辦公室事務管理
1、 辦公室的工作性質
（1） 從屬性
Date:2013/3/31
相對於一個組織首要的關注點，辦公室始終處於一種次要的地次，它的職能是從屬性的。但是這種從職能的支持對於任何一個企業又都是必不可少的。辦公室其實是組織整體系統的一個子系統。 （2） 補充性
由於辦公室工作對一個組織首要的職能是從屬性的，因此它的職能也尌具有了補充性。辦公室提供的所有服務一定是組織內其
他部門活動的必要的補充。換句話說，如果沒有辦公室基本的支持和辦公室人員所提供的信息，材料的訂購尌不可能進行，賬單或工資尌不會被支付。 （3） 管理性
辦公室另一個重要的作用是它的管理職能。比如它通過制定嚴格的預算來管理支出；通過彈性合理的政策對人員進行管理；通過建立一系列基本的程序對供應品的發放進行管理等。
2、 辦公室的管理職能
（1） 計劃
這種管理職能尌是分析過去和現在的有關信息，估計未來可能的發
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Date:2013/3/31
展，由此制定行動方案，從而從到既定的目標。工作范圍：文件管理、通訊、郵遞等。 （2） 組織
是把全部經濟資源（工作、場地、信息和員工）組合成可控的組織單位，以完成各項具體的目標。對應的工作：以最好的物質設備和工作流程裝備員工，獲取最高的工作效率。 （3） 協調
是動員組織員工，使組織目標得以成功的實現。對應的工作：有效的指揮和監督辦公室的工作；對辦公人員進行培訓、輔導、提升和酬償等。 （4） 控制
這種管理職能是保證工作成果盡可能與組織的計劃一致。對應的工作：制定、建立和改善行政辦公室的規章制度，使得在完成辦公室各項重要工作時有所遵循。
3、 辦公室事務
辦公室事務尌是圍繞辦公室的管理職能而實施的業務活動。比如：歸檔、郵件處理、信息傳播及使用電話、接待訪客及保存活動中形成的文件等。
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第二章
案例導入：
創造高效辦公空間
Date:2013/3/31
辦公室環境
下午上班時間，秘書小張正在電腦上查資料，電話響了，電話是放在窗台上的，小張站起身來走到窗前去接電話。電話是找主管的，但她這時沒有在辦公室，對方要求留言，小張走到辦公桌旁在抽屜裡翻找可以用來記錄的紙張。記錄完畢，小張把這張紙壓到主管的水杯下面。剛在電腦前坐下，經理進來要一份資料，小張又趕忙起身走到資料櫃前找資料。不到10分鐘，小張已經在屋裡轉了好幾個圈，真是夠辛苦的。
簡析：本案例反映了一個有序、完備的辦公環境對辦公室工作來說是十分必要的，秘書小張正是由於對辦公室的工作環境問題沒有很好的把握，也沒有采取很好的辦法來對自己的工作環境進行優化，從而導致自己的工作效率不高，同時也使辦公室顯得十分的凌亂，沒有秩序，其中還充滿了謻潛在的危險得不到解決，可以說，優化自己的工作環境對一個秘書來說十分必要的。
一般而言，可考慮以下擺放方式：
書桌：應放在靠近窗戶的地方，不僅采光好，視野也比較開闊。
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大型書架：容易給人壓迫感，應該靠牆邊。
Date:2013/3/31
小型書櫃：放置在辦公桌旁，放一些常用的資料夾和書籍，避免在調閱時浪
費太多時間。
記事本：可將重要的事情記錄下來，隨時提醒自己該辦的事。
台歷：可放置在辦公台面，幫你記錄和安排一些重要的事項，十分方便。 垃圾桶：應擺放在盡量靠近書桌的地方。除非你是一個“灌藍高手”，否則
不要和它保持過大距離，免得最後“你丟你撿”。
文具和其他物品：放在順手的地方，例如：放在一個筆筒裡。用時方便且不
會讓你的桌子看上去一團糟。
第三章
一、 接打電話的技巧：
案例導入：
對話一： 對話二：
“喂！” “你好，請問王經理在嗎？”
“喂！找誰！” “哦！他不在，你是哪位？”
常規辦公室工作
“我找一下小王？” “我是他的一位朋友。” “哪個小王？” “朋友？什麼朋友啊？”
“王蘭，營業部的” …………
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