一、科技文件的归档范围 (一)确定归档范围的标准
确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件应该归档。确定归档范围的标准是：科技文件是否具有保存价值。凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围。
(二)确定归档范围的基本方法
1．研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。
2．掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。 3．正确划定本单位科技文件与科技资料、科技文件与文书材料的界限。
4．根据国家及专业主管部门确定的科技文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件的归档范围。
二、科技文件的归档时间
综合科技、生产活动及其科技文件的特点，科技文件的归档时间最常见的有以下两种： (一)在项目全部结束时间归档
在项目全部结束时间归档，是指在一项科技、生产活动(一项基建工程、产品研制、科研课题)全部结束后限期归档。一般情况下，在一项科技、生产活动中形成周期不太长的科技文件材料，较适宜于采用这种方式归档。
(二)在项目工作阶段或项目子项结束时间归档
当一项科技、生产活动按照其工作程序完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件材料整理归档。如一项规模较大的基建工程项目，可在项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，分别进行归档。
有些复杂的项目，如基建工程、科研课题等，往往由若干个单项工程或科研专题组成，但每个单项工程或科研专题仍各自有相对的独立性，当项目的子项结束后，即可进行归档。一般情况下，科技、生产活动形成周期较长的科技文件材料，可以在科技文件材料的形成阶段或子项完成时间归档。 三、科技文件的归档份数
归档份数，是指同一项科技文件应归档几份。
凡是需要归档的科技文件，一般是归档一份，但重要的、使用频繁的应归档二份以上。在具体确定科技文件归档份数时，要考虑以下几个方面：
(一)要考虑归档材料的重要程度。重要的，尤其是需永久保存的文件，要视情况，应归档若干份副本供日常使用。
(二)要考虑开架阅览的需要。对利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多复制一份副本供开架阅览使用。 (三)根据国家有关规定，凡需要上报上级有关部门或科技专业档案馆的文件材料，应对归档的份数做出相应规定。
四、科技文件的归档要求
科技文件归档的最基本要求，应包括：
(一)归档工作由相关的科技业务部门承担。由科技业务部门及有关的科技人员负责科技文件的归档工作，是国家的一项规定。履行这一基本职责，是由科技、生产活动及科技文件形成的特点决定的。 (二)归档的科技文件，应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。
(三)归档的科技文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目，由项目负责人审查后及时归档。
(四)档案部门有责任监督、指导科技人员做好科技文件的归档工作。 五、科技文件的归档手续
办理科技文件的归档手续主要包括两个方面： (一)编写归档情况简要说明
归档情况说明，一般包括：本项目的名称、任务来源、主要任务和实施过程、技术水平、经济效益、社会效益、文件材料的完整、准确、系统情况、项目负责人等。
(二)填写归档文件移交清单
移交清单(移交目录)，是科技文件归档和接收的凭证。由归档者填制一式两份或若干份，归档时交接双方按清单核查清楚，双方签字，各留一份，以备查考。
第五章 科技档案管理
第一节科技档案的概念与基本种类
一、科技档案的概念
2000年12月11日由国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》中，对科技档案定义为：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的基本种类
随着科技领域的不断开拓，随着生产、科研、建设活动的发展变化，科技档案的种类也在不断增加，内容日益丰富。目前，科技档案的种类主要有：工业生产技术档案，农业科技档案，设备仪器档案，科学技术研究档案，地质档案，测绘档案和医学科技档案等。在这里，我们主要介绍具有典型意义的几种科技档案。
(一)工业生产技术档案
工业生产技术档案主要是工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是型号成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。它主要产生在工业产品的设计部门和工矿企业单位。 (二)农业科技档案
农业科技档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的档案。它是一种种类繁多、综合性强的科技档案。包括种子档案、作物栽培档案，植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案。 (三)基本建设档案
基本建设档案简称基建档案，它是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。即，一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。 (四)设备仪器档案
设备仪器档案是指各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。其特点是型号成套，同一型号的设备或仪器的档案材料是一个有机联系的整体。 (五)科研档案
科研档案是指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据和声像等各种形式和载体的文件材料。它的基本特点是课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。
第二节科技档案的收集工作内容与要求 一、 科技档案收集工作的内容
科技档案的收集，就是按照国家的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和社会具有保存和利用价值的科技文件资料集中到档案部门的工作。科技档案的收集工作包括：基层档案部门的收集工作和科技专业档案馆的收集工作。
二、科技档案收集工作的要求
（一）要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则
集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。在任何机关团体、企事业单位内部，科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理，而不能分散保存在各业务技术部门，这是国家全部科技档案实现集中统一管理的基础。集中统一管理是做好科技档案收集工作的根本指导原则。
（二）要遵循科技档案的自然形成规律
科技档案是在各项科技、生产活动中，伴随着科技、生产活动的进行自然形成的。而科技档案的收集工作是一个承前启后的环节，对于基层档案部门的接收归档来说，它衔接着科技、生产活动和科技档案管理工作，因此必须要符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能既做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现实工作的使用。
（三）要保证科技档案的完整、准确
科技档案的收集工作，必须高度重视科技档案的完整性和准确性。这是保证科技档案质量的关键。
第三节 科技档案整理工作的内容与原则
一、科技档案整理工作的内容
科技档案整理工作的内容就是由档案部门对收集来的科技档案，按照其形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。
科技档案的整理工作，包括系统整理和科学编目两部分。系统整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系为原则。科学编目包括编档号、编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷内的文件内容和构成。
二、科技档案整理工作的原则
科技档案整理工作的原则是，遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。
第四节科技档案鉴定工作的内容与价值鉴定原则
一、科技档案鉴定工作的内容
科技档案鉴定工作包括两方面的内容：一方面，是对科技档案价值的鉴定分析工作，即鉴别科技档案现实的和历史的价值，根据其价值的大小确定保管期限，把没有保存价值和失去保存价值的科技档案，经过一定的审查和批准手续剔出销毁的工作。科技档案价值的鉴定分析工作，是科技档案鉴定工作的主体内容。另一方面，是对科技档案质量的鉴别核查工作。它是对科技档案的准确性和完整性，即对科技档案的质量状况进行甄别和查对，并采取相应措施，提高库藏科技档案质量的工作。 二、确定科技档案保管期限的原则
（一）凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应该永久保存； （二）凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（长期或短期）； （三）凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。
第六章 会计档案与声像档案的管理
第一节 会计档案管理
为了适应社会主义市场经济体制的发展，1998年10月，财政部和国家档案局联合颁发了新修订的《会计档案管理办法》，1999年10月31日，全国人大常委会修订了《中华人民共和国会计法》。修订后的两个法规是我们在新时期继续依法管理会计档案的重要依据。
一、会计档案的概念和特点 (一)会计档案的概念
会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》中的表述：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 (二)会计档案的特点
与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面： 1．形成范围广泛
凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面，会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，
会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。
2．档案类别稳定
社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成份是一致的，即会计凭证、会计账簿，财务报告等。会计档案内容成份的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范。
3．外在形式多样
会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了16开或8开的纸张规格以及计算机打印报表等。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求我们在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。
二、会计核算材料的归档
会计核算材料的归档，是会计档案收集工作的首要环节。在归档中要遵循会计核算工作的规律，力求会计档案的齐全、完整和准确。
(一)归档范围
《会计档案管理办法》对会计核算材料的归档范围作了规定，具体包括： 1．会计凭证
会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记账依据的书面证明。
会计凭证按填制的程序和用途可分为：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。会计凭证是在会计核算活动中最初形成的，是重要的会计核算材料，应当归档。 2．会计账簿
会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。 会计账簿可分为：总账(也称总分类账)、明细账(如现金日记账、银行存款账、经费支出明细账等)、固定资产账、辅助账簿(也称备查账簿)等。
会计账簿在外形上，一般有两种：订本式账，指账簿在启用之前，已将账页统一编号装订成册的硬皮本账簿，如总账、现金日记账、银行存款账等；活页式账簿和卡片式账簿是将账页放置于活页夹中或卡片盒内的账簿。这两种账簿有利于记账人员的使用，但账页不固定，易散失或抽换。
各个单位的会计账簿，其名称和外形虽不尽相同，但账簿是会计核算的主要材料，全部应当归档。 3．财务报告
财务报告是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。财务报告是非常重要的核算材料。
财务报告的种类较多，按报告的编制时间可分为：月报、季报、年报；按报告的编制单位可分为：单位财务报告、汇总财务报告；按报告的内容或名称看就更多了，如企业有资产负债表、利润表、现金流量表等，行政事业单位有经费执行情况报表、资金活动报表等；按报告的服务对象可分为：内部报告和外部报告两种。 财务报告都是应归档的。在财务报告的归档中需要注意，会计报表，附表及相关的编制说明，文字补充材料，都应视为财务报告的组成部分，一并归档而不要遗漏。 4．其他核算材料
根据《会计档案管理办法》的规定，银行存款余额调节表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。另外，会计档案管理中的三种清册(或称目录)即：会计档案移交清册、保管清册、销毁清册也属于归档范围。 (二)归档时间
归档时间，是指会计机构将会计核算材料整理后向本单位档案机构移交的时间。《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计档案的归档时间，有别于文书档案的归档时间，这主要因为会计档案在它形成的初期，其利用频率比较高，在会计机构暂存一段时间，是为了方便会计机构的查阅利用。
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