号。

2.二级标题:字体,楷体 _GB2312(或楷体) ;字形,不加粗;字号, 三号。

3.三级标题、四级标题和五级标题:字体,仿宋 _GB2312(或仿宋) ; 字形,加粗;字号,三号。

4.其余正文(包括附件、落款、附注) :字体,仿宋 _GB2312(或仿 宋) ;字形,不加粗;字号,三号。

5.正文各级各类字体设定完后,应再次选定全文,设置字体为 Times New Roman。 (二) “段落”

1.对齐方式:两端对齐。 2.左侧右侧缩进均为 0字符。 3.特殊格式:首行缩进, 2字符。 4.段前段后间距均为 0行。 5.行距:固定值, 28磅。 (三)内容要求

1.主送机关(俗称 “ 抬头 ” )居正文第一行单独成行,顶格不缩进。

2. 一级标题、 二级标题、 三级标题、 四级标题、 五级标题依次采用 “ 一、 ” 、 “ (一) ” 、 “1. ” 、 “ (1) ” 、 “ ① ” 排序标注。

3.公文中引用文件时,应按规范将文件名称和发文字号写全,一般格 式为 “ 《关于 ××××的 ××》 (××××? ××××? ××号) ” ,特别注意发文字号中必 须使用六角括号 “ ? ××××? ” 。

4.附件在正文末下空 1行,靠左缩进 2字符排布;标准格式为 “ 附件: 1. ××××” ;附件名称不用书名号,结尾不加标点符号;单个附件不标注序 号;多个附件用阿拉伯数字 “1. ” 标注序号,并按顺序回行排列;回行时, 序号与序号对齐,名称内容与内容对齐。

5. 发文机关署名 (俗称 “ 落款 ” ) 在正文末 (或附件末) 下空 1-3行 (不 盖章时空 1行,盖章时空 3行) ,靠右空 2字符排布。

6.成文日期(俗称 “ 落款日期 ” )在发文机关署名下一行靠右排布,以 发文机关署名为准居中;标准格式为 “××××年 ××月 ××日 ” ,用阿拉伯数字将 年、月、日标全,不编虚位。 7.用印时,公章应端正盖住发文机关署名,印章上部约三分之二压在 空白处, 印章上沿距正文最后一行文字空 1行, 印章下沿骑 “年” 盖 “月 ” 。 8.附注(上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话)在成文日期 下一行靠左缩进 2字符排布; 标准格式为 “ (联系人:×××; 联系电话:××××) ” 。 9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文中使 - 2 -

用的标点符号按相应规范执行。 四、设置页码 (一)一般情况

1. 奇数页页码在页面底端居右空一字, 偶数页页码在页面底端居左空 一字。

2. “ 页面布局 ”—“ 页面设置 ”—“ 版式 ”— 页眉和页脚:勾选 “ 奇偶页不 同 ” 。

3. “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 设置页码格式 ” :选择编号格式 “ -1-, -2-, -3-, …” 。

4.将光标置于第 1页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠右的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设

置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置右侧缩进 1字符。

5.将光标置于第 2页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠左的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置左侧缩进 1字符。

(二)信函格式公文(套印函头纸的公文)

1.首页不显示页码;只有两页的可以不标注页码,双面打印即可。 2.三页及以上的,从第 2页开始标注页码,奇数页页码在页面底端居 右空一字,偶数页页码在页面底端居左空一字。

3. “ 页面布局 ”—“ 页面设置 ”—“ 版式 ”— 页眉和页脚:勾选 “ 奇偶页不 同 ” 、 “ 首页不同 ” 。

4. “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 设置页码格式 ” :选择编号格式 “ -1-, -2-, -3-, …” 。

5.将光标置于第 2页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠左的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置左侧缩进 1字符。

6.将光标置于第 3页, “ 插入 ”—“ 页码 ”—“ 页面底端 ”— 选择靠右的页 码格式插入;消除页码下方空行;选取页码,设置为宋体、半角、四号字, 并在 “ 段落 ” 中设置右侧缩进 1字符。 (三)注意事项

1.公文附件与正文一起排版装订时,页码应连续编排。 2.公文中间出现空白页时,空白页不编排页码。