PDCA质量控制：
项目质量控制是一个由事前控制、过程监控、检查对比和偏离处理等部分组成的主动控制闭环系统。我们可以通过PDCA来实现这个系统： 1. PLAN：用质量目标表明确所要达到的质量要求 2. DO：用监控记录表记录项目实施过程中的情况 3. CHECK：用检查对比表来找出偏离目标的差异 4. ACT：采取措施纠偏
各个具体活动的负责人，负责本活动高质量的完成，再由一个人对晚会所有活动进行检查跟进与协调，确保整个晚会项目高质量地完成。我们可以用简单的质量核对表来检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施，从而实行对质量的控制和追踪： 质量核对表 谁负责这件事？ 这件事开始做了吗？ 项目实施 这件事完成了吗？ 这件事完成情况怎么样？ 十、沟通管理
( 1 )项目小组的沟通
沟通手段：主要是电话 沟通频率：每周3次（必要的话随时）
为了确保每一项活动的按时按量完成，项目小组每个活动的负责人必须及时
的把活动的进展情况向项目的负责人汇报，项目负责人及时的把相关信息通发布给各个信息需求者。这种轮式的的沟通方式能够快速的解决问题，并且确保了信息传递的准确性。针对这一方式可能难以提高成员的士气，这里成员间也可以相互的沟通，但前提是项目小组的负责人必须掌握活动的进展情况，不然项目就难以控制。
活动1负责人 项目负责人 活动2负责人 活动2负责人
( 2 ) 赞助商的沟通
沟通手段：当面、电话 沟通频率：一星期两次
为了确保活动经费的准时到位，项目外联的负责人员必须与赞助商保持沟
通，确认赞助商的宣传需求，以及将项目的需求情况及时通知给赞助商。 ( 3 ) 与上级的沟通
沟通手段：电话、当面 沟通频率：一星期两次
与校方的沟通需注意的是，必须准确将举办晚会这一申请，及时向上级提
出，并尽快得到具体的回复。因此应采用双向沟通。向校方协商，把岭院的具体情况汇报给校方，例如具体的毕业完结时间，学生的准备时间等等。通过双方协调来尽早确定活动的举办时间，以便后面的工作展开。 ( 4 ) 与晚会表演者的沟通
沟通手段：电话，当面 沟通频率：需要时
项目负责人应及时的收集晚会表演者的需求信息，如服装，道具的租借情
况等，并提前及时把晚会的安排信息向各位晚会表演者传达，如彩排时间，地点，
节目次序和晚会的具体安排。如双方在需求和安排上有何变动应及时的通知对方。
( 5 ) 与学生的沟通
沟通手段：传单，横幅，海报 沟通频率：长时
为了确保同学参加晚会的积极性和热情，项目小组应长时间的向同学们宣传
晚会，这里可以通过传单，横幅，海报等方式。并及时的的把晚会举办的时间地点等信息传递给同学们。
十一、风险管理
一、风险识别与评价
通过审视我们的WBS，我们认为风险主要来源于以下几个方面： 注：风险危害评价1为最低，10为最高。 风险来源 风险名称 学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚 联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏 采购数量不足 物资质量不及格 采购人员发生意外，物资不能及时到位 宣传品未及时制作出来并张贴派发 联系不到场地设备管理员 舞台公司未能及时到位 舞台设备临时发生意外 主持人由于意外未能及时到位 演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接 演出过程发生失误 设备回收、物资清点、归位时发生混乱 风险危害评价 5 6 5 6 5 6 8 10 9 7 7 8 6 邀请 物资准备 宣传 舞台设置 晚会现场 会后 二、应对措施
风险名称 应对措施 学工部未能一次把所有需向学工部反复确认邀请对象名单 邀请对象交代清楚 联系嘉宾并派发邀请函时在发出邀请函时对照邀请对象名单进行审核 出现遗漏 采购数量不足 物资质量不及格 采购比需要数量多一些的物资 在采购过程中仔细检查采购物资的质量 采购人员发生意外，物资不在采购过程中派三名采购人员确保物资的及时能及时到位 到位，并且提前进行采购 宣传品未及时制作出来并确定宣传品的的日程表，确保一切按照计划进行 张贴派发 联系不到场地设备管理员 舞台公司未能及时到位 舞台设备临时发生意外 主持人由于意外未能及时到位 演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接 演出过程发生失误 提前联系好场地设备管理员并且 转移演出场地或中断改期举行 准备两份舞台设备 要求主持人提前到位 上一个节目演出时，其后两个节目在后台准备， 确保演出者在表演节目前已经做好充分的准备，尽量平抚其紧张情绪 设备回收、物资清点、归位派出小组负责此项并在回收前确保每个人的职时发生混乱 责
三、补救措施
风险名称 补救措施 学工部未能一次把所有需尽快邀请学工部未交代邀请的对象，并道歉 邀请对象交代清楚 联系嘉宾并派发邀请函时发现遗漏后尽快再次发出邀请函并道歉 出现遗漏 时间允许进行再次采购；时间不允许则向学工部采购数量不足 紧急调配物资 时间允许进行再次采购；时间不允许则向学工部物资质量不及格 紧急调配物资 想办法解决意外确保物资到位，若意外无法解决采购人员发生意外，物资不派人去取物资，若无法联系则再次采购，若时间能及时到位 不允许则向学工部紧急调配物资 若未能制作出宣传品则抓紧时间制作或者使用宣传品未及时制作出来并替代宣传品，并在宣传品制作出来之后就抓紧时张贴派发 间张贴 运用各种关系取得设备管理员的联系方式并联联系不到场地设备管理员 系 舞台公司未能及时到位 催促其尽快到位并在之后抓紧时间布场 舞台设备临时发生意外 使用备用设备，依旧无法使用则向学工部或别的学院紧急调配 主持人由于意外未能及时紧急调配人员暂时充当主持人 到位 演出人员未能及时到场，上由再下一个节目及时跟进 下节目不能及时衔接 由节目领演人迅速组织演员重演此节目；若重演演出过程发生失误 仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消 设备回收、物资清点、归位要求负责人维持秩序并清点物资 时发生混乱 十二、采购管理
采购项目清单 采购项目 横幅 宣传单 节目表 规格 计量 估算 估算数目 需求时间 采购方式 单位 单价 总价 2 100 200 5.20 询价采购 条 5.20 询价采购 张 2000 0.15 300 0.2 100 张 500 询价采购 套 套 个 个 个 个 个 个 瓶 套 个 个 1 20 20 300 3 30 25 5 50 4 30 20 3500 3500 2 3 0.15 5 0.5 1 30 1 30 6 10 40 60 45 15 15 25 150 50 120 180 200 5.30 询价采购 8.0m*0.6m A4 A4 舞台搭建及设备，音舞台、音响、箱设备、灯光设备及灯光设备 备用设备 60*10cm 充气棒 27.5*13.5cm 手掌拍 10cm 气球 打气筒 手动，28cm 5*200MM 荧光棒 哨子 6字型口哨 化妆费用 化妆及发型 550ml 饮用水 服装 根据需要 道具 根据需要 纪念品 根据需要 5.12~5.22 询价采购 5.12~5.22 询价采购 5.12~5.22 询价采购 5.12~5.22 询价采购 5.12~5.22 询价采购 5.12~5.22 询价采购 5.30 询价采购 5.30 询价采购 5.30 询价采购 5.12~5.22 询价采购 5.12~5.22 询价采购 2、备选单位清单
十三、收尾管理
(1)收尾阶段要求完成的任务：
a.会后清场：晚会节目后，由搬离组负责把红地毯，桌布等搬回原处，同时进行核实与统计；由签到签离组负责人员签离；清理组负责清理场地，将各项物品摆放归位。 b.晚会总结：准备晚会报道稿进行晚会情况宣传；撰写总结报告并核算各项开支；
将各资料整理存档。 (2) 收尾的开始与结束：
收尾于晚会参观人员散场结束后为开始，会后清场在晚会当天结束，晚会总结的限期是七天，所以结束在五天后； (3)收尾检查：
讲项目计划、人员、财务等相关资料整理汇总，再上交至学工部。 (4)项目的交接： 在晚会结束后，应将晚会总结报告及开支核算表交给XXX学工部，汇报晚会情况。
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