ERP在财务管理中的应用

江西农业大学南昌商学院

ERP系统中财务管理的特点

一、ERP系统中财务管理的特点

1.数据集成化

财务和企业的产、供、销各环节完全集成，并能产生互动，整个集团是一体的。财务报表是对企业经营活动的反映，其数据源于各业务部门(如人、财、物、供、产、销)。基于网络结构的ERP系统，将公司整个生产经营活动的每个信息采集点都纳人企业信息网之中，大量的数据通过网络从企业各个管理子系统(如生产管理系统、库存管理系统、采购子系统、销售子系统)直接采集，并通过公共接口，与有关财务模块相联结，使财务系统不再是信息的”孤岛\，绝大部分的业务信息能够实时转化，直接生成会计凭证和信息。

2.计算简捷化

由于ERP系统具有强大的数据处理功能，由系统来执行从会计凭证到财务报告全过程的信息处理，人工干预大大减少，客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多技术环节，如平行登记、错帐更正、过账、结账、对账、试算平衡等。系统同时又承担起存货计价、成本计算和计提折旧等繁杂的计算核算工作。

3.处理信息方法多元化

在ERP系统中，主体认定的计算方法(如固定资产折旧的直线法)的同时，如果需要亦可选用其他备选方法做口双倍余额递减法、年数总和法)进行计算，比较差异。为加强管理与考核，甚至可以启用手工方式下所不得不放弃的核算方法。此外，可以利用系统报表相关信息，便于系统运用有关数学模型，进行财务分 www.51lunwen.com 析、预测和决策。

4.存储方式电子化

会计报表、会计凭证和会计资料存储方式变化，迅速走向电子化，如各种发票、结算单据均以电子化的形式出现，会计数据流动过程中的签字盖章等传统确认手段失去意义。信息处理的集中性、自动性，使传统职权分割的控制作用近于消失，信息载体的改变及其共享程度的提高，又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效。内部控制赋予了新的内涵:如口令控制、数据加密、职能权限管理、访问时间权限管理、操作日志管理等。

整个财务管理以计算机、管理系统等新型的信息处理工具替代了传统的纸张、笔墨和算盘。而这种置换不仅仅是简单的工具改变，也不再是手工会计的简单模拟，更重要的是它所带来的对传统会计理念、理论与方法改变。

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二、ERP在财务管理中的应用优劣

1.ERP在财务管理中的应用优势

根据ERP系统技术特征的应用效应，其应用优势主要体现再一下三个方面： 及时性，在影响企业竞争力的重要因素之一是企业对内部各种信息的把握和对外部市场的资讯现状变化的了解。在ERP状态下，资料变得联动且随时更新。每个有关人员均能随时掌握即时的资讯。这无疑为企业稳健发展提供保障。 集成性。在导入ERP之前，由于信息集成机制不完善，致使知识库的信息资讯往往是局部的、片面的甚至失真的，并且再以往会计信息系统面临组织增减变化时，修改与串联信息的时间花费较多，导入ERP之后，对于所有变化，系统均可轻松解决，预算规划也更为精确，使实际发生数字与预算间差异分析、管理控制更为容易、快速。在ERP状态下，各种信息的集成为决策的科学化提供必要条件。

远见性。在ERP系统中，会计子系统集财务会计、管理会计、成本会计于一体。它与其他子系统融合起来，形成系统整合。做到系统的信息供给为财务前瞻性分析和预测提供帮助。

2.ERP在财务管理中的应用劣势

ERP在我国实施时间并不长，其系统的完善仍需不断积累经验，在实践中存在的不足应予以克服和改进，ERP系统目前存在的缺陷主要表现为：人机应用欠灵活，系统维护成本较高，查找差错比较耗时。

ERP系统所具备的高度集成性导致再人机应用方面欠灵活性，比如若无意关闭某个系统，则后面的操作无法实现；ERP系统一般是自上而下进行维护，但基层维护人员往往无法真正了解其运作过程及内涵的关键控制点，加之系统由本企业以外的单位开发，一旦有问题，则需花费长时间汇报，影响效率；在会计核算中，如果某个环节出错，而财务人员复核时又未能及时发现，则事后需要消耗很长时间去查找错误。

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三、实施ERP对财务管理的作用和影响

1.成本控制

成本核算是财务管理工作中的重中之重，过去手工做账时主要靠月末财务成本分析，因为成本核算只有在月末结账时才能计算出来。那时的成本核算完全是模糊的，滞后的，使现有销售，财务仅仅只能起到一个记账，核算的作用，时滞长，分析对象不明确，无法针对成本组成的诸多要素进行有效制约和控制，起不到对业务的支撑作用。采购人库单，产品入库单不实时，形成成本核算的滞后。例如产、供、销环节都和财务脱离，各种作业信息都是先在本部门内部流转。从原材料到在产品，再到产成品，这几个环节对财务是完全不透明的，财务只有按照“月初在产品成本+本月生产费用一月末在产品成本”来计算产品金额，并据此做账。这样的成本数据难以支持企业业务的正确决策。

ERP实施后，从操作环节模拟手工记账开始到步人管理环节，信息管理系统的应用的深度和广度都得到了前所未有的拓展，产生了质的飞跃。管理人员能及时精确地对生产流程各环节的几千个参数进行差异分析，通过对正差异的巩固，负差异的消除，不断地优化成本，大大提高了成本的控制力度。不但能了解销售，采购，生产的全过程，而且伴随着每一步，财务上都有相应的反映和监控。可以及时出库的材料计入在产品，同时也可以及时准确计算出该产品的成本。信息的畅通保证了成本核算的准确、实时。财务和产、供、销各环节完全集成，从而实现生产成本的快速跟踪控制。

例如联想集团在实施ERP之前，每一笔业务都要用计算机开出销售小票，晚上把明细和金额倒到财务的计算机，财务以此记人当天收人。由于采集数据的时点不同，财务、商务、库房的数据往往对不上。这时，财务就不得不把原始凭证(销售小票)翻出来核对。财务根本谈不上对业务环节的监控和管理。联想集团实施ERP后，财务不但能了解销售、采购、库房、生产的全部过程，而且伴随着它们的每一个作业，财务都有相应的反应，同时都能监控。正是这种信息的通畅、透明，才保障了成本的准确、实时核算成为可能，杜绝“客观造假”的一个隐患。财务信息化流程不仅大大简化了原有的流程，极大地提高了效率，而且由于采购和财务之“墙”被推倒，建立起了采购和财务之间相互制约和监督的机制。信息化财务可以延伸到资金的管理，实施ERP后，企业的财务能准确、实时地知道每个客户当前的账目情况、历史信誉记录，系统能自动执行能否发货的资金审核，减少了人为控制的难度和随意性，而且用户可以通过电子商务系统了解账务情况，并根据联想的信誉政策选择最适合自己的还款方式，大大提高了客户的满意度。

2.往来账管理的影响

ERP系统更是显示出手工账务无法比拟的优越性。往来款是在市场竞争机制下，迫使企业为扩大销售和赢利而采取的一种赊销手段，除了依靠产品本身质量、价格、售后服务等条件外，企业向购买方提供的一种较为宽松的付款方式，延长了付款时间。就是作为企业的一项资金投放，在没有受到购买方销售货款的情况下，不仅投人生产成本，还要替客户先上缴税款，垫付运费等。因此该销售款能否收到便是资金管理中的一项重要内容。 在手工账务处理时，对往来款资金的管理是处于事后反应的被动状态，只有在期末结账时才能得知某一往来科目的余额。而要想查阅某一单位所欠款项及冲销过程，则只能在浩瀚的财务帐目中一笔一笔地查找，进行人工筛选，工作量大，极不方便。很难即时准确掌握客户及供应商欠款方面的信息，使大量资金长期滞留在企业外部，造成企业内部资金短缺，周转困难。同时对客户的偿还能力及供应商的供货情况、资信状况只是凭借人的印象，很难做出准

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确、定性的判断。

上述问题随着ERP系统在财务中应用将得到改善。往来款的管理，主要作用是对往来款业务的核销和账龄分析。明确划分对客户的应收账款，预收账款管理;针对供应商的预付账款，应付账款管理;还有针对个人的其他应收账款管理，各为独立功能模块，加强了对客户和供应商等非财务因素的信息管理，体现了对流动资产管理意识的增强。 （1）应收账款模块使用

改善发票和付款处理的精度。应收账和发票管理提供了每张发票及由贷方冲销的付款和账单调整的完整的会计核算方法。发票数据的自动传输功能避免了数据的重复录人工作。

及时提供了客户对账单。能方便而快速地生成客户对账单，不同客户可使用不同的结算周期。调整以后能立即产生更正的客户对账单。ERP系统用于往来款管理与手工记账相比，最为优越、突出的特点是体现在信息资源共享方面。只需将进行往来核算的单位根据客户或供应商分别建立辅助核算账，则在平时的日常账务处理中，该功能便可自动完成其各单位往来的清理、对账、账单输出打印、明细账的输出以及单位往来款余额的统计、催款单打印等一系列工作。每月甚至任何时候都可以查询任一单位往来款。例如应收账款科目，由于客户方面的不稳定因素很多，具有很大风险性，直接影响企业的账款是否收回。如果单凭账龄分析是否发生了坏账，有一定局限性。账龄短的不一定就能收回。是否发生坏账，关键是看客户的偿债能力和信誉。通过ERP管理，减少了人为控制的难度和随意性，财务人员可根据其各单位的历史信誉记录及当前账目情况，对客户选择合适的收款方式，防止潜在风险。 改善了客户查询响应。可以立即答复客户和销售人员关于账款问题。可以对某一个客户的所有发票和付款，或指定的发票及付款的去向进行跟踪。

减少处理应收账款的时间。简化了客户发票和现金收人的处理过程，大大减少了计算费用、检查信贷额度、生成客户对账单和支付时间。

应收账款模块可以处理多币种和多国税制以及多种付款方式，使得应收账款的管理实现了对全球化经营的支持。 （2）应付账款模块使用

应付账款模块与采购模块、库存模块完全集成。从而简化了发票、采购单和收货单等处理手续;缩短了采购、进货、检验的处理过程。应付账与总账通过各种付款事项自动生成记账凭证相联。

减少处理应付款的时间，应付账简化了发票付款的处理，在发票与采购人库匹配时，大大减少了执行三方核对的时间。

改进现金支付的控制。现金支付的控制保证了由供货商开出的所有发票及开给供货商的所有的支票都经过了审核。很容易在支票发出以前的付款处理的每一步，验证人库和付款信息。支票发出以后，也可以执行支票核对。

提高商业信用。应付账可协助企业及时向供应商付款并获得折扣。由此得到更大的优惠。更好地实现现金需求，有更多时间进行决策。应付账协助企业更有效地利用商业信用，提高了现金周转。自动的发票数据的传送功能避免了重复劳动。

3.财务报表的编制

快捷、实时在财务报表编制方面，ERP系统的实施使得其更加快捷，做到了实时监控，准确及快速地进行核算。过去每月末结账时需花大量的人力、时间，加班加点，才能得到迟到的报表，而今每个核算单位可根据需要随时统计出某一时刻的报表。并且有多种核算方式，可根据业务，有的按单个产品进行核算，有的则按项目、部门核算。

4.其他方面影响

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