档案管理学课堂讲义第一章档案实体管理概论

第一章

档案实体管理概论

第一节 何谓档案实体管理

1、概念：处于实体状态的档案

区别于：虚拟状态的档案（观念性的信息）

实体载体：比如甲骨、金石、简牍、绵薄、纸张、胶片、

笔墨、磁带、光盘等

2、内容：对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计。

（1）将各立档单位中有价值的文件按照一定制度集中保存起来；

我国学习苏联的经验，提出“立档单位”，并规定了立档单位的三个条件：独立行使职权、设有会计单位或经济核算单位、设有管理人事的机构或人员。

在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如：一个机关、一个工厂、一个学校，所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构，如：业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。

（2）将档案进行分门别类的系统化；

（3）对档案进行审查和鉴别，去粗取精，保存有价值的档案； （4）采取各种保护措施，保证档案完整与安全； （5）对档案状况进行数量观察和分析。

3、档案实体管理与内容信息开发利用的关系：手段和目的 4、原则（基本术语）： 来源原则：

（1） 起源于近代法国。按照档案的来源进行整理和分类，要求保

持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。

（2）同一来源：来自于具有法律效力的同一个独立机构和组织的

全部档案集中保存。（职能变化，来源不同）

全宗原则：

（1）全宗：来源于一个特定机构（包括行政机关、公司、机构、

个人等）的所有档案叫做该机构的全宗。如：凯里学院的全宗（涵义：凯里学院的所有档案）

（2）全宗一词来源于法国内政部的十四号通令，后来被归纳为“尊

重全宗原则”，是来源原则形成的第一步。 （3）理论意义： （4）实践价值： 有机联系原则：

档案形成过程中的时间和空间联系构成一个有机整体，管理档案实体时不应随意拆散。 保管和利用方便原则：

便于保管，方便利用。档案管理者具体情况具体分析。 5、方法：历史的方法和逻辑的方法

（1）历史的方法（客观/自然方法）[主要方法]

A．在实践领域，必须遵照事物客观存在的完整性和真实性

来认识和管理档案实体。以保持其历史状态的本来面目，维护其忠实记录并再现历史的根本价值和本质特

性。

B．由档案本质特性决定的。

因为：a.档案的本质是社会活动和社会生活的原始记录；

b.档案的根本价值在于真实地记录并再现人类社会生活的历史。

C．应用：

a.以历史主义思想来尊重和突出档案的本质特性。 b.两种管理方法的应用范围不是绝对的、无条件的。 （2）逻辑的方法：对档案实体进行概念和抽象的管理。较多适用

于对档案内容信息的开发利用领域。

第二章 档案价值的鉴定

第一节 档案价值鉴定工作的内容和意义

1、档案价值鉴定工作：

（1）定义：判定档案价值、决定档案存毁的工作。

（2）目的：正确地确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，

从而更充分地发挥档案作用。

（3）鉴定次序：先筛选保存后确定销毁。 （4）基本内容：三个方面P34 （5）意义[作用]：四点P34-35

第二节 档案价值与档案鉴定标准

1、档案价值

（1）概念：档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭

证和情报作用，而表现出来的有用性及有用程度。

（2）内涵：

A．实为档案的使用价值：

对人们所具有的实用性或者有益性及有用程度。 B．取决于档案客体的属性和主体的需要 主体：人（个体、团体、人类、社会） 客体：客观存在的档案实物

档案（客观物）是价值的物质载体（比如：书是其内容的价值载体），只有进入社会和人的活动领域，为人所共识，被人所需要而与人构成了价值关系。

（3）特点：

A．多维性：在多种领域发挥作用。

B．潜在性：当被利用来满足社会需求时，转为现实价值。 C．相对性：价值大小受环境影响发生升降。 2、鉴定档案价值的标准

是否存在价值，不是鉴定者主观的认识和评价，必须以客观存在的鉴定标准来认识和评价档案价值，保证结论的客观性、可靠性和准确性。

（1）属性标准：

根据文件来源、内容、时间与时效、形式特征为标准。 各个方面互相联系，不可分割。

A．来源标准：

a.来源于档案形成者，即文件责任者（作者）和立档单位

b.原则：

ⅰ站在本机关角度

ⅱ立档单位在社会上的地位和作用 ⅲ制发机构和撰写者的级别 B．内容标准：

分析文件的内容，是最重要、最本质、最关键因素。 a.内容重要性：说明什么问题，反映什么事实

b.内容独特性：独一无二，具有开创意义的文件 c.内容真实性：需要历史的、客观的眼光和凭证 d.内容综合性（集中性）：与其他文件比较判断详略深浅 C．时间与时效标准：

a.文件形成时间：时间的远近；时期的特殊和一般。 “高龄档案应受到尊重”（普鲁士迈斯奈尔） b.不同时期满足人们不同需要 现实的使用价值

历史的参考价值（史料价值） 鉴赏的文物价值 D．形式特征标准：

a.文件名称：只具有参考的性质，主要还是看文件内容。 b.文件文本：撰稿中形成的各种稿本。如正本、副本、草稿、定

稿等。

c.文件外形特点：影响档案价值。如书法、图案、题词、签字等。

（2）社会需求标准：

鉴定工作的核心，对档案的价值有影响、调节和使用作用。（凡

被社会需求即有价值）

A．社会需求方向：从内容和类型上，把握档案在社会利用中的总

趋势，以满足社会各方面需要。

B．社会需求面：以一定的社会需求面（广泛性）为前提，多维度

多层次地考察每份文件的社会意义。

C．社会需求时间：近期利用和长期利用。

（3）相对价值标准：

在档案比较中存在的相对保存价值。（或稀少、或联系重大） A．相关档案的保存情况：完整程度、是否重复、可靠程度、

可替代程度。

B．保管条件和费用：考虑承受能力和社会效益。

第三节 鉴定档案价值的原则与方法

1、原则：六方面。P48—50 2、方法：三大点。P51—53 A．重要方法：定性分析与综合

B．发展趋势：定性分析与综合+定量分析

a.比例鉴定法 b.选样鉴定法 c.系统优化法 d.模糊综合评价法 C．操作方法：直接鉴定法

根据鉴定档案价值的原则和标准和档案的实际情况判定档案 价值。

知识拓展：

定性分析：对研究对象进行“质”的方面的分析，亦称“非数量分析法”。主要依靠预

测人员的丰富实践经验以及主观的判断和分析能力，推断出事物的性质和发展趋势的分析方法，属于预测分析的一种基本方法。常用的定性分析法：管理人员的判断、专家的意见、销售人员的估计、顾客调查和市场测试、小组讨论、集合意见法等。

定量分析：对社会现象的数量特征、数量关系与数量变化进行分析的方法。 关系：定性分析与定量分析应该是统一的，相互补充的；定性分析是定量分析的

基本前提，没有定性的定量是一种盲目的、毫无价值的定量；定量分析使之定性更加科学、准确，它可以促使定性分析得出广泛而深入的结论。

历史发展：

定性分析与定量分析是人们认识事物时用到的两种分析方式。定性分析的理念早在古希腊时代就得到了很好的展开，那个时候的一批的著名学者，在自己的研究之中都是给自己所研究的自然世界给以物理解释。例如：亚里士多德研究过许多的自然现象，但在他厚厚的著作之中，却发现不了一个数学公式。他对每一个现象的都是描述性质的，对发现的每一个自然定理都是性质定义。虽然这种认识对人们认识感官世界功不可灭，但却缺乏深入思考的基础，因为从事物的一种性质延伸到另一种性质，往往是超出

了人类的认识能力。因而，定量分析作为一种古已有之但是没有被准确定位的思维方式，其优势相对于定性分析的是很明显，它把事物定义在了人类能理解的范围，由量而定性。把定量分析法作为一种分析问题的基础思维方式始于伽利略，作为近代科学的奠基者，伽利略第一次把定量分析法全面展开在自己的研究之中，从动力学到天文学，伽利略抛弃了以前人们只对事物原因和结果进行主观臆测成分居多的分析，而代之以实验，数学符号，公式。“伽利略追求描述的决定是关于科学方法论的最深刻最有成效的变革。它的重要性，就在于把科学置于科学的保护之下。”而数学是关于量的科学。可以这样说，一门科学只有在成功的运用了数学的时候，才能称得上是一门科学。从理性的发展过程来看，伽利略提出的以定量代替定性的科学方法是人类认识对象由模糊变得清晰起来，由抽象变得具体，使得人类的理性在定性之上又增加了定量的特征，而且由于这种替代，那些与定量的无关的概念，如本质起源性质等概念在一定的领域内和一定的范围内被空间时间重量速度加速度惯性力能能量等全新的概念替代。

第四节 档案保管期限表

1、定义:

档案保管期限表：用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。 2、作用：两点。P54 3、类型：五类

A通用（标准）档案保管期限表； B专门档案保管期限表； C同系统机关档案保管期限表； D同类型机关档案保管期限表； E机关档案保管期限表。

4、结构：

通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目，任何档案保管期限表都必须有。 5、保管期限：

根据2006年12月国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》，规定档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报

告、总结、综合统计报表等；

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第五节 档案鉴定工作的制度与组织

1、制度的基本内容：P64 2、组织：机关档案室和档案馆 3、档案的销毁：

把经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 过程：

（1）需要编制档案销毁清册一式两份，一份送有关领导审查批准；

一份留存档案馆（室）；

（2）附上销毁档案的简要说明；

（3）以档案馆（室）名义，向审批权利部门领导写出简明书面报

告（附件是销毁清册和销毁简要说明），并提出申请批准销毁文档申请。

（4）未批准前单独保管；批准后，均应有两人以上进行彻底销毁。 （5）在销毁清册注明“已销毁”字样、销毁日期和销毁人签字。

第三章 档案的收集

第一节 档案收集工作概述 一、档案收集工作的内容

1、定义：档案收集就是接收和征集档案和文献。 2、性质：政策性、业务工作。

3、地位：是档案业务管理工作的第一个工作环节。 4、主要内容：

（1）机关、企事业单位对本单位需要归档的档案；

（2）档案馆辖区内的现行机关、企事业单位和撤销单位的具 有永久、长期保存价值的档案；

（3）中华人民共和国成立以前各个历史时期的档案。 二、意义（了解）： 1、必要手段 2、重要途径 3、物质基础 4、现代化的实现 三、基本要求（掌握）： 1、及时、全面

丰富馆藏标准：数量充分、质量优化、成分充实、结构合理 2、来源的调查与指导 3、标准化

4、全宗的不可分散性 四、特点：三点P74

第二节 档案馆（室）藏建设 1、重要性：适应社会发展需要 2、意义：P76（了解） 3、主要原则：

（1）完整性（检验和衡量馆藏优化程度的基本原则） （2）系统性

（3）实践性（衡量档案收藏单位工作质量的重要标准） （4）价值性

（5）特色性（档案馆建设的必须原则） 4、标准：

（1）内容标准（检验馆藏质量高低的最基本标准） （2）结构标准（档案与资料比例合理） （3）层次标准（馆藏优化的重要标准） （4）类型标准（多样性） 5、指导思想（P82了解） 6、处理好诸种关系： （1）馆、室的衔接与互利

机关档案室收藏的档案，是档案馆档案的主要补充源。 （2）综合与特色

首先强调综合，其次突出地方特色 （3）深度与广度

深度：接收内容的深化。既要有反映国家和地区的综合性、

指导性和政策性的档案，还要有与人民群众生产生活中重大活 动、事件的典型性、经验型和地方性的档案。

广度：范围广泛。机关、企事业单位和个人及民间档案。

（4）档案与资料

档案与资料都是重要的信息资源，但两者的形成渠道和文 献价值有所不同。档案是在社会活动中直接形成的真实记录， 具有法律凭证作用和历史查考作用，而情报资料则是通过各种 渠道从外部购买、交流或直接收集得来的，只具有参考作用。 7、馆藏结构基本成分（识记）： （1）以档案形成历史时期划分：

古代（1840年以前）；近代（1840—1949）；现代（1949以后） 现代档案室馆藏结构的主要成分。 （2）以档案内容划分：

文书档案；科技档案；专门档案和人物档案四大类。 （3）综合性档案馆馆藏成分：17类 第三节 档案室的收集工作 1、建立归档制度的必要性 了解政策法规内容

2、建立机关文件归档制度的一般要求： （1）必须符合国家有关文件规定要求 （2）必须符合本机关实际并形成特点和规律 （3）应当同本机关制度保存统一

（4）完善归档制度内容 3、归档制度的内容（掌握）： （1）归档制度主要包括： Ⅰ、归档范围——

A、一般原则：必须具有一定保存价值；必须符合各机关实际状况 B、一个机关应该归档的文件材料应包括四个部分：

上级机关的文件材料 本机关的文件材料

同级机关和非隶属机关的文件

?????下级机关的文件材料

Ⅱ、归档时间——

需要归档的文件向档案室移交的时间：一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，并清点核对移交目录。特殊的科适当延长时间。 Ⅲ、归档案卷（或保管单位）的质量要求——

遵循文件形成规律和特点，保存文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

Ⅳ、归档手续——“明立案验，依例交割”

详细清点案卷目录—签字—移交（编写文件简要说明并填写交接清单）—保存

4、档案室在形成文件与组织归档工作中的作用：八个作用 （1）行文 （2）超前控制

（3）指导和督促 （4）收集临时文件 （5）补充散失文件 （6）宣传

（7）平时收集：零散文件、帐外文件、专门文件 （8）收集基础单位档案 第四节 档案馆的收集工作 1、馆藏档案的补充源： （1）现行机关档案源 （2）撤销机关档案源

（3）组织和个人保存的散失档案 （4）档案馆之间交接的档案 2、接收档案的范围

3、档案馆对现行机关档案的接收： （1）要求：5点

（2）时间期限：省级以上机关将永久保存的档案保存20年左右；省级以下保存10年左右。 （3）接手前的准备工作

4、档案馆对二、三级单位形成档案的接收 5、档案馆对撤销机关档案的接收 6、档案馆对历史档案的征集与接收