第三部分 信函写作概要 (一)
今天，商业书信仍然是公司内部、外部交流的一个有效途径。有效和高效的书信写作是秘书一项重要的日常工作。一封典型的、专业的商业信件全文包括7个标准部分：信头、日期、信内地址、称呼、正文、问候语和落款。 (1) 信头
信头位于信纸的最顶端。它包括写信人公司名称、地址、电话和传真号，甚至电子邮件。许多信头是公司的徽标或标志。 (2) 日期
日期位于信头下方，通常采用以下格式：月，日，年或日，月，年。日期可用基数词或序数词,例如:10 Oct, 2002或Oct 10th , 2002。 (3) 信内地址
信内地址是指收信人或组织的地址。必须保证信内地址与信封上的地址一致 (4) 称呼
它用来称呼收信人。商业信件中常用的称谓是：尊敬的先生(们)、尊敬的女士(们)，后加逗号或冒号。如该商业信件发给个人用此人的尊称加姓，例如：尊敬的汤姆森先生，而不用此人的全名，如：不说尊敬的迈克·汤姆森先生。如果不知道此人的性别，只需用此人的全名即可，例如：尊敬的迈克·汤姆森。如果不确定谁会读信，则用女士们和先生们。 (5) 正文
信体从称呼下方两行开始。信体是信的主体。它包括写信人所要传递给收信人的信息。打印信件时在段落内采用单倍行距，在段与段之间用双倍行距。如信息很短可采用双倍行距加缩行式。 (6) 问候语
问候语是一种礼貌地结束信件的方式。商业信函中常用的是，陌生的收信人用Truly yours或Yours truly，熟悉的收信人用Sincerely yours或Yours sincerely。可识围谨上，谨启，它一般位于正文下方两行。 (7) 落款
每一封商业信函都必须有落款，在大多数的书信格式中，在问候语下方的三到四行打印写信人的名字，中间是写信人的手写签名。
一般来讲，商业信件可采用以下三中书信格式中的一种，缩行式、齐头式和混合式，也称折中式。
(1) 缩行式
在这种格式中，每一段的第一行都缩进2、6或10个空格。 (2) 齐头式
在这种格式中，每一行都从页面的最左边开始。这是最流行也是最容易的一种格式。 (3) 折中式
这种格式与齐头式不同的地方在于，它的日期和问候语都位于中
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间，或日期从页面的最右边开始。
第四部分 学习商务礼仪 (一)
介绍是工作关系的一个方面。工作场合介绍他人与社交场合介绍他人唯一的区别在于无需考虑性别，只是根据工作级别介绍他人。在工作往来时介绍他人有一条根本原则：把不重要的人物介绍给重要人物，不管这位重要人物是男是女。举个例子，约翰.亚当斯，副总经理，威廉.史密斯，刚来的生产部经理，做介绍时，秘书可以说：
“亚当斯先生，这位是威廉.史密斯，新来的生产部经理。威廉，这位是亚当斯先生，公司副总经理。”
在为级别相同的人做介绍时，社交场合的礼仪同样适用，即把男士介绍给女士，把年轻人介绍给长辈。工作中介绍他人时，不经允许不要直呼名字，除非办公室里习惯这样称呼，或客户要求这样。
介绍他人时，首先与级别较高的人说话，其次再与级别较低的人说话。那么公司中级别最高的人是谁呢？是客户。客户比公司的任何人都更为重要，尽管他的职位比这个公司老板的要低。
在介绍时，人们通常用握手来表示问候。握手的恰当时间为： 当秘书被介绍给别人时，应与其握手；在同其辞别时，也应握手。 当来访者进入秘书的房间、办公室或会谈室时，应与其握手。 当秘书去迎接并见到一位久未相逢的客户时。 当别人送给秘书礼物时。
当参加宴请或其他活动后告辞时，应和主人握手。
办公室里，秘书需要与不同类型的人打交道。因而秘书与其他人之间的关系决定了所使用的语言。例如，当遇到公司的执行董事时，秘书应该说：“早上好，怀特先生。您好吗？”。而遇到非常熟的同事时，可以说“嗨，玛丽”。
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