XXXXXXXXX咨询有限公司 企业管理制度 第四节 监理文件资料发文与登记
发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，对盖章工作应进行专项登记。
所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。
发文应留有底稿，资料管理人员应及时将发文原件归相应的资料盒（袋）中，并在目录清单中予以记录。
表-3 编码 文件名称 摘要信息 发文日期 接受文件单位名称 接收人 接受日期 第五节 记录资料分类存放
资料管理人员应根据本项目部规模规划各资料盒（袋）内容。 文件档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，文件整洁、不破损。
基本内容及编号（暂定） 1、合同文件（A类）
（1） 委托监理合同（含招投标文件） （2） 建设工程施工合同
（3） 工程分包合同、各类建设单位与第三方签订的涉及
XXXXXXXXX咨询有限公司 企业管理制度 监理业务的合同
（4） 有关合同变更的协议文件 （5） 工程暂停及复工文件 （6） 费用索赔处理的文件 （7） 工程延期及工程延误处理文件 （8） 合同争议调解文件 （9） 违约处理文件 2、勘察、设计文件（B类）
（1） 可行性研究报告 （2） 设计任务书
（3） 工程测绘资料、地形图 （4） 工程地质、水文勘察报告 （5） 测量基础资料 （6） 施工图及说明文件 （7） 图纸会审有关记录
（8） 设计交底有关记录及会议纪要 （9） 工程变更文件 3、监理工作指导文件（C类）
（1） 工程项目记录大纲 （2） 工程项目监理规划 （3） 监理实施细则
（4） 监理机构编制的其他文件 4、施工工作指导文件（D类）
（1） 施工组织设计 （2） 分部施工方案 （3） 分项施工方案
（4） 季节性施工方案（冬季、雨季）
XXXXXXXXX咨询有限公司 企业管理制度 5、资质资料（E类）
（1）总包单位资质资料及人员上岗证 （2）分包单位资质资料及人员上岗证 （3）材料、构配件、设备供应单位资质资料 （4）工程实验室资质资料 6、工程进度文件（F类） （1）工程开工报审文件 （2）工程进度计划报审文件 （3）工程竣工报审文件
（4）其他有关工程进度控制的文件 7、工程质量文件（G类）
（1）建筑材料、构配件、设备报审文件 （2）施工测量放线报审文件 （3）施工试验报审文件
（4）有见证取样送检试验报审文件 （5）分项工程质量报审文件 （6）分部、单位工程质量报审文件
（7）工程质量问题处理记录及质量事故处理报告 （8）其他有关工程质量控制的文件 8、工程造价审批文件（H类）
（1）工程施工概预算报验资料 （2）工程量申报及报批资料 （3）工程预付款报批文件 （4）工程款报批文件 （5）工程变更费用报批文件 （6）工程竣工结算报批文件 （7）其他有关工程造价控制的资料
XXXXXXXXX咨询有限公司 企业管理制度 9、会议纪要（I类）
（1）第一次工地会议纪要 （2）监理例会会议纪要 （3）专题工地会议纪要 （4）其他会议纪要文件 10、监理报告（J类）
（1） 监理周报 （2） 监理月报 （3） 监理专题报告 11、监理工作函件（K类）
（1） 监理工程师通知单、回复单 （2） 监理工作联系单 12、工程验收文件（L类）
（1） 工程基础、主体结构等中间验收文件 （2） 单位工程验收记录 （3） 工程竣工预验收报验表 （4） 工程质量评估报告
（5） 工程竣工验收备案表及竣工移交证书 13、监理日记（M类）
（1） 项目监理日志 （2） 监理人员监理日记 14、监理工作总监（N类）
（1） 阶段工作小结 （2） 监理工作总结 15、监理工作记录文件（O类）
（1） 监理巡视记录 （2） 旁站检查记录
XXXXXXXXX咨询有限公司 企业管理制度 （3） 监理抽检记录 （4） 监理测量资料 16、工程管理往来函件（P类） 建设、设计、施工等单位部门文件 17、监理内部文件（Q类） 技术性、法规性、管理性文件
第六节 监理文件档案资料归档
一、监理档案的组卷应执行山东省城市建设档案馆的统一规定。 二、监理档案待验收、移交和管理：
1、总监理工程师组织监理资料的归档整理工作，负责审核并签字验收；
2、工程竣工验收后1月内总监理工程师负责将监理档案送公司总工程师审阅，并于监理单位档案管理人员办理移交手续。
3、存档的监理档案需要借阅时应办理借阅和归档手续。 4、一般工程建设档案保存期至少为工程保修期结束后一年，超过保存期的监理档案，应经公司总经理批准后销毁，但应有记录。
5、临沂市城市建设档案馆有要求时，应按有关规定执行。 三、文件保存 1、建设单位保存文件 （1）监理规划 （2）监理实施细则 （3）监理总控制计划文件
（4）监理月报中的有关质量问题文件 （5）监理会议纪要中的有关质量问题文件 （6）工程开工、复工审批表
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