浅谈文档的信息化管理

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浅谈文档的信息化管理

作者：冯燕灵

来源：《中国管理信息化》2013年第10期

[摘 要] 本文通过分析电子文档在档案管理工作中的现状和存在问题，提出了一些解决问题的方法。

[关键词] 电子文档； 信息化； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 052 [中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）010- 0090- 02

随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、网络化渐趋完善，越来越多单位使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和办公OA系统上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，实现无纸化办公，因此产生了大量的电子文件。那么，作为从事档案工作的专业人员，我们又应该如何看待文档信息化，或者说如何更好地利用和推进文档信息化，做以下阐述。 1 文档信息化的现状和趋势

近年来，档案界及许多先进企业的档案专家、档案人员对文档信息化做了大量有益的探索，并在许多方面取得了实质性的突破。从2004年年末开始，我公司全面实行无纸化，采用OA（办公自动化）系统，就是将收文、发文和档案管理实现文档一体化，对从其他办公自动化系统中来的电子文件或纸质及实物档案进行归档处理，提供网上电子借阅，分配权限，支持各种查询。近年来，我们通过不断地实践和探索，综合起来有以下的成果：

（1） 对电子文件有了比较客观、全面的认识。传统的纸质文件大多都是以书写记录或印刷的形式将各类语言、文字、符号等记录在实实在在的物质载体上，其表现形式和储存形式直观、简单、明了；而电子文件则以磁性介质为载体，需要借助计算机才可以变为直观的视屏信息或输出打印纸质载体信息。从电子文件的生成过程和基本原理可以看出，它便于修改、拷贝、查询、分类、编目、剪辑、移动、粘贴、重新编辑组合等优点。

（2） 电子文档系统得到逐步开发应用。近年来，一些优秀的档案计算机管理系统、软件被推广应用，并在档案工作中起着越来越重要的作用。如，我公司所使用OA系统，已实现在电子文件到达档案数据库后，由档案管理人员对档案文件进行鉴定、整理、归档、借阅、移交、销毁的操作，同时可以对文件处理的全过程进行自动跟踪记录，实现收发文的网上归档和文书档案的网上全信息查阅。 2 文档信息化管理存在的问题