党群行政档案管理办法及归档范围

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党群行政档案管理办法及归档范围

一、党群、行政档案管理办法

为了加强学院党群与行政类档案(以下简称党、政档案)的管理，逐步实现规范化、制度化，更好地为学院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《黑龙江畜牧兽医职业学院档案管理办法》制定本办法。

第一章 基本原则

第一条 党、政档案是学院在党群和行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料。

第二条 党、政档案是学院各项工作的重要历史凭证，由形成单位整理、立卷、归档，学院综合档案室集中统一管理，任何单位和个人不得擅自保存和销毁，以确保完整、系统、准确和安全。

第三条 党、政管理文件材料应严格实?行文书处理部门立卷归档制度。学院各系(部)、处（室）要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定兼职档案人员，协同学院综合档案室认真做好党政管理档案的收集、整理、归档工作。

第二章 归档范围（见后） 第三章 部门立卷和归档工作流程 第四条 形成积累

学院党群和行政各部门均为立卷单位，分工归口立卷。

各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，编制案卷类目。

每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按立卷类目做好文件材料的预立卷工作。

第五条 立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关六大特征和文件材料的自然形成规律，保持其历史联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

第六条 立卷分工

学院内部自制文件由拟稿主办单位负责立卷归档。各部门在工作中形成的具有保存价值的其它材料如工作计划、总结、统计、数据、简报、大事记等，全校综合性的仍由各部门立卷归档，其余各部门分别立卷归档。

党委和学院召开的代表大会、党委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由学院办公室立卷归档。职能部门以党委和学院名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷。

学院内各单位向党委、学院的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由学院办公室立卷归档；请示，报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交综合档案室保存，任何人不得带入其它单位。

第七条 立卷程序

按照归档的时间要求由专(兼)职档案员按立卷类目将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，如有尚未办完的文件，依照如下程序进行：

检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，如有尚未办完的文件，依照第十一条第一项执行。同时检查案卷有无多余的重份文件及不需要立卷归档的文件材料。

检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

检查案卷文件保存价值。检查各案卷中文件保存价值是否差异，一卷之内应大体一致。

检查杂卷文件数量。对文件数量太多的案卷，宜酌情适当分卷，文件数量太少的薄卷，可考虑适当合并组成小卷，一卷不超过200页。

第八条 立卷分类 1． 分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入此件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划、一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、归入文件的内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

2． 分问题

将文件按其内容所反映的问题、事物分开。 3． 分期限

将文件按照规定的不同保管期限分工。 第九条 立卷组合 1． 立卷组合的基本要求

立卷组合形式，一般按文件类型组合，适当分级，兼顾其它特征，使之联系紧密。

2． 立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

统计、报表、名册等文件，一般可按责任者或名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合； 简报按名称或期号组合；

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

第十条 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列 批复、批示在前、请示、报告在后； 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后； 其它文件材料按时间顺序排列。

第十一条 对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当的折叠。拆除文件材料上的金属物。号。

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。

卷内文件应逐件加盖档号章，并填写档号章的各个项目、编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角。卷内文件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

第十三条 填写卷内文件目录

第十二条 成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件

顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般应照实抄发。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［ ］”号。

日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月的数字右下角加“.”号。

页号：卷内文件起止之页的编号。 第十四条 填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

第十五条 拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、问题、文种。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文件”；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。

第十六条 归档验收

文书立卷部门整理好案卷后，填好移交目录，在次年六月份以前，提请学院档案部门派人检查合格后，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各备一份存查。

第四章 档案管理开发利用

第十七条 根据《高校档案实体分类和档号编制方案》编制党、政档案的分类号和档号。将案卷按分类号在档案柜内依次至上而下，从左到右排放；各柜、各库应有档案资料存放标志图、示意图。