GB/T19001、GB/T24001和GB/T28001通用部分
文件控制程序（LQ－CX－01）
1 目的
确保各使用场所及时得到适用文件的有效版本。 2 范围
适用于综合管理体系文件的控制。 3 职责
行政人事处是文件控制的主管部门，负责建立全公司受控文件清单，并负责文件底稿的存档保管和文件的发放；
各部门负责本部门内文件的编制、发放、评审和修改； 文件的使用人员负责所用文件的妥善使用和保管。 4 程序内容
4.1 文件的分类和编号
综合管理体系文件按其来源分为内部文件和外来文件两类。 4.1.1 内部文件，指本公司各责任部门制定的文件，具体分为：
a. A层次文件：综合管理手册，编号为：LQ－SC（其中，LQ表示？？有限公司。下同；SC表示综合管理手册）；
b. B层次文件：程序文件，编号为：LQ－CX－**（其中，CX表示程序文件； **表示从01开始的顺序号）；
c. C层次文件（也称三级文件）：岗位作业指导书、各部门内部岗位责任制、各种管理规程、制度（实施细则）、管理规定等规章制度，编号为：LQ－SJ－**－***（其中，SJ表示三级文件； **表示部门代码；***表示从001开始的顺序号）；
d. D层次文件： 空白记录表式，编号为：LQ－JL－**－***（其中，R表示表示记录；**表示部门代码；***表示从001开始的数字顺序号）。 e．部门代码规定如下： XZ——行政人事处 YX——市场营销处 GY——物资供应处 SC——生产技术处 SB——设备保全处 ZK——质量控制处
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ZZ——制造分厂 SN——水泥分厂
ZK——生产技术处中控室
SCB——生产技术处其他文件或记录
4.1.2 外来文件:主要指国家颁布的与质量、环境及职业健康安全有关的各种法律、法规和标准等，编号采用原文编号。 4.2 文件的控制状态
4.2.1 受控文件：指受到更改控制的文件。主要用于本公司内部使用和提供给认证机构。 4.2.2 非受控文件：指不受到更改控制的文件。主要用于提供给顾客。 4.3 文件的格式
文件必须明确标明文件名称、编号、有效版本号和实施日期等重要信息，其中，各文件的内容编排依次为：
a. 手册：手册颁布令，方针目标，公司概况，手册前言，范围，引用标准，术语和定义，综合管理体系，管理职责，资源管理，产品实现，测量、分析和改进，手册管理。 b. 程序文件：目的，范围，职责，程序内容，相关文件，记录。 c. 作业指导书：根据实际而定。 4.4 文件标识
4.4.1 文件版本标识：A0、A1、??、B0、B1、??、?? 4.4.2 受控文件在封面上加盖“受控”印章，并注明分发号； 4.5 文件的编制、审核和批准实施
4.5.1 综合管理手册由行政人事处组织编制，管理者代表审核，总经理批准实施； 4.5.2 其他文件：
A．程序文件由行政人事处组织编制，管理者代表审核并批准实施； B．三级文件由主管部门编制，管理者代表审核并批准实施。 4.6 文件的发放
4.6.1 由行政人事处填写发放记录，并经部门领导审核后发放； 4.6.2 应确保各使用场所均能得到适用的有效版本。 4.7 日常管理
4.7.1 文件使用者要妥善保管和使用所持有的文件，保持文件的整洁清晰，易于识别，并不得擅自复制或转借。
4.7.2 使用过程中如发生丢失或损坏，使用者应填写书面申请，经本部门领导审核后由部门文件兼管员到行政人事处重新领取。
4.7.3 各部门建立本部门受控文件清单，行政人事处建立全公司受控文件清单并及时登记文件的建立和修改情况。
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4.8 评审与修改
4.8.1 必要时由文件的主管部门组织对现有文件的适宜性、充分性进行评审，修订。 4.8.2 文件的更改由更改提出部门填写书面文件更改申请，经由原审批部门审批后方可实施更改。文件更改后行政人事处及时将更改内容以书面形式发放到各使用场所。 4.8.3 文件更改采用换页方式，所有经更改的文件应注明其更改状态。 4.8.4 当需要全面修订文件时应对文件进行换版处理。 4.9 外来文件的管理
4.9.1 外来文件包括：国家、行业及地方质量、环保、职业健康安全方面的法律、法规（含标准，下同）及其他要求等，主管部门应确保所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件得到识别，并以受控方式控制其分发。其获取、传达、分发及更新具体执行《法律法规和其他要求获取及符合性评价控制程序》。 4.10 作废文件的处理
需保留的作废文件必须加盖“作废”印章，单独存放；不需保留的作废文件由行政人事处及时收回实施销毁。 5 相关文件 《记录控制程序》
《法律法规和其他要求获取及符合性评价控制程序》 6 记录
《文件发放登记表》 《文件领用申请表》 《受控文件清单》 《文件更改申请单》 《文件更改通知单》
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法律法规和其他要求获取及合规性评价控制程序（LQ－CX－02）
1 目的
建立获取法律法规和其他要求的渠道，及时获取与识别出适用于公司活动、产品及服务中适用的法律法规和其他要求,保持更新。并对环保和职业健康安全法规的符合性（合规性，下同）进行评价。 2 范围
本程序适用于国家、地方、行业颁布的有关法律法规、条例、办法、标准及其它要求的获取、传达和环保和职业健康安全法规和合规性评价。 3 职责
3.1 行政人事处负责组织获取、传达、更新适用的法律法规和其他要求。 3.2生产技术处负责组织进行环保和安全法规的合规性评价。 3.2 各部门负责内部传达或学习。 4 程序内容
4.1 法律法规和其他要求的范围
a. 质量方面涉及：综合类法规、水泥产品相关法规、产品检验相关法规、其他要求等。 b. 环境方面涉及：综合类法规、污染物排放类法规、能源资源节约及消耗相关法规、化学危险品相关法规、消防相关法规、其他要求等。
c. 职业健康安全方面涉及：综合类法规、工会相关法规、特种设备相关法规、特殊工种相关法规、个人防护用品相关法规、化学危险品相关法规、消防相关法规、女工及未成年工劳动保护相关法规、作业场所环境控制相关法规、其他要求等。 4.2 获取
a. 行政人事处应通过与政府主管部门联系、各种新闻媒介、互联网、相关书店、本公司其他部门等渠道及时获取相关信息，获取本公司适用的法律法规和其他要求，并及时登入《法律法规和其他要求登记表》。 4.3 宣传贯彻
a. 行政人事处根据法律法规和其他要求在各部门的适用性，应及时重点法规按受控方式发至各相关部门。
b. 各部门应通过内部会议，如调度会、班组会或内部学习等形式及时向职工传达，并作好相关记录。
c. 如果本部门存在应重点控制的外部相关方，主管部门要及时将相关内容向其通报。 e. 需转化为内部文件（指依据外来文件制定或修改相关的内部文件）时，由主管部门进行转化。 4.4 更新
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