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定的规范性公文的效用等级高于执行机构制定的。(3)规范性公文之外的其他通用公文，按作者组织系统或专业系统的归属及法定级别和权限确定现行效用的等级。(4)专用公文的效用等级大都由权威性机构以法规规章的形式予以明确规定，有的则需要遵从本领域内公认的习惯、惯例。(5)私文的效用等级有些需依照法律法规的明确规定确认，有些则也需遵从公认的习惯、惯例。(6)在我国由中国共产党各级组织制发的公文在效用等级方面具有一定的特殊性：其所制发的规范性公文分别是全党和党内不同级别的具体组织内部全体党员的行为准则和规范；其所制发的以执政党法定地位为支持的表明其各项方针政策原则的领导指导性公文则不仅对党内，而且对全国各项事业、各项工作有法定的决定性影响。同级党组织在法定范围内制发的此类公文的效用等级要高于同级国家机构和其他社会组织制发的领导指导性公文。中国共产党同样必须在宪法和法律范围内活动。 2.8．简述电子文件的含义及构成要素。答：电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。完整的电子文件包括以下三个要素，缺一
形文件，常用格式为EPS等。(3)图像文件，指使用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的图像文件，常用的文件格式有JPG、TIF等。(4)影像文件，指使用数码摄像机等视频设备或动画软件等生成的动态影像文件，主要格式有MPEG、AV1等。(5)声音文件，指用数码录音机等音频设备录入或用编曲软件生成的文件，主要格式有WAV、MP3等。(6)多媒体文件，指包含文字、图形、图像、影像、声音等两种或两种以上的复合信息记录形式，采用多媒体技术制作的文件。(7)超文本文件，指包含信息链接功能、采用Web技术制作的浏览器文件，目前主要采用HTML格式。(8)程序文件，指用计算机语言编写的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。(9)数据文件，指用计算机系统进行信息处理形成的各种参数、管理数据等。(10)数据库文件，指用数据库系统制作和存储的文件。
2.11．简述收、发文及其相互关系。答：(1)发文指本机关制发的公文，发往其他机关，或只发至机关内部机构。(2)收文指本机关收到的其他机关制发的公文。(3)收发文各自有不同的处理程序；可以相互转化，收文可以通过批转、转发性通知转为发文。内部发文可以通过通知下发、函件送达、
不可：(1)内容信息：文件中所包含的表达作者意图的信息。报告上报转为正式对外发文。相对而言，它们的保存价值也(2)结构信息：文件内容信息的组织表达方式。(3)背景信息：不相同，一般来说，各机关主要保存本机关制发的公文。 能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表2.12．简述公文生效的实质要件。答:(1)公文的作者必须依示文件来源和传送目的地的信息、与内容信息相关的其他信息。
2.9．简述党内法规和党内制度的区别。答：(1)党内法规是
法存在，享有与公文内容相一致的法定权利，能以自己的名义和行为享有、承担、履行同公文产生的实际后果相适应的法定权利、责任和义务。(2)公文的内容必须合法，不得与
共产党的中央组织、中央各部门、中央军委总政治部和各省、宪法、法律和其他效用等级高的公文相抵触，应与相同效用自治区、直辖市党委制定的用以规范党组织的工作、活动和党员的行为的党内各类规章制度的总称。党内法规是成文制度，其制定主体是省级以上党组织。(2)党内制度是党的各
等级的公文协调一致。(3)公文的内容必须限于作者的法定权限范围内，越权无效。(4)公文内容必须为作者真实意思的表示。
级组织“制定的用以规范党组织的工作、活动和党员的行为3.1．简述文书工作的含义及其基本内容。答：文书工作是指的党内各类规章制度的总称。”(3)党内制度的外延要大于党内法规的外延，一是非成文制度不属于党内法规，而在党内制度中有些是“形成”的而不是“制定”的，并无成文的形式；二是省和直辖市以下党组织尤其是基层党组织制定的规章制度因其约束范围较小，也不属于党内法规的范畴；三是党内制度范畴中的体制、机制问题也不属于党内法规的范围。
2.10．电子文件主要有哪些种类?答：从不同的角度可以对电
围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。其基本内容有：(1)文书的撰制。包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(签署)等环节。(2)文书的传递。包括接收登记、分装、投送及其渠道的选择等环节。(3)文书的办理。包括拟办、批办、承办、注办等环节。(4)文书的处置。包括清退、暂存、销毁、立卷归档等环节。(5)文书的管理。包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。
子文件进行不同的划分。从信息表现形式和存储格式的角度3.2．简述文书工作的特性。答：文书工作的特性，是文书工来看，对电子文件可作如下划分：(1)文本文件，指使用文字处理软件生成的文件，常用的文件格式有WPS、DOC等。(2)图形文件，指用计算机辅助设计或绘图软件等获得的图
作区别j二其他社会管理活动的显著标志。(1)政治性。文书工作是社会管理活动的组成部分，是国家管理社会事务的工具。从某种意义上讲，文书工作的全过程．实质上就是贯
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彻统治阶级意志和维护统治阶级利益的过程，它的最终目的是强化国家管理。因此，从文书工作的具体环节，到文书工作的活动规则和组织，乃至文书工作的兴衰都同国家统治阶
到若干级上级或下级机关，可采用多级行文的方式。该方式用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机关根据各自的情况作补充规定的文件；用于上行文时，只限于问
级的意志联系在一起，表现出鲜明的政治倾向。(2)技术性。题重大需直接上级机关和更高层次的机关同时了解情况、制文书工作的技术性，是由文书工作的基本内容决定的。文书
定决策的文件。
工作是通过一系列互相衔接的程序与手续来完成文书的撰3.5．简述确定文书工作组织形式的依据。答：(1)社会组织制、传递、办理和处置的，而各项具体处理程序又受到严格的活动规则的制约。这些都是文书工作技术性的具体体现。此外，在办公自动化的环境当中，文书工作的技术含量必将越来越高。(3)服务性。文书工作的服务性是相对于其他管理活动而言的。文书工作的直接目的是为社会组织中的其他管理工作创造条件，它是社会组织实施管理的工具和手段。文书工作的服务性以信息的传递为基本形式，以社会组织管理效率的提高为直接目的；文书工作的社会效果往往不是直接显现出来，而是隐匿在社会组织功能的正常发挥之中。(4)时效性。文书工作时效性，是指文书工作的具体活动过程是有时间界限和要求的。即必须根据实际工作的需要与文书本身的时限，在特定的时间范围内完成文书的形成和运转，否则，文书工作就失去了存在的价值。文书工作的时效胡，体
的规模。大中型社会组织内部机构层次较多，文书承办人员的情况也较为复杂，中心机构难于直接控制整个组织文书工作的具体情况，宜采取分散的组织形式。而小型社会组织内部机构及文书人员都较少，中心机构有条件直接控制整个组织文书工作的状况，宜采取集中的组织形式。(2)社会组织内部机构的驻地状况。社会组织的内部机构驻地分散，中心机构对文书工作的过程难以集中控制，则宜采取分散的文书工作组织形式；社会组织的内部机构驻地集中，则宜采取集中的文书工作组织形式。(3)社会组织收发文书的数量。收发文书较多的社会组织，中心机构难以包办全部文书工作，往往采取分散的文书工作组织形式；而收发文书较少的社会组织，中心机构有条件统一管理则宜采取集中的文书工作组织形式。
现在“迅速”和“适时”两个方面。既做到迅速形成和传递3.6．文书工作人员应具备哪些基本素质?答：(1)思想品德要文书，又做到恰逢其时，这才是文书工作的真正社会功能所在。
3.3．简述文书工作的作用。答：文书工作的作用，又可以称为文书工作的功能或效果，它是由文书工作的基本特性决定的，同时，它又是其特性在社会活动中的体现。文书工作的作用主要表现在以下方面：(1)助手作用。在社会组织中，文书工作是党政领导和职能部门不可缺少的助手。在领导的决策和决策实施的过程中，在调查研究、分析综合、追踪反馈等工作环节中，文书工作的助手作用十分明显。此外，相对于社会组织的其他职能部门而言，文书工作具有辅助性和服务性，它是围绕各项业务活动展开的，发挥着助手作用。(2)纽带作用。传达上级意图，汇报下级情况，沟通平级机关，都离不开有效的文书工作。文书工作就是国家机器正常运转的“传送带”。因此，文书工作对于各个社会组织乃至整个国家的协调和运转，起着至关重要的纽带作用。(3)积累作用。文书工作以文书的形成、传递、办理和管理为中心
求，主要是指对文书人员的思想觉悟和职业道德的要求。①思想觉悟，主要是指文书人员应当坚持四项基本原则，对党和国家保持忠诚；具体体现在认真贯彻执行党和国家的各项法律、政策，严守国家机密，具有较强的敬业精神。②职业道德，主要是指文书人员在工作活动中应当具备的行为规范，体现文书人员的服务意识和求实精神。具体包括服从组织、恪尽职守、清正廉洁、光明磊落等内容。(2)知识能力要求，主要是指文书人员应当具备与文书工作相适应的系统知识，以及运用其解决实际问题的技能。①系统的知识。从总体上看，文书人员的知识结构显现为“T”型：其中“一”表示横向知识面要宽广，“|”则表示纵向知识要精深，即反映博与约的关系，即取“厚基础、宽口径”复合型人才的含义。②全面的能力。a．观察分析能力。b．表达能力。C．操作能力。(3)健康的心理和体魄，在体质体能方面适应文书工作的活动特点，逐步养成自信、诚实、谦虚、宽容和坦然的职业风格。
内容，丽文书又是社会活动的真实记录。文书无论在现实活3.7．目前，我国文书工作人员面临哪“三种转变”?答：(1)动中．还是历史进程中，都具有凭证性和依据性，可以反映出人类社会活动的真实面貌。造成这种客观结果的原因，就是文书工作的积累作用。它是人类历史得以延续的重要环节，也是积累人类文化财富的重要渠道。
3.4．简述采用多级行文的必要条件。答：为使公文尽快传递
由技能型向谋略型的转变。即文书人员不能仅仅满足于通晓文书工作的处理程序、基本方法，还要掌握为领导出谋划策、为群众排忧解难的谋略和方法。(2)由静态型向动态型的转变。即文书人员不能仅仅满足于处理文案等社会组织的内部活动，还要利用各种机会投身到社会活动中去，不断开阔眼
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界，增长知识和才干。(3)由单一型向复合型转变。即文书人员要努力集自然科学、社会科学、思维科学于一身，建立新、博、精、深的知识结构，真正使自己成为适应时代发展需要的“通才”和“杂家”，在社会竞争及优化组合中立于不败之地。
成。新技术革命推动文书工作走向现代化，文书工作现代化反过来促使新技术得以在办公领域全面应用和迅速普及。(2)内在需求——提高文书工作效能。在现代办公环境中，文件效用及时、有效的发挥取决于文件生成、传递、处理速度的快慢和质量的高低，提高包括各工作环节在内的文书工作的
3.8．简述文书工作人员的群体结构优化的内容和必要性。答：整体效能的最佳捷径便是实现文书工作的现代化，使文书工文书工作不是一种个体行为，它是围绕着文书处理程序而形成的群体行为。因此，文书工作人员的状况，不仅包括文书人员个体的层次和素质要求，还应当包括文书人员群体结构
作的总体效能得以大幅度提高，满足现代社会对快捷、高效办事效率的要求。文书工作只有实现现代化，才能跟上时代的步伐并高效、优质地为各项管理活动服务。
的优化。只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文3.11．简述各层次文书工作人员及其职责。答：(1)文书工作书人员群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体的发展创造良好的人文环境。(1)合理的技能结构。根据各层次的文书工作的不同任务，按比例将文书人员群体的能力结构进行科学组合。这样才能使文书工作人员群体具有较高的整体优势，才能适应文书工作的层次和分工的需要。(2)互补的性格结构。根据文书工作不同的任务要求，建立起文书人员群体互补的性格结构。在考虑文书人员的具体分工时，要适当照顾文书人员不同的性格特征，并使之形成合理的结构。(3)建立优化的文书工作人员的群体结构，其实质在于开发潜能及合理搭配，它一般是沿着与文书人员的个体素质要求相反的方向发展：即文书人员的群体结构优化在于“用人所长”，而文书人员的个体素质要求在于“补人所缺”。两者共同构成文书工作人员的整体特征。
3.9。简述文书工作标准化的意义。答：文书工作标准化的意义在于：(1)通过实现文书工作标准化，简化和减少文书，节省人力、物力，消除混乱，提高工作水平与工作绩效。(2)
的控制层，是指在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人，如办公厅(室)主任、秘书处处长等。他们对社会组织的文书工作负有全面组织、控制的责任。其职责主要包括：制定本组织内部的各项文书工作制度；划分文书工作中心机构、专门机构以及专兼职文书人员的权限；负责重要文书的签发、批办和承办工作等。(2)文书工作的执行层，是指在社会组织中对文书处理程序各环节承担组织和管理责任的专门机构负责人，如文印室、机要室和收发室的主任等。他们对社会组织的文书工作负有直接组织和参与的责任。其职责主要包括：认真执行各项文书工作制度；落实所辖文书工作的岗位责任制；根据分工直接参与文书处理程序等。(3)文书工作的操作层，是指在社会组织中直接承担文书工作具体任务的人员，他们的工作状况直接关系到文书工作的最终效果。因此，除具备相应的业务知识外，这类人员尤其需要认真负责、一丝不苟的工作态度和默默无闻的奉献精神。
文书工作标准化是科学管理文书、提高文书质量的技术保4.1．简述公文文体的特殊属性。答：(1)公文是以语体文为证。(3)文书工作标准化是实现办公自动化的必要条件。没有文书工作标准化，就没有文书工作现代化。(4)实现文书工作标准化，有利于引进国际和国内先进标准，迅速提高我国的文书工作水平。(5)便于提高文书归档整理质量，为档案工作奠定良好的基础。
3.10．简述文书工作现代化的必要性。答：文书工作现代化是文书工作发展的必然趋势，其动因主要表现在内外两个方面：(1)外在动力一信息技术革命。计算机技术、现代通讯技术和网络技术的迅速发展极大地推动了人类的进步和社
原则的应用文体。公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号系统，具有表意直接、通俗易懂、语义明确的优点。加之辅以标点符号，更便于作者明确地表达发文意图，易于受文者准确理解、贯彻执行。(2)公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。公文的特殊功用决定了公文在表达上必须事、理结合，同时还需要在此基础上进行科学的分析和评论以表明作者的观点和态度。这就决定了公文区别于其他应用文的特点之一在于兼用叙述、说明、议论三种基本表达方式。
会的发展，办公自动化、电子政务应运而生，文书工作现代4.2．简述叙述及对其的特殊要求。答：叙述是指记载和陈述化势在必行。在信息的社会化与社会的信息化进程中，文件作为机构和社会的核心信息资源具有特殊的效用和价值，文书工作的现代化水平不仅影响到各类组织机构和管理效能，而且也是推动社会信息化进程的关键所在。文书工作现代化不仅是现代社会的标志之一，也是整个社会现代化的有机构
人物、事件以及事物的状况与变化过程的一种表达方式。其基本要素为：时间、地点、人物、事件、原因、结果。叙述在公文中常用于交代问题，说明原委或列举事例。在公文中采用叙述手法时，应遵循如下特殊要求：(1)以“顺叙”手法为主。在公文中通常采用顺叙的手法，即按照事物发生发
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展的时间顺序平铺直叙，使叙述的层次与事物的发展过程相一致，便于受文者对该过程及各个环节一一目了然。(2)通常采用概括叙述的方式。在公文中不仅要叙述事实，更重要的是在此基础上分析情况、解决问题，因此着重采用概括叙述的方式，不作详情描写。
性与郑重性。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，但通常行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。联合行文时，主办机关名称排列在前。
4.3．简述议论表达方式。答：议论指运用事实材料和逻辑推4.7．简述附件与附件说明。答：(1)附件指附属于公文正件理的思维形式反映客观事物、分析内在联系、揭示本质与规律、直接阐明作者主张的表达方式。论点、论据和论证是议论的三要素。议论运用于公文的主要目的在于通过阐明事理进而说明意义、发表意见、提出措施。相对于说明和叙述而言，议论通常居于从属地位，因此在公文中宜采用夹叙夹议或先叙后议的方法，一般不需长篇大论，通常也不作复杂的逻辑推理，要求用语精要、一语中的。采用议论的方法，要求做到论点正确、鲜明，论据充分、可靠，同时还应掌握一
的其他公文或材料，可分为两类：一种是与公文正件具有同等效力的附件，其作用在于进一步补充和完善公文正件的内容；另一种是在公文正件中已申明仅供参考而不具备现实执行效用的附件，其作用在于为受文者正确理解和执行公文正件提供参考数据。(2)附件说明指为附件所作的标记，用以注明附件的序号、标题、份数等，以便查阅和保护附件，防止附件散乱、丢失。(3)公文如有附件，应当注明附件顺序和附件名称。附件说明中的附件名称必须与后面所附文件的
定的论证方法，使论点与论据有机地结合起来。撰写公文时，标题完全一致。 主要采用例证法、对比法和因果法三种论证方法。 4.4．简述公文格式的概念和特点。答：公文格式是指公文的文面各项要素的构成及其编排规范。具有：(1)规范性。公文广泛应用于各级各类机关、企事业单位和人民团体，在各个管理层面的各项活动中发挥现行效用，为确保公文的准确、完整、有效，必须由国家有关机关和部门以行政法规、规章和国家标准的形式予以统一规范，并为上述机构共同遵照执行。(2)相对的固定性。公文格式要素中，一部分要素为所有通用文种所必备，如：发文机关标识、标题、正文、
4.8．何谓主题词?其作用有哪些?怎样排列?答：主题词是揭示公文内容并经规范化处理的词与词组。其作用在于与标题相配合进一步简要而精确地揭示公文内容，为主题检索提供标识，为公文处理的标准化、现代化奠定基础。通常适用于有检索价值的公文。主题诃的标引次序一般根据主题词的含义由小到大排列，以公文内容为特征的主题词在先、表明文种的主题词在后。每份公文一般标注2～5个主题词，通常不超过7个。主题词通常应从本系统或本单位制定的主题词表中选用，不宜随意标注。
生效标识、成文时间等；另一部分要素则可视每份文件的具4.9．简述说明的要求和方法。答：在公文中采用说明的手法体情况选择使用，根据文种、行文目的、阅读对象以及版面编排的具体需要进行取舍，如：份数序号、密级标识、紧急程度、签发人、附件说明、注释等。公文的格式具有相对的固定性，还表现在：相同文种的公文，其格式要素的构成大体一致。(3)稳定性。公文格式标准一经规范，通常在较长时期内保持稳定，各单位应按有关规定共同遵照执行，及时开发或使用公文格式模板，以便高效快捷地生成符合格式规范的公文。
4.5．何谓公文标题?拟写公文标题有哪些要求?答：公文标题指概括表明某一文件主要内容的文件名称。公文标题的拟写要求是：应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。完整的公文标题一般用全称或规范化简称，事由部分应简洁、明了地揭示公文主题，文种的选择要准确、恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，其他文种通常不必标注。
4.6．简述发文机关标识及其构成。答：发文机关标识是公文作者的标志，作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威
时，特别强调以下要求：(1)用语确切、客观。要求在把握说明对象本质特征的基础上，准确恰当地反映其本来面目，不得掺杂主观因素，对事实不能人为地夸大或缩小。(2)表述周全、完整。即将有关事项或内容逐一表述清楚，使受文者对说明的对象有一个完整的了解和清晰的认识。(3)文笔朴实、简明。说明的目的是使受文者清晰、准确地获知公文信息，因而要求用质朴平实、简洁明了的语言表述有关内容，忌用浮华婉曲或晦涩难懂的词语以及艰深的专业术语。说明的方法有很多，在公文中经常使用以下几种：(1)定义法。在公文中介绍有关事物或涉及某一概念时，为使受文者准确地把握其实质，常常采用下定义的办法，以便将被说明对象的内涵与外延清晰地展示在读者面前。(2)举例法。对于某些抽象或鲜见的概念与事物，仅仅借助于下定义的方法很难使人在脑海中形成清晰的认识这就需要采用举例的方法使之具体化、形象化。需要注意的是：使用举例法一定要选取具有代表性和说服力的典型事例，切不可以偏概全。(3)比较法。为进一步说明事物的特征或状况，在公文中将具有相
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