秘书如何能做好信息工作

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的身体条件、气质性格、知识结构、生活环境、学习和工作环境、兴趣爱好、人际关系等，只有当这些资源相互匹配，达到最佳组合时，人才会有良好的条件充分发挥自己的潜能。确定自己发展的努力方向，还要注意适应社会需要的原则，选择发展目标只能从实际中选择，不能从虚无中选择，应该结合社会发展对人才的需要来确定自己的目标。认真分析自己的条件和社会需求后，我们可能发现适合自己的发展方向不止一个，这是正常的。每个人都有多种发展的可能性，在快速变化的社会中，我们也不应该只有一个努力方向。目标可以是多样的，但必须有主次之分，这样才能保证将精力、时间用于该用的地方，使行动效率更高。在暂时无法确定主要目标时，可以先根据自己的分析选择其中的几个，尽可能多地收集有关信息，包括职业的重要程度、发展前景、对知识技能水平的要求、通过哪些渠道能获取相关资格，将它们进行综合比较，最后确定主要目标。确定的主、次目标最好具有一定的相关性，比如选择计算机应用为主要目标，可以将计算机通信、网络技术作为次要目标，选择财务管理为主要目标，可以将金融保险、审计统计作为次要目标。这样，收集的知识信息可以互相迁移，达到事半功倍的效果。

选择最近信息渠道。信息容和类型的丰富多才彩决定了信息渠道是多种多样的，相应的信息有相应的来源渠道，客观上并不存在一个对任何人来说都是最佳渠道是因人、因时、因地、因信息容的不同而定的。外语水平不高的人，应该选择母语信息渠道。处于旅行途中，信息渠道主要是广播和报刊。中心城市的信息来源比边远地区多、选择余地大。有的信息有多种来源渠道，比如重大新闻；有的信息来源渠道十分单一，比如某一种果树的栽培方法。因此，确定最佳信息渠道没有万能的方法，必须在实践中不断探索，根据实际情况来选择。对于我们来说，信息渠道不必十分完备，解决某个问题有时只需要一两个信息渠道就可以了。 信息来源分为文献资料和非文献资料两种，文献资料渠道指的我们熟悉的书籍、报刊、文献索引、容摘录及汇编等，非文献资料渠道指的是实物、口头信息、图像、光盘、磁盘、网络信息等。这些渠道都可以作为我们的信息来源,只要是有用的信息就应该收集。在我们的生活中，常见的信息来源渠道主要有：知识学习；与人交往进行信息交流；报纸；杂志；广播；电视；磁盘、光盘等记录电子信息的载体；国际互联网。 然后就要收集信息 ⑴善于捕捉信息

我们要有捕捉信息的意识和紧迫感，要坚持不懈的多方面收集信息，只有这样，我们才能从每天接触到的大量信息中的到更多有用的信息。收集信息要注意系统性。信息不会孤立的存在我们完成一个任务或是一个目标也不是只需要一条信息。一条信息往往与更多有用的信息相联系有时一条看似无用的信息，也会与很多游泳的信息想联系，这都需要我们去挖掘。 ⑵可能详尽地占有西信息

任何一个目标的实现或是任务的完成，都必须利用大量的信息，有时为了得到一个比较准确的结论，还必须在大量信息的基础上进行分析。占有信息量的多少不仅标志着一个人的信息意识的强弱、信息渠道的多少，而且还是能否获得成功的重要基础。详尽的占有相关信息可以使我们的认识更有安全感，找到解决问题的关键。只有从大量的信息中我们才能掏沙拾金，找到有重要价值的信息。 ⑶当的记录信息

记录信息就是把有用的信息通过某种方式保存下来，以便在需要时能提取出来使用。记录信息的方法是记忆，但我们的记忆力是有限的面对大量的西信息，仅靠大脑不可能有效的记录。

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特别是值非常大的信息，应该详细记录并尽量在记忆中保留其中心容和基本数据。有一点要注意，就是我们记录的信息一定要准确 ㈡对信息的加工

信息的加工是指将收集到的信息按照不同的目的和要求,进行鉴别和筛选,剔除那些虚假、过时和无用的信息，使信息条理化、规化和准确化的过程，信息的加工工作将有利于接下来的存储、传递和利用工作。秘书要对收集到的信息加以必要的吸收和消化，提炼出精华性的信息以供利用。信息的加工工作主要有： ⑴筛选

对收集到的大量信息进行去粗取精的工作，从中挑选出典型的、有价值的信息以供利用。 ⑵鉴别

用科学的方法对信息进行去伪存真的工作，并对信息的性质、真伪、价值、作用等作出鉴定和判断。 ⑶提炼

对信息进行编辑、统计、分类、综合、提要等工作，让领导及其他信息利用者用较少的时间阅读和掌握必要的信息，获得最大的信息量，减少不必要的或低价值的信息对他们的干扰。办公室部门编写的简报、摘报、快报等都是对各种信息进行浓缩和提炼的成果。 ⑷研究

对所获得的原始信息和其他信息进行分析、推论、归纳、综合、以形成明确的观点、概念和结论，创造出新的更有价值的信息，成为更高层次的信息和知识。有时在这个活动中秘书还会发现一些现有信息的不足，以便进一步采集、补充；另外，对一些焦点信息还要进行专门的调查研究，以获取更深层次的信息。 ⑸撰写

将那些经过加工的信息转换为新的书面信息。一般说来，信息的加工工作是一项艰巨的工作，而且决策的层次越高，需要的信息加工程度越深，从事这项工作必须要有深厚的对事物分析、判断和研究的能力。随着信息生成的不断加快，决策对信息质量要求的不断提高，信息加工工作的难度也在增加。 ㈢书对信息的存储

有些信息在收集、加工处理完毕后并不是马上就要被利用，这样就需要把这些信息先保存起来。另外，一些有价值的信息被使用过后还有第二次，甚至第三次被使用的价值，因此需要将这些信息留存。所以，研究信息如何存储是非常有意义的。信息的存储是指对加工后的信息进行科学、有序的存放，以便使用的过程。它包括两层含义：一是将加工后的信息按一定的规则记录在相应的载体上；二是将这些信息载体按一定的特征、容性质进行综合，组成系统有序、方便检索利用的体系。 ⑴出信息存储规划

要想使信息的存储更有条理，首先要预先对组织各项活动中那些可能需要存储的信息情况进行详细了解。然后做出整体存储规划，决定那些需要存储的信息存在哪儿、怎么存等。办公

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室对信息进行存储规划首先需要回答下列问题： ⒈要有什么样的信息材料需要保存下来？ ⒉息将分散保存，还是集中保存？ ⒊类信息每年的产生量大致是多少？ ⒋类信息的使用频率有多大？

⒌些信息需要保存较长的时间？要保存多久？ ⒍种信息载体需要什么样的保存条件？ ⒎息放在哪儿比较合适（方便、安全、经济）？ ⒏位可提供的存储空间有多大？ ⒐要的、的信息放在哪儿？

⒑需要购买什么样的储存柜或其他装具？ ⑵息的分类

从容、性质、特征、用途、载体等角度，将有在联系的信息分门别类地作和在一起，对信息进行分类。一方面可以将原来零散的、孤立存在的信息有效地组合在一起，增加信息的价值；另一方面也便于有序地保存信息。信息的分类有多种方法，如通常人们会首先将信息按载体分类，然后再按其所反映的问题等特征分类，再按时间顺序排列。 ⑶信息的编码和编目

按一定的体系给每一份信息材料一个独特的编码，进行登记，并编制目录索引等检索工具以方便今后的检索。在电子类信息中，这项工作在信息输入阶段即可以建立一些特征，然后利用计算机的强大功能，进行多种方便快捷的检索，大大降低了这方面的工作强度。 ⑷存储

对信息进行存储有多种方法。随着信息量的增加，需要存储的信息越来越多，对信息存储的要求也越来越高。因此，传统的手工存储已满足不了需要，必须借助于现代化的手段，如计算机、缩微技术等，目前，常用的存储方法主要有：

⒈工存储。存储信息的传统方法是在纸上记录，并人工保存在档案室或其他处所。这在今天仍然是最常用的方法。所有企业都有纸面记录，需要排序和存储在合乎逻辑的、可访问的系统中。手工存储信息容易理解和使用，一旦找到就能阅读，不需要特别昂贵的设备，但大量的纸质材料会占据很多空间，而且需要长期保存的材料还有较高的环境要求。

⒉微存储。缩微技术是另一种信息存储技术。所谓缩微技术就是将资料或图书通过专用设备利用照相原理缩小到底片上，使用时再用专用设备阅读或复印。

⒊盘存储。光盘存储是指将文字、影象等信息以数字的形式存储在光盘上。使用光盘进行存储有很多优点，如：光盘信息存储的密度非常高，可以进行海量存储，与纸质文件相比，可以节约大量空间、存储成本，总体核算较低；信息的检索存取操作简单快捷；可以与计算机联机使用，易于远距离传输和随机检索等。但不论采取哪种信息存储方式，都要注意以下一些问题：存储的资料要安全可靠。对各种自然技术及社会因素可能造成的资料毁坏或丢失，

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都必须有相应的处理和防措施。对于大量资料的存储要节约存储空间。计算机存储要采用科学的编码体系，缩短相同信息所需的代码，从而节约空间，信息存储必须满足存取方便、迅速的需要，否则就会给信息的利用带来不便，计算机存储应对数据进行科学合理的组织，要按照信息本身和他们之间的逻辑关系进行存储。 ㈣秘书对信息的传递 ⑴书信息的传递围

秘书机构的枢纽地位决定了它是联系外、沟通组织上下左右的信息中心，因此，秘书进行信息传递的围非常广泛。就其传递信息方向划分，其信息传递工作围包括： ⒈上而下：将管理层的决策管理信息传递给下级部门；

⒉下而上：将下级部门的工作动态、成果、问题、要求等及时汇报给管理层； ⒊行往来：通过各种信息传递，使各部门协调工作、互相配合； ⒋而外：将组织的信息传递给社会其他组织，如信息发布；

⒌外而：将各种对企业经营管理活动有用的信息及时传递给组织的有关部门或人员。 ⑵办公室信息传递的主要方式

办公室作为领导和管理工作的辅助部门，在进行信息传输时，往往抓哟负责各种正式信息的传递，其主要方式有：

⒈面形式。它包括：正式文件；部文件（便条、备忘录等）；；传真；电子（计算机网络） ⒉头形式。它包括：；会议；比较正式的谈话。

上述不同传递方式的传递速度、质量、效果等各有不同，各有所长。因此，在选择传输方式时，秘书必须根据信息的具体情况综合考虑，选择一种最为妥当的方式。① 四 、秘书做好信息工作的作用

信息工作是围绕信息进行一系列工作,包括对信息进行收集、整理、传递、利用和储存等程序.信息工作在秘书工作中具有重大作用. ㈠息工作是秘书部门辅助决策的一向重要工作

决策是领导者的首要职责.决策就是用科学的方法、丰富的经验,对重大问题作出多种可行性研究,从中选择最佳方案.正确的决策往往不是一次性选择的结果,而是一个不断筛选、不断完善的过程,这就需要大量的信息.掌握了准确、全面、及时的信息,才可能作出切合实际的、正确的决策;否则,就会导致决策失误.

领导者获取信息一般有哦三种渠道.一是亲自获取.即通过听取汇报、阅读文件、蹲点调查、视察工作等自身实践活动收集.二是由秘书部门或专门的信息机构、信息人员收集提供.三是由各项职能部门提供.职能部门只收集和提供与本部门业务有关的部分信息,而秘书部门是综合部门,上级、下级、同级以及其他部门的信息都向它输入,因而掌握的信息比较全面、系统,能较灵敏可靠的反映各方面的动态,并可以从中形成自己的观点、看法.因此它是领导获取信息的一条非常重要的渠道.因此可以说,信息工作是秘书部门辅助领导决策的一项重要工作.

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㈡信工作是秘书部门的一项重要业务

这可以从两个方面来理解:一是从秘书部门的工作性质看,它作为单位的枢纽部门,其位置决定了它必然成为联系上下左右、沟通四面八方的信息集散地.这就为秘书部门做好信息工作创造了条件.二是从秘书部门的工作容看,除辅助领导决策必须依靠信息外,办文办事和联系各方也必须依靠信息.秘书经常性的工作是起草各种文件和材料,这一写作过程实际上是收集信息和加工信息的过程.\巧妇难为无米之炊\没有信息,办文就办不成.要办好各种公务,不仅靠领会领导意图、发挥个人学识,还必须有所参考,有所借鉴.这些参考和借鉴就是信息.信息越多,耳目越灵,办事能力就越强.秘书部门经常与各方面打交道,无论是调查研究、回复问题还是协调关系都离不开信息.就拿事务性很强的值班室的工作来说,对前来洽谈公式的、反映情况的、告状的 请求处理突发性时间的,值班秘书要根据不同的对象,区别不同情况,采取不同的处理办法;而且要当机立断,应对自如,这就笔削有足够的信息储备.只有平时注意收集、整理信息,对自己的工作围非常了解,对工作围以外的信息也有所涉猎,才不至于事到临头束手无策,拖拉推委延误工作.有学者说,秘书是未来办公室咨询的整合者.由于秘书的一工作离不开信息,因此,信息工作是秘书部门的一向重要业务. ㈢信工作有利于开创秘书工作新局面

长期以来,中国地的秘书工作节奏慢、效率低,这除了与管理体制和秘书人员的素质有关外,还与信息工作的落后有关.随着改革开放的更加深入,秘书部门旧的管理观念受到猛烈的冲击,传统的工作程序和工作方式的弊端日益显露出来.各级领导越来越认识到,为了适应形式发展的需要,为了更好地进行决策,必须要建立和健全信息体系,做好信息工作,1987年,国务院召开了全国政府信息系统座谈会,强调了信息工作手段的现代化和人的思想现代化问题.以后信息工作有了较大的发展.就党政两大体系来说,已建立了纵横交错的信息网,有一大批信息点和信息员截至1987年,各省(区、市)政府系统有530多个下属单位安装了传真机或专线,各部门使用的传真机已达1100多个,还装备了其他一些现代化工具.

信息工作的加强,给秘书部门诸如活力,打破了以往那种按部就班、机械运动的常规,迫使办公室工作以信息为轴心,实行一条龙作业.信息工作不仅由信息人员直接参与,而且收发 文书、文印、务、机要、档案等其他人员也介入.这就使秘书工作环环相扣,加快了原转的速度.同时,随着信息半看质量的提高和上级指示精神的传达,通过信息渠道当天或第二天即可完成,使办公室工作效率明显提高.这些都说明,高质量的信息工作有力的促进了秘书工作的改革,有利于开创秘书工作的新局面. ③

现在涉外秘书的发展趋势：社会化，现代化，专业化。我们要认清趋势，做一个顺应时代的合格秘书

五 、秘书做好信息工作应注意的问题

㈠确保信息的真实性。我们党历来提倡实事的工作作风，采集信息更要实事、客观真实地反映情况，既报“喜”又报“忧”，喜忧都报，要保持信息的原汁原味，保证信息的质量。 ㈡注意信息的针对性。采集的信息要有针对性，主题明确，既要开门见山，又要短小精悍，切忌泛泛而谈

㈢把握信息的时效性。信息具有很强的时效性，（信息的特点已经很清楚地介绍了）在一重大事件发生或出现时，信息员要及时全面、客观、真实地反映报道这一事件的始末，不要等到事情已发生一段时间了再来收集整理反馈，这样的信息即使再好也如同一朵凋的鲜花，逊色多了。

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