三、公文的归档要求
归档要求，主要是指归档案卷在质量上必须符合以下要求：
(一)应归档的公文材料其种类、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整，并要进行分类、立卷，正确划分保管期限，使之达到系统有序。
(二)归档案卷封面的各个项目，均应填写清楚。案卷题名要简明确切，注明保管期限，卷内文件应有序排列、编页号、填写卷内文件目录和备考表。
(三)归档案卷要按一定次序系统排列，编制顺序号及案卷目录一式数份。交接案卷时，双方要根据目录清点核对，并履行签字手续。
第三章 文书档案管理
文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
第一节 文书档案收集工作的内容和要求 一、文书档案收集工作的内容和重要性 （一）收集工作的内容
文书档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。
对于一个具体的立档单位，文书档案的收集工作是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。需要强调的是，为了提高文书档案收集工作的质量，突出不同单位室藏档案的特色，档案人员在制定归档制度尤其是确定归档范围时，要增强收集工作的针对性，要按照国家的有关规定，结合本单位的实际，将反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料列为收集重点。归档制度一经确立，档案部门和各有关部门应严格按照规定，有计划分步骤地开展具体的接收和归档工作。
（二）文书档案收集工作的重要性
档案的收集工作是档案业务工作的基础，文书档案收集工作的重要性，概括起来有以下两点： 1.文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础
文书档案的收集工作是文书档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门产生的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为文书档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。
2.文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量
收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。
二、文书档案收集工作的要求
（一）归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求
保证归档文件材料的齐全完整是贯穿文书档案收集工作始终的基本要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。可以说，档案部门接收文件材料齐全完整的程度决定了收集工作的质量，而这也正是许多基层单位开展收集工作的难点。
归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。因此，在收集过程中，档案人员不仅要检查文件的完整情况，而且要严把文件的书写质量关，杜绝不符合要求的文件进入档案室。
（二）归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能
各个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。
为了防止出现“有文必档”的现象，文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。
（三）档案部门要加强收集工作的调查和指导
为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件在分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况。准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。
第二节文书档案的整理和鉴定工作的内容与原则 一、文书档案整理工作的内容与原则
（一）文书档案整理工作的内容
文书档案整理工作的内容可以概括为文书档案的系统化和基本编目两部分。系统化是指对彼此间存在某种关系的案卷，按照一定的方法组合在一起，构成完整的、具有有机联系的整体，具体包括档案的分类、案卷的排列和档号的编制。基本编目主要是编制案卷目录，以反映和介绍每一卷档案的内容、状况和特征。
（二）文书档案整理工作的原则
文书档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 1．充分利用原有的整理基础
在正常的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷。对于已经整理过的档案，档案部门不必打乱重整。一般情况下，只要不是零散文件或原有基础十分不好的案卷，都应尽量保持原有的整理体系。对于某些不合理处，可以做必要的加工补救，这样既可以节约人力物力，减轻对档案的损毁，又可以保证整理工作的质量和效率。 2．保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系。档案文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等四个方面。
（1）文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位形成的，形成文件的单位构成了文件在来源方面不可分割的联系。整理档案，必须保持文件在来源方面固有的联系。从全部整理工作来说，文件在来源方面的联系是首要的。
（2）文件在时间方面的联系。形成文件的机关、组织或个人进行工作活动，都有一定的时间范畴，这使文件之间具有一定的时间联系。整理档案时，必须保持档案在时间上的密切联系。
（3）文件在内容方面的联系。文件是一个单位在行使职权、解决问题的过程中产生的，文件形成者特定的活动，使文件之间在内容上具有密切联系。
（4）文件在形式方面的联系，指文件在种类、名称、载体或记录方式等方面的联系。文件的形式在一定程度上反映了文件的来源、时间和内容性质，构成了文件之间一定的联系。因此，在某些情况下，档案整理也必须保持文件形式方面的联系。
3．便于保管和利用
这是文书档案整理工作的基本出发点和最终要求。通常，“保持文件材料之间的历史联系”和“便于保管和利用”两者是一致的，即如果按照档案文件之间的历史联系进行整理，就能便于归档文件的保管和利用。 二、文书档案鉴定工作的内容与原则
（一）文书档案鉴定工作的内容
文书档案鉴定工作的内容是鉴别和判定文书档案的价值，挑选有价值的档案由档案机构继续保管，剔除无保存价值的档案予以销毁的工作。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作。
（二）文书档案鉴定工作的原则
文书档案鉴定工作的原则是从社会的总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。
这一原则包含了两层含义：
1．确定了文书档案鉴定的基本指导思想和出发点
档案是全社会的历史文化财富，档案的价值从根本上说是由总体意义上的社会需求决定的。因此，鉴定工作不能以个人好恶或小团体利益为准绳，必须从社会的总体需求出发，合理预测档案在社会中的作用。 2．确定了文书档案鉴定的三个基本观点，即全面的观点、历史的观点和发展的观点
在文书档案的价值鉴定工作中必须坚持全面的观点，全面分析档案的内容、来源和形式等各种因素之间以及档案文件之间的有机联系，全面预测社会多层次、多角度和多方面对档案的利用需求，并促进上述两方面有机结合；鉴定工作必须坚持历史的观点。档案是历史的记录，要结合档案形成的历史环境和历史条件进行档案价值的分析，只有这样才能维护历史的真实面貌；鉴定工作要坚持发展的观点，用发展的眼光衡量档案的价值，既要看到档案当前的作用，也要看到它未来可能具有的作用。
第四章 科技文件管理
第一节 科技文件的概念、特点、作用和管理措施
一、科技文件的概念
科技文件是记录和反映科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。 二、科技文件的特点 (一)专业技术性
从科技文件形成的领域看，科技文件产生于国民经济各个领域的科学技术活动中，而任何一项科技生产活动都是在一定专业分工的范围内进行的，都具有较强的专业性。科技文件作为科技、生产活动的直接记录，同样具有专业技术性的特点。专业技术性是科技文件最突出的特点之一。 (二)成套性
科技文件的成套性是指在科技活动中围绕一个独立的工作项目(如一个工程项目的设计与施工，一个新产品的研制与开发，一个科研课题的研究等)所形成的全部科技文件的总和。科技文件的成套性是由科技、生产活动的特点决定的。成套性的特点，对于科技文件在整理、保管及利用等方面起着重要的规定和制约作用。 (三)更改性
科技文件在各个专业技术领域的活动中，处于正在形成、使用的动态过程中。比如，一个产品或一个建筑工程在生产和建设的过程中，为满足用户的需要，而进行工艺、设计的改进，这就要对相应的科技文件进行不断的修改、补充，使之准确地反映产品、工程等客观变化的实际。 (四)通用性
各学科、专业的相互依赖性增强和标准化工作的不断发展，给科技文件的通用性奠定了基础。利用原有的科技文件，不仅可以提高产品质量，而且可以加速、缩短产品研制的生产周期。科技文件在行业、专业之间进行的科技交流，互相借鉴和使用，充分体现了科技文件的通用性特点。 (五)现实性
科技文件从某项科技、生产活动的开始到完全结束，都自始至终发挥着作用。科技文件具有极强的现实效用性。
三、科技文件的作用
科技文件是国家重要的科学技术资源，是广大科技人员获得科技成果的重要载体，在生产、建设、科研等活动中发挥着重要的作用。
(一)科技文件是指导科技、生产、建设活动的重要依据
科技生产活动产生了各种科技文件，科技文件又是指导科技生产活动的重要依据。为使科技生产活动有条不紊地进行，就要通过科技文件对科技生产活动进行指挥、控制、协调等。
(二)科技文件是继承科技知识的重要手段
科技文件是科技生产活动的直接记录，记录了丰富的科技知识，是继承和传播科技知识的重要手段。这主要表现在：一方面科技文件是科技人员开展科技工作的重要条件，科技文件是继承和借鉴前人或他人科技成果不
可缺少的重要文献，是科技人员进行科研工作，设计工作的重要条件。另一方面，科技文件是进行科技交流和实现信息资源共享的重要工具。当一项科技任务结束或告一段落，一般情况下会产生两种成果：一是硬件成果，如建筑、产品的实体；二是软件成果，如反映建筑、产品生产建设情况的科技文件。科技文件是科技成果交流和技术转让的主要物质承担者，人们通过科技文件交流和转让，达到信息资源共享和传播科技知识的目的。因此，科技文件是继承、传递和交流科技成果的重要手段。 (三)科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具
科技文件是提高经济效益和社会效益的重要工具，这主要表现在：一是科技文件是知识形态的生产力。科技文件是科学技术活动的产物，是科学技术资源的有机组成部分，属于知识形态的生产力。科技文件具有技术转让性的特点，利用它实现技术有偿转让，可以使科学技术转化为现实的生产力，从而创造经济效益和社会效益。二是利用科技文件，加速科学研究，促进生产发展，提高经济效益和社会效益。通过利用科技文件，我们可以及时了解和掌握新的技术、新的科研成果，对其加以借鉴和吸收，可以避免重复劳动，缩短科研周期，提高经济效益和社会效益。 四、科技文件的管理措施
由于科技文件的形成和积累贯穿于科技、生产活动的全过程，同科技、生产活动是同步进行的，因此，基层档案部门要为科技文件的形成和积累，健全工作制度，采取有效措施，实行全过程的监督和指导。其管理措施主要有：
（一）实行“三纳入”和“四同步”管理
实行“三纳入”，就是将科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作计划；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和有关人员的职责范围。实行“四同步”，就是下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。 （二）将科技文件的形成、积累列入经济责任制考核范围
将科技文件材料的形成、积累列入企业事业单位各部门及有关人员的经济责任制，由档案部门进行考核，并将对各部门和有关人员的考核结果通报本单位的经济责任制考核主管部门，提出具体的奖罚意见，由主管部门统一执行奖励或处罚。
（三）档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统
档案部门参加各项生产、技术的鉴定、验收活动、创优、评奖活动，就是参加本单位的产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收、产品或工程创优、科研成果的评奖等活动。如果在上述活动中发现形成和积累的科技文件，达不到规定的完整、准确、系统的要求，就不能算最终完成任务，应暂缓鉴定、验收，档案部门不予签字。如果是申报创优及评奖项目的科技文件，档案部门不予签字，则不得申报成果。 （四）档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查
在科技文件的形成、积累过程中，档案部门应配合、协助标准化部门对科技文件标准执行情况进行监督和检查，以确保归档科技文件的质量。其监督和检查的基本内容有： 1.形成的科技文件是否齐全、完整、成套、准确；
2.科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准，责任签字是否符合规定要求； 3.科技文件的编制，是否符合有关标准的规定；
4.图样的标题栏格式、内容填写是否符合有关标准，签字手续是否完备；
5.文字材料的原稿，是否用蓝黑墨水书写在规范化的用纸上，字迹是否工整、清晰；
6.图纸(蓝图)的折叠方法是否符合规范．标准。
第二节 科技文件归档
科技文件归档是科技文件工作的最后一项工作，也是科技文件转化为科技档案的关口。科技文件的归档，要以归档制度为基本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。
相关推荐：
loading