行政部规范化管理工具箱
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目 录
第一章 行政部组织结构与责权 ................................................................................................... 5
第一节 行政部职能与组织结构 ........................................................................................... 5
一、行政部职能 ............................................................................................................... 5 二、行政部组织结构 ....................................................................................................... 5 第二节 行政部责权 ............................................................................................................... 6
一、行政部职责 ............................................................................................................... 6 二、行政部权力 ............................................................................................................... 8 第三节 行政部管理岗位职责 ............................................................................................... 8
一、行政总监岗位职责 ................................................................................................... 8 二、行政部经理岗位职责 ............................................................................................. 10
第二章 前台接待管理 ................................................................................................................. 11
第一节 前台接待岗位职责 ................................................................................................. 11
一、接待主管岗位职责 ................................................................................................. 11 二、接待专员岗位职责 ................................................................................................. 11 第二节 前台接待管理制度 ................................................................................................. 12
一、前台接待礼仪规范 ................................................................................................. 12 二、来访人员接待管理制度 ......................................................................................... 15 三、前台电话接听管理制度 ......................................................................................... 17 第三节 前台接待管理表格 ................................................................................................. 19
一、客人来访登记表 ..................................................................................................... 19 二、函件收发登记表 ..................................................................................................... 20 三、前台接待日志表 ..................................................................................................... 20
第三章 办公事务管理 ................................................................................................................. 22
第一节 办公事务岗位职责 ................................................................................................. 22
一、办公事务主管岗位职责 ......................................................................................... 22 二、办公事务专员岗位职责 ......................................................................................... 22 三、行政办公秘书岗位职责 ......................................................................................... 23 第二节 办公事务管理制度 ................................................................................................. 24
一、办公设备管理制度 ................................................................................................. 24 二、办公用品管理制度 ................................................................................................. 27 三、办公文书管理制度 ................................................................................................. 31 七、图书资料管理制度 ................................................................................................. 34 第三节 办公事务管理表格 ................................................................................................. 36
一、办公设备登记表 ..................................................................................................... 36 二、办公用品领用表 ..................................................................................................... 36 三、办公文书会签单 ..................................................................................................... 36 四、档案借阅审批表 ..................................................................................................... 38 五、信件领取登记表 ..................................................................................................... 38 六、印章使用登记表 ..................................................................................................... 39 七、图书资料借阅表 ..................................................................................................... 39
第四章 行政人事管理 ................................................................................................................. 41
第一节 行政人事岗位职责 ................................................................................................. 41
一、行政人事主管岗位职责 ......................................................................................... 41
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二、行政人事专员岗位职责 ......................................................................................... 42 第二节 行政人事管理制度 ............................................................................................. 43
一、员工考勤管理制度 ................................................................................................. 43 二、员工出差管理制度 ................................................................................................. 48 三、公司会议管理制度 ................................................................................................. 51 四、公司提案管理制度 ................................................................................................. 55 五、日常纪律管理制度 ................................................................................................. 58 第三节 行政人事管理表格 ................................................................................................. 62
一、员工考勤登记表 ..................................................................................................... 62 二、年度考勤汇总表 ..................................................................................................... 62 三、员工请假申请单 ..................................................................................................... 62 四、员工加班申请表 ..................................................................................................... 63 五、员工出差申请表 ..................................................................................................... 63 六、差旅费报销清单 ..................................................................................................... 64 七、公司会议记录表 ..................................................................................................... 64 八、提案管理记录表 ..................................................................................................... 66 九、员工提案评定表 ..................................................................................................... 66 十、员工奖惩记录表 ..................................................................................................... 66 十一、员工违纪处理表 ................................................................................................. 67
第五章 安全管理 ......................................................................................................................... 68
第一节 安全管理岗位职责 ................................................................................................. 68
一、安全主管岗位职责 ................................................................................................. 68 二、安全专员岗位职责 ................................................................................................. 69 第二节 安全管理制度 ......................................................................................................... 70
一、公司值班管理制度 ................................................................................................. 70 二、员工出入管理制度 ................................................................................................. 72 三、车物出入管理制度 ................................................................................................. 75 四、安全保卫管理制度 ................................................................................................. 79 五、消防安全管理制度 ................................................................................................. 83 六、公司保密管理制度 ................................................................................................. 86 第三节 安全管理表格 ......................................................................................................... 92
一、值班登记日志表 ..................................................................................................... 92 二、保安执勤日志表 ..................................................................................................... 92 三、外出员工登记表 ..................................................................................................... 93 四、来宾出入登记表 ..................................................................................................... 93 五、安全状况检查表 ..................................................................................................... 93 六、防火设施检查表 ..................................................................................................... 94 七、突发事故报告表 ..................................................................................................... 95 八、事故统计汇总表 ..................................................................................................... 95
第六章 车辆管理 ......................................................................................................................... 97
第一节 车辆管理岗位职责 ................................................................................................. 97
一、车辆主管岗位职责 ................................................................................................. 97 二、司机岗位职责 ......................................................................................................... 98 第二节 车辆管理制度 ......................................................................................................... 99
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一、公司车辆管理制度 ................................................................................................. 99 二、车辆安全管理制度 ............................................................................................... 103 三、公司司机管理制度 ............................................................................................... 105 第三节 车辆管理表格 ....................................................................................................... 109
一、车辆登记表 ........................................................................................................... 109 二、车辆检查表 ........................................................................................................... 110 三、车辆请修表 ........................................................................................................... 111 四、保养记录表 ........................................................................................................... 111 五、车辆加油表 ........................................................................................................... 112 六、用车申请表 ........................................................................................................... 113 七、派车记录单 ........................................................................................................... 114 八、车辆事故单 ........................................................................................................... 114 九、用车记录表 ........................................................................................................... 116 十、车辆费用表 ........................................................................................................... 118
第七章 总务后勤管理 ............................................................................................................... 120
第一节 总务后勤岗位职责 ............................................................................................... 120
一、总务后勤主管岗位职责 ....................................................................................... 120 二、宿舍管理专员岗位职责 ....................................................................................... 120 三、食堂管理专员岗位职责 ....................................................................................... 121 四、保洁专员岗位职责 ............................................................................................... 122 五、绿化专员岗位职责 ............................................................................................... 123 第二节 总务后勤管理制度 ............................................................................................... 124
一、员工食堂管理制度 ............................................................................................... 124 二、员工宿舍管理制度 ............................................................................................... 127 三、清洁卫生管理制度 ............................................................................................... 130 四、环境绿化管理制度 ............................................................................................... 133 第三节 总务后勤管理表格 ............................................................................................... 138
一、食堂卫生检查表 ................................................................................................... 138 二、住宿人员管理表 ................................................................................................... 139 三、清洁卫生管理表 ................................................................................................... 141
第八章 公关事务管理 ............................................................................................................... 143
第一节 公关事务管理岗位职责 ....................................................................................... 143
一、公关事务主管岗位职责 ....................................................................................... 143 二、公关事务专员岗位职责 ....................................................................................... 143 第二节 公关事务管理制度 ............................................................................................... 144
一、公关管理办法 ....................................................................................................... 144 二、参观管理规定 ....................................................................................................... 146 三、公务接待制度 ....................................................................................................... 147 四、对外宣传制度 ....................................................................................................... 150 第三节 公关事务管理表格 ............................................................................................... 152
一、商务接待安排表 ................................................................................................... 152 二、公司参观申请表 ................................................................................................... 153 三、公关接待审批表 ................................................................................................... 153 四、公关活动策划表 ................................................................................................... 154
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第一章 行政部组织结构与责权
第一节 行政部职能与组织结构
一、行政部职能
行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。
1．参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。
2．沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。
3．管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。
4．服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。
二、行政部组织结构
由于公司所属行业和规模的不同，公司的组织结构也不尽相同。图1-1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。
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