㈡确定会议名称
有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，做到名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成。(1)会议主办单位的名称；(2)会议的主题；(3)会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。如：全省卫生计生系统党风廉政建设工作会议。
㈢确定会议的规模和规格
会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。
㈣提出参加会议的范围或人员名单
在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加。在拟定会议范围或人员名单时，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。
㈤确定会议时间与会期
会议召开的时间要由单价瓣领导人员来确定，也有的是办公室先提出建议，再由领导来决定。会议时间长短庆根据会议内容来考虑，安排会期力求高效，宜短不宜长。
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㈥确定会议场地
会议地点和场所，要结合参加会议的人数、交通和会议效果来综合考虑。最常用的是本部门的会议室或下属单位的会场，也可能借用其他部门的会议室；至于大型的、重要的会议则可以放在政府采购定点的宾馆、饭店。地点的选择，应避免交通堵塞，既要考虑领导到会的交通方便，也要考虑到与会人员的出行方便。会场要根据参会人数的多少来确定，会场不能过小，使人感到压抑感；会场也不能过大，座位疏散，容易造成与会者精神不集中，影响会场气氛。选择场地，也要符合“八项规定”，必须兼顾成本费用的开支。
㈦发出会议通知
各项会议通知，必须简明扼要，包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
注意事项：1、先落实会场，后发通知；2、时间要具体，最好写明年月日上午或下午几时几分；3、会议对象要周详，会议开到哪一级、哪些单位派什么人，该参加的不要遗漏，切忌含糊不清，起草通知时都应当周密考虑，把工作做得越仔细越好。
㈧会议材料准备
1、印制《会议须知》。即：会议日程，会议代表名单，会务联系人，注意事项等。2、需要编组的要提出小组召集人、讨论地点。
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3、要印制会议证件的，要求及时印制，如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等。
㈨会议材料的分发
发放会议文件材料应当注意，尽量避免把许多资料一起堆积发放给与会代表。特别是秘密程度比较高的，一定要编号分发；需要后收回的，应当标注会者的姓名，按人装封递送。领导的讲话材料，可按照会议进程现场分次分发。
㈩报名和报到
报名很重要，参会者是否到会，能否及时报名，直接影响会务制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等一系列会务工作。
报到是落实参会人员是否到会的重要环节。未报到的未及时报到，应抓紧时间联系，催促到会，需要调换的要及时落实调换人及时到场。重点参会人员不能到场的，要掌握情况，及时向领导报告。
(十一)会场布置
会场布置是一门学问。不同的会议，会场布置有不同的形式，尽可能反映出会议的中心内容。工作部署性会议力求庄严隆重；庆祝大会要有喜庆热烈；座谈会显得和谐融洽；报告会需要简单朴素；纪念会要求隆重典雅；追悼会会场则应当庄重肃穆；日常工作会一般应简单适用。
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会场布置形式用得较多的还是正方形、长方形、回字形、T型、U形、扇形等。是否设置主席台，一般而言，各种代表性会议及全局性工作会议，会场应设主席台。是否设讲台，根据需要而定。有些会议需要领导（主席台）靠近代表的，可以用一条桌子置于面对代表席就行了（T型）（但有一细节请注意：可考虑主席台的桌子宽于代表会议桌）。会场是否使用会标、横幅、张贴标语等，应根据会议内容和情况需要提出建议，在得到领导同意后方可执行。
具体会务包括以下几点：（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席卡、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。
（十二）座次排列
会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，根据会议代表的构成合理地排列，可按行政区划、部门排序、会者职级等要素安排。会场可以发放“座次表”；需要领奖的代表可安排在会场的右侧入座；重要代表可安排前排座位。座位排列有：横排法、竖排法、左右排列法、S排列法。
用得多的还是左右排列法，即以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位。中国传统习惯以左为上，排在第一位的
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