《接打电话的礼仪》作成 照查 认可
在日本公司接打电话的礼仪和平时日常生活中的接打电话電話是完全不一样的。通过几句寒暄就能很快分辨出那个人是否已踏入社会。接打电话的过程看似很简单，但由于说话的双方彼此不能看见对方，无意中随口的回答就可能让对方感觉非常不礼貌，甚至惹怒对方。 为了避免这种情况，以下举出了一些公司接打电话的基本规范。希望大家借鉴。
●接打电话的基本礼仪 对方 电话铃声响 (铃声3响以内要接) 对方没有自报家门 对方说明身份 请对方等候 转接时需告知谁的电话 对方等候结束时 向对方表示正在认真听取对方讲话的回应 对方投诉电话或者不能满足对方的要求 表示理解并接受 我方 「はい、○○会社でございます。」*1 「恐れ入りますが、お名前をお聞かせいただけますでしょうか？」 「いつもお世話になっております。」 「少々お待ちください（保留にする）。」 ?●●様からお電話です。? 「お待たせいたしました。」 「さようでございますか。」 「申し訳ございません。」 「かしこまりました。」 「失礼いたします。」 挂电话 （先按挂断键，不要发出大声音） （接客户电话时或对方是客户，比自己地位高的，必须等对方先挂电话后再挂。反之则是失礼的表现。） ●如果对方找的人不能当场接电话 行动 先道歉，再说明不能转接的理由 说法 「申し訳ございません、あいにく○○は席を外しております。」 (外出中、会議中、電話中等等) *2 「３時には戻る予定です。」 「まもなく戻ります。」 「戻りましたら、こちらから連絡差し上げるようにいたしましょうか。」 「念のため、（もう一度）お名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか。」*3 「かしこまりました。」 对方有留言 「はい、承ります。」 （留言记录下来*4、并和对方确认所及内容的正确性） 「わたくし、△△が承りました。」 最后（结束语） （告知对方自己的姓名和身份，打个招呼）
*1 首先自报家门，不要说「もしもし」，直接说出自己的公司名称，所属部门，姓名等。
如果知道对方要找的人能几时回复，就要明确告知对方。 让对方找的人回电给对方。 问对方的联系方法。 *2 如果不能转接电话的理由是和工作无关的，就不要告诉对方真实的理由。
関連①
Q如电话中，对方要找因迟到而还没到公司的同事时，是否能和对方说「遅刻です」？
A不需要和对方说真正的原因。说得模糊一点就可以了。「ただ今、席をはずしております。
あと○分後には戻ると思いますので、戻り次第、こちらから折り返させていただきましょうか」
说「あと○分後」的话时间不要说得很紧，要留有余地。
関連②
Q课长请假和家人一起去旅游了。怎么说比较好？
A「申し訳ございません。本日は、休みをいただいております。○日○曜日には、出社する
予定になっておりますので、折り返しご連絡させましょうか？」不要说和工作无关的「旅
行」、更不要说「家族旅行」。
*3 想询问对方的联系方法，但对方说「他知道」，不肯告知联系方法。
→接了找部长的电话，但部长正在开会中。告诉对方等开会结束让部长回电给他，并
询问对方的联系方法。可是对方说「部長さんは、ご存知のはずです」，不肯告知。作为
一个公司职员，应该还是尽可能地把对方的联系方法记录下来。 遇到这种情况，应再问一次「念のため、お願いいたします」。（只能再问一次）如果对方还是不肯告诉你的话，也许对方确实有什么不方便，就不要再次询问。
当你把情况报告部长时，可以说明「ご連絡先をお聞きしたのですが、教えていただけ
ませんでした」。
另外，一些和公司有贸易往来的客户认为只要告诉你姓名，你就应该要明白他是谁。但当你听到对方的姓名想不出对方是谁的时候，对方会问你「君、新人？」。为了避免这种尴尬的情况，应该记录好公司常联系的一些客户。如果确实是刚刚进公司的新人，遇到这种情况也可以原谅，但如果一直都没有改善的话，客户会认为这家公司没有重视他们。
*4 电话留言记录单
当然每家公司有不同的形式，但形式一般以简洁，内容一目了然为准。
除了以上举的例子以外，还会发生很多意料不到的情况。
如果遇到以下列出来的情况，该如何对应？
●该如何对应？
①对方声音太轻，听不清楚。
「申し訳ございません、電話が少々遠いようです。もう一度、お聞かせいただけますか？」
不要直接说因为你的声音太轻，所以听不见。较好的理由是电话的问题，手机信号不好等。
②对方说很急的事情，要问外出的同事的手机号码。
基本上不能随便向社外的人透露公司职员的手机号码。如果遇到这种情况，询问对方的联系方法，再让该同事回电给对方。「○○から、直接連絡を入れさせるようにいたしますので、ご連絡先を教えていただけますでしょうか？」这样说就没问题。但是如果手机是公司分配的，或者名片上有手机号码的话就可以告诉对方。
③接了客户打来的电话，但不知道具体是谁负责的。 如果客户也不知道具体负责的人是谁，询问该客户的联系方法后，先挂电话。
确认好负责人后，让该负责人回电给客户。在你不知道具体负责人的情况下，千万不要不负责地乱转电话。
语句和语句之间夹个‘クッション言葉’，语气会变得更加温柔，更有礼貌。 以下举了经常使用的‘クッション言葉’。
●クッション言葉
①恐れ入りますが
→恐れ入りますが、○○様はいらっしゃいますか？
②お忙しいところ恐縮ですが
→お忙しいところ恐縮ですが、少しお時間を頂いてよろしいでしょうか。 →お忙しいにもかかわらず、お出かけいただき、
③お忙しいにもかかわらず
④失礼ですが
ありがとうございました。 →失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか？
⑤申し訳ございません
→申し訳ございませんが、電話が遠いようです。もう一度、お願いできますか？ →お手数をおかけしますが、資料を１部送って
⑥お手数をおかけしますが
⑦せっかくですが
いただけますか？
→せっかくですが、今回はお断りすることになりました。
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