2003年11月秘书三级国考题第二部分工作实务
2004年11月第二部分工作实务
背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。 一、(15分)
备忘录
发自：行政经理苏明 发给：秘书高叶 日期：××年×月×日 内容：
公司的办公用品堆放很乱，数量也难以控制。请你设计办公用品的库存记录卡，并说明应如何做好库存监督工作，以供我参考。 谢谢。
二、(20分)
电子邮件
收件人：gaoye@263.net 抄送：
主题：关于新闻发布会的准备工作 高叶：
你好。后天我公司将就承办中小企业投资洽谈会召开新闻发布会，届时将有包括央视在内的多家新闻媒体到会。请你根据以往的经验，概括说明一下此次新闻发布会的准备和进行过程应注意哪些方面的问题，并就需要做好哪些工作做出相关建议。
行政经理苏明 ××年×月×日
(考生可根据试题内容自定日期及邮箱地址) 三、(15分)
便条
高叶：
为了促进业务发展，公司经研究决定成立信息开发部。请你今天下午两点在公司培训教室，向信息开发部全体工作人员介绍信息开发的意义及在信息开发工作中应当注意的问题。 谢谢。
行政经理苏明 ××年×月×日
2005年05月
一、格式：通报
参考答案：
通 报
各部门：
我公司棉花仓库保管员夏明因严重违反劳动纪律，在值班时违反规定在库房内吸烟，引发了火灾，给公司造成了直接经济损失×余万元，严重损害了企业形象。此次事故纯属人为因素所致，其性质严重、影响恶劣。依据公司《员工管理条例》的规定，决定对夏明除名。
希望公司其他员工从此次事故中汲取教训，引以为戒，避免此类事件再度发生。
宏远公司
××年×月×日（考生自定）
二、格式：简答题
参考答案：
关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议：
1、紧急情况的预防措施
紧急情况通常指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。
预防紧急情况的措施有：
（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；
（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训；
（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；
（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；
（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当处理；
（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；
（7）保证定期检查和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包的定期检查和维护。
2、紧急情况的应对措施
（1）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。
（2）火灾和人员伤害或疾病。如果发生火灾应立即拉响警报铃，立即使用疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延；工作人员应该留下提包和个人物品迅速疏散，保证人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相应的消防设备灭火。如果发生人员伤害或疾病，应立即呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理。
三、格式：简答题
参考答案：
1．王玲的做法不正确。（2分） 2．待签文本的准备要求是：（本项内容共11分。）
（1）依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由我方负责待签文本的准备。(1分) （2）与HNG公司协商并指定专人，共同负责合同的校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印等。（2分）
（3）按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。（2分）
（4）合同应用精美的白纸印制而成（王玲却用了黄色信纸），按大八开的规格装订成册（王玲却用装订器简单装订），并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面（王玲却用了白色复印纸）。（本点计6分，其中说出正确做法3分，指出王玲错误3分）
3．关于座次安排，可以这样考虑：（本项内容共7分。）
（1）应请HNG公司的代表在签字桌右侧（或面向门的一侧）就座，我方代表则应同时就座于签字桌左侧（或背门一侧）。（2分）
（2）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。（1分）
（3）双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高低，依次自左至右（HNG方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。（2分）
（4）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。（1分）
（5）原则上，双方随员人数应大体上相当。（1分） 2005年11月第二部分 工作实务 （第一、二、三题，第一、三题各15分，第二题20分，共50分）
背景：您是宏远有限责任公司的行政主管高叶，下面是行政总监需要您完成的几项任务。 一、（15分）
便 条 高叶：
为了促进公司业务的发展，经研究决定成立公司信息部。请你今天下午两点在公司
培训教室，向信息部全体工作人员介绍一下信息开发工作中应当注意的事项。
谢谢
行政总监：苏明 ××年×月×日
二、（20分）
便 条 高叶：
前两周你部门在处理收到的文件时出现了多次泄密情况，特别是负责处理《新项目进展报告》和资料的赵大明将文件带回家中，被其妻子孙看到（赵妻恰在我们的竞争对手公司工作），结果
致使用权我们公司的秘密被泄露。请你向我说明：
（1）在处理保密文件时应注意什么？
（2）赵大明错在哪里？ （3）这类秘密以何种形式存在？ （4）你应从中接受吸取哪些教训？
行政总监：苏明
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