2、出国旅行准备
编制旅程方案，由上司选定最佳方案 （1）兑换外币 （2）准备携带物品 （3）准备文件资料
（4）带齐相关证件、机票、名片及联络信息
（5）收集所到国家的背景材料，注意不同国家的风俗及商务活动常识 (6)时差基本知识
五、完成上司临时交办事项 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项
六、管理时间，提高效率 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项
领导或组织日常工作安排一般涉及的内容 1．各种接待、约会 2．商务旅行活动 3．参加各类会议
4．到车间进行实际检查或指导 5．组织的各类重大活动的安排 6．领导私人活动的安排 日程安排的基本要求 1．统筹兼顾 2．安排规范. 3．效率原则 4.．突出重点 5.．.留有余地 6.．适当保密 7．事先同意。
领导的日程安排的种类 1．年计划表 2．月计划表 3．周计划表 4．日程表 日志的系统
1．填写工作日志方法
（1）提前了解上司的工作、活动信息，并填人自己及上司的工作日志 （2）输入信息要清楚和完整
（3）做好工作日志变更的善后工作 （4）要逐项落实
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（5）提醒上司执行日志计划，需要时帮助上司排除干扰 2．工作日志的信息内容 上司工作日志包括：
（1）内部接待来访者的时间、内容、姓名 （2）参加外部会议、活动的时间、地点、内容 （3）上司个人时间安排 （4）上司私人信息 还包括
（1）上司活动的各项准备工作； （2）上司交办秘书的工作； （3）秘书职责应担负的工作。 3．处理工作日志的变化与调整
（1）各项活动之间留10分钟间隔；
（2）项目时间调整应遵循先重急、后轻缓的原则； （3）确定调整后要立即报告上司，并做好善后工作； （4）及时在工作日志上记录。 约会安排的基本原则
1．.要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见 2．要区分轻、重、缓、急，合理安排约见
3.．协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数 4．.酌情弹性
5．.办公室人员要注意提醒领导准时赴约 约会安排的一般方法
1．在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约见。 2．电话安排约见。 3.．信件安排约见。 4.．制定约见日程表。 约会安排的注意事项 1．.配合上司的时间表 2.．分辨轻重缓急
3.．约会时间留有余地 4．适当保密 5．.内外兼顾
6．在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约会 7．细致周到
第四节 办公用品与设备的使用和管理
一、订购、接受、管理办公用品 （一）相关知识
办公设备、办公用品的接收程序 1．用订货单核对准确后支付货款
2．将进货数输入库存卡中，并更新库存余额 3．按规定存放设备及用品 4．订立发放制度，制定发放人
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库存管理要求
1．储藏间、物品柜要上锁 2．物品要分类存放、贴上标签
3．物品按有效期顺序存放，避免过期
4．体大重重物品放置下层，小物品放置上层 5．房间照明通风要好，保持干燥
6．办公设备及用品的进货卡、出货卡、库存卡数据准确一致 库存记录的目的
1．可利用准确的库存进行估价 2．避免占用大量资金 3．避免浪费储存空间
4．监督部门及个人合理使用物品 5．避免偷窃、损坏物品造成的损失 6．保证充足的库存 （二）示例分析 （三）操作程序 （四）注意事项 二、数码相机的使用 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）操作程序 （四）注意事项 （五）保养常识 三、扫描仪的使用 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）操作程序 （四）注意事项
（五）常见故障及其解决方案 四、光盘刻录机的使用 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）操作程序 （四）注意事项 （五）盘片的选择 五、投影仪的使用 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项
（五）常见故障及其解决方案 六、摄影机的使用 （一）相关知识 （二）示例分析
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（三）工作程序 （四）注意事项
（五）摄像技巧与DV数码的采集方法
第五节 信息管理
一、信息的收集 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项 信息具有的特点 1．指导性 2．变易性 3．广泛性
信息具有十分重要的意义
1．信息是秘书人员辅助领导决策的依据 2．信息是秘书人员处理日常事务的依据 3．信息是秘书人员起草文书的基础
4. ．信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据 信息工作的基本要求 .(一)及时 (二)准确 (三)充足 (四)适用
信息的收集主要的方式 1．检索工具 2．摘记剪贴 3．记录 4．交流 5．调查 6．网络搜寻 7．购买
二、信息的筛选 （一）相关知识 （二）示例分析 （三）工作程序 （四）注意事项 信息的筛选
1．注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息 2．注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息
3．注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息 4．注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度” 三、信息的分类 （一）相关知识
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