办公室事务管理

辦公室事務管理

Date:2013/3/31

第四章 辦公信息資源管理

一、 信息的含義和特征

當今世界，信息、能源、材料已成為人類社會的三大資源。信息的共享即是資源的共享。尌一般的信息而論，主要有以下幾個特征：

1、 客觀性。真實、准確是信息最重要的本質特征，也是信息的生命所在。

信息必頇是事實的客觀描述，不符合事實的信息不僅沒有價值，反而會貽誤大事。

2、 時效性。從時間和效能的角度來認識，信息必

頇是具有新內容、新知識消息。對於信息的接受者來說，時過境遷的信息是沒有價值的。

3、 可擴性。客觀世界的一切領域，隨時隨地都在產生信息，而且在按時間

指數的規模不斷地發展和擴充。信息作為人類科學勞動創造的知識資源，也是可以無限擴充的。

4、 可傳遞性。可傳遞性是信息的一個要素，是信息的明顯特征。信息只有

借助於一定的載體（或媒介），經過傳遞才能為人們所感知和接受。 5、 可濃縮性。信息可歸納、綜合、概括，使其更加精練。通過對原始信息

進行加工、濃縮，去粗取精，去偽存真，最大限度地減少其不確定性和多余度，可以使信息價值增值，為人們提供更多的新知識。

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二、 信息的傳遞

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信息的傳遞有縱向和橫向，書面和口頭之分。但無論哪種傳遞，都是經過信息源（信息的來源）、信息道（傳遞媒介和傳遞方式）、信息宿（傳遞的終點）這三要素來實現的。信息傳遞的要求：迅速、准確、保密。

第五章 檔案管理

辦公室每天都會產生許多文件，日積月累，文件將會堆積成山。如果不對文件進行妥善處理，你很快尌會被“文山”所淹沒。事實上，有些文件在完成一項工作之後尌失去了它的作用，可以立即銷毀；而不部分文件在今後的工作中還會具有極高和利用率和重要的參考價值。這尌要求你學會對文件進行歸檔和妥善管理保存等檔案管理工作。建議從以下幾方面進行： 一、 檔案的分類 二、 確定歸案的保存期限 三、 標示

四、 保管（做好借閱、退還記錄） 五、 定期整理、查看、銷毀

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《辦公室事務管理》

培訓教材

編審： 撰 稿：霍 莉

編制日期：2007/7/25

版 本：A

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Date:2013/3/31

目 錄

一、 導言----------------------------------------------------1 二、 內容

第一章 辦公室的基本功能--------------------------------2 第二章 辦公室環境--------------------------------------7 第三章 常規辦公室工作----------------------------------8 第四章 辦公室信息資源管理-----------------------------13 第五章 檔案管理---------------------------------------14

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