除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。 （2）印章：
加盖机关印章是公文生效的标志，也是鉴定公文真伪的重要依据。 3. 公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。
《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）第7条规定：“版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。” 4. 附注：
根据《党政机关公文处理条例》第九条第十四款规定：“附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。”附注不是附件包含的内容。
5.附件：根据《党政机关公文处理条例》第九条第十五款规定：“附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。” 6.主送机关：
是指公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
其作用在于表明公文的空间效力范围，明确对公文负法定办理或答复责任的机关。其排列应按机关性质、职权和其他隶属关系排列，但主送机关并不一定是受文机关中级别层次最高的机关。 7.越级行文：
是指下级机关越过自己的直接领导机关向更高的上级领导机关甚至中央或上级机关直接行文。越级行文是行文方式之一，也是一种非正常的行文方式，没有特殊情况，一般不能轻易采用。在以下特殊情况下才能进行“越级行文”：
（1）遇有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失时；
（2）多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题； （3）上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项； （4）对直接上级机关或领导进行检举、控告； （5）直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题； （6）询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等；
（7）在市场经济的今天，为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、
电脑、电话、广播、报刊等方式行文。 8.公文的法定作者：
（1）是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权力和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。如公安部部长属于代表机关组织的领导人、某省人民政府属于机关单位、某社会团体属于组织，属于公文的法定作者。
（2）撰稿者写出的文本，在没有定稿、签发、用印之前，还没有得到法定作者的认可，不具有权威性和合法性。只有在领导集体认可，主要负责人签发，办公部门用印后，才被法定作者认可，具有法定的效力，因此，某篇公文的撰稿者不属于公文的法定作者。 9.公文的文稿：
是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿和定稿两种。 经机关领导人审核并批准发出的草稿就成了定稿。定稿是印制公文的标准依据。
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