档案管理基础知识（全套）
×210mm）大小；
（5）采用折角等方式将图纸的标题栏露在右下角。
制设备的设计、制造、验收）——设备安装调试——随机文件材料——设备运行——设备维护等。
以上为一般科技档案案卷的排列顺序。电力企业档案案卷之间的排列顺序，在《电力企业档案分类表（6-9类）》的类目设置已基本排定，基本可按表中的类目设置的先后顺序进行排列。
（2）案卷内文件材料之间的排列顺序
管理性文件材料：按问题的重要程度和事项、事物发展过程的先后顺序排列。
66、科技档案与科技资料的区别？
答：（1）由于科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，区分时，首先要分析是否本单位科技、生产生活的直接形成材料，是否直接反映本单位的科技、生产活动的真实面貌。科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其它单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件材料，也都应视为科技档案材料，而不是资料。
（2）从科技档案与科技资料的使用价值和作用的不同
来分析。科技档案具有工作考查和历史凭证的作用，而科技资料仅具有一定的参考作用，不能起查考和凭证作用。科技档案是原始的第一手材料，损失后无法弥补，而科技资料是复制来的资料，损失后尚可收集复制。
（3）科技档案与科技资料从来源，整理方法到管理办
法均有所区别：科技档案主要是本单位按归档制度归档的科技文件材料；科技资料则是从外单位通过交流、复制和购买而得到的。整理时科技档案要求遵循自然形成规律，保持材料之间的有机联系和成套性；科技资料没有这种有机联系。管理时科技档案要比科技资料严密和完善得多。
67、科技档案工作的基本任务是什么？
答：科技档案工作是以科技档案为研究对象和管理对象的一项专门业务工作。科技档案工作的基本任务是：按照一定的原则和要求，科学地管理科技档案，积极地开发科技档案信息资源，及时准确地提供科技档案为经济建设和科技研究工作服务，为党和国家的各项工作服务。
科技档案工作的基本任务，主要是通过科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等各项业务工作来完成的。其中收集、整理、鉴定、保管、统计等业务工作，是为科技档案的科学管理和开发利用创造条件的基础工作。而对科技档案进行开发利用，充分发挥科技档案的作用，为发展生产力和经济建设科技研究工作服务，则是整个科技档案工作的目的。
68、科技档案工作的性质是什么？
答：科技档案工作是一项以科技管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是坚持科学态度，提高科学技术管理水平的重要环节，也是国家科学技术事业的一个组成部分。
69、如何确定科技档案案卷的排列顺序？
答：（1）案卷之间的排列顺序
科研类：课题准备立项阶段——研究实验阶段——总结鉴定阶段——成果申报奖励阶段——推广应用阶段等。
基建类：项目依据性文件材料——基础性文件材料——工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）——工程施工——工程监理——工程竣工验收等。
设备类：设备依据性文件材料——外购设备开箱验收（自 5 / 38
文字和图纸：按文字在前，图纸在后的顺序排列。 译文和原文：按译文在前，原文在后的顺序排列。
70、一个立档单位有哪此变化不影响全宗的划分？
答：（1）立档单位名称的变更；
（2）立档单位领导关系的改变； （3）立档单位内部组织机构的调整； （4）立档单位工作地点的变迁； （5）立档单位短期停止活动以后又恢复。
71、档案统计工作的内容有哪些？
答：有档案的登记和统计两部分。包括档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案利用情况的登记，档案机构、人员与档案构成、管理和其它专门问题的统计。
72、提供利用档案主要有哪些方式方法？
答：提供利用档案主要有如下方式方法： （1）设立阅览室； （2）档案的借阅； （3）咨询服务； （4）制发档案的复制品；
（5）通过编印目录、索引、文摘、简介等进行档案信息的报道或交流；
（6）编辑文件汇集； （7）编写参考资料； （8）制发档案证明； （9）举办档案展览。
73、怎样进行档案的编研？
答：编研工作必须遵循一定的原则，具体应该符合下列要求：
（1）档案编研应该充分考虑社会（企业）需要，为企业的中心工作服务；
（2）实事求是地维护档案内容的真实性，绝不允许歪曲和篡改档案的现象发生；
（3）遵守国家的有关规定，编研工作的开展应得到相应部门的同意，公布档案文件要经过批准。
同时，档案编研是一项研究性很强的工作，涉及档案知识、历史知识和其他多方面的知识，档案编研对维护历史真实面貌有重要意义，所以档案编研还必须坚持实事求是的科学态度，
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编研过程中尊重历史，尊重档案原件的记载，尊重档案编研的严肃性。
74、全宗指南的结构及编制原则是什么？
答：（1）全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。 封页包括：全宗指南名称、时间、全宗号。
正文包括：全宗构成者沿革，全宗内档案情况简介，全宗内档案内容与成分介绍。
备注包括：本全宗指南的编制情况，有关全宗内档案的补充说明。
（2）编制原则：应客观、准确、真实，语言简练、文
字表达清楚。
75、组织沿革主要包括哪些内容？
答：（1）单位成立、合并和撤消时间；
（2）单位名称改变、地址迁移；
（3）单位的隶属关系及主要职能（含性质特征、职权
范围、主要工作与任务等）；
（4）单位领导人员的任免；
（5）内部组织机构及所属单位的设置、变化情况，责
任人姓名等；
（6）单位人员编制情况。
76、大事记主要包括哪些内容？
答：大事记主要有时间和记实两部分内容构成。 时间就是按照年、月、日时间顺序逐条记述事实，即通常讲的“以时系事”。
记实是指记载单位主要的职能活动，展示单位发展概貌的大事和要事的事实。记载的事实应即不遗漏大事、要事，也不必事无巨细全部罗列。
大事记记述的大事、要事一般是指：
（1）本单位隶属关系的变化，体制、机构的调整，规模的扩大或缩小，人事的任免和调动等；
（2）本单位制定的重要制度、办法，下达的规划、计划，采取的重大生产技术决策和措施；进行的扩建、改建任务等；
（3）本单位内召开的各类重要会议和参加国家、地方或上级机关的重要会议，在会议上提出汇报、建议、提案和受奖等；（4）本单位的生产、经营、基建、科研、职工教育、文艺体育、职工福利等方面的成果和重大的质量、安全事故等；
（5）本单位某个时期的重点工作，如本单位整顿、设备和基建设施普查、打击经济和刑事犯罪等活动；
（6）国家、地方或上级机关的领导对本单位的重要指示、批示以及检查工作时的讲话或其他活动等；
（7）重大的外事活动，如外宾来本单位参观、考察、协助工作，进行技术交流；签订重要合同，本单位人员出国学习、参观、考察等；
（8）其他大事、要事。
77、大事记中大事时间的编写应注意那几个问题？
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答：（1）大事时间必须考证，标示明晰，尽量避免错误或含混不清；
（2）大事时间应标示具体，尽量写清年、月、日。日
不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不记；
（3）某些大事持续时间较长，并且在大事记中作为一
个条目编写，其时间可以概括书写，也可以标明起止日期；
（4）大事时间一般应以公元纪年为准，否则应注明其
它纪年形式。
78、《企业、科技事业单位档案管理考核标准》中“五率”如何计算？
答：（1）归档率=实际归档项目数/应归档项目总数×100%；（2）完整率=每个已归档项目中实际有的档案材料的份
数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%；
（3）准确率=每个已归档项目中实际准确的档案材料的
份数/每个已归档项目中应当有的档案材料的总份数×100%；
（4）查全率＝检出相关档案数/库存所有相关档案数×
100%；
（5）查准率＝检出相关档案数/检出档案总数×100%。
第三节 专门档案管理
79、什么是电子文件的移交？
答：电子文件的移交是对归档电子文件按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接受工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
80、电子文件的移交、接收检验项目有哪些？
答：文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接受电子文件之前，均应对归档的载体极其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。检验项目如下：
—载体有无划恨，是否清洁； —有无病毒；
—核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
—核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
—对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接受单位填入《归档电子文件移交、接受检验登记表》的相应栏目。对检验不合格者，应退回原形单位重新制作，并再次进行检验。
81、如何对电子文件进行鉴定？
答：电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和规定保管期限。归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，
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检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接受单位。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和原数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
82、归档电子文件怎样整理？
答：（1）归档电子文件的整理按DA/T22归档的要求进行；（2）归档电子文件以件为单位整理；
（3）同一全宗内的电子文件按照年度——保管期限—
—机构（问题）或保管期限——年度——机构（问题）等分类方案进行分类；
（4）按电子文件类别代码相对集中组织存储载体； （5）电子文件的著录应参照DA/T18进行著录，同时按
照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（责任者、操作者、背景信息、元数据等）；（6）将著录结果制成机读目录和纸质目录。
83、电子文件鉴定工作应包括哪些内容？
答：应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
84、如何对电子文件进行归档？
答：电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
85、电子文件归档有哪些要求？
答：电子文件归档的总要求：文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。具体要求：
（1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档；
（2）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后在制作拷贝；
（3）推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；
（4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期 7 / 38
（5）特殊格式的电子文件，应存储载体中同时存在相应的查看软件；
（6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，归档电子文件应以盘为单位填写；
（7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录；
（8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。
86、归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合哪些条件？
答：（1）归档载体应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；
（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压； （3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离； （4）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定
范围：35%～45%。
87、磁性载体文件的归档要求有哪些？
答：（1）磁性载体文件形成部门负责对需要归档的磁性载体文件进行整理、编辑，根据本单位情况，待项目结束后将磁性载体文件按照GB 1989-1980、GB 7574-1987和GB 9416.1-1988转换成标准格式，一式两份（A、B盘），及时向档案部门移交归案；
（2）归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有
关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性；
（3）归档使用的录音（像）带。软磁盘的性能质量，
应分别符合GB 7309-1987、GB/T 14306-1933的规定；
（4）同一项目同一类别的磁性载体文件应存储在同种
磁性载体上；
（5）应建立的磁性载体文件目录清单与磁性载体档案
一同归档；
（6）归档的磁性载体应由文件形成部门编制归档说明。
88、照片档案收集的范围？
答：（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片：领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片和本单位组织或参加的重要外事活动的照片；
（2）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大
自然灾害及其他异常情况和现象的照片；
（3）其他具有保存价值的照片。
89、照片档案收集的要求是什么？
答：（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有；
（2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定；
档案管理基础知识（全套）
（3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照
片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；
（4）底片、照片、说明齐全； （5）底片与照片影像应一致；
（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底
片应制作照片；
（7）照片档案的移交和收集符合有关标准的要求。
90、照片档案分类排列要求是什么？
答：在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。
在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
91、照片档案的编号有何规定？
答：照片编号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。
92、照片档案的著录项目包括的内容？
答：照片档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、册号、页号、组内张数、分类号、项目号、主题词或关键词、密级、保管期限、类型规格、档案馆代号、文字说明等。
93、归档照片的说明主要包括哪些内容？
答：归档照片的说明应体现事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由；“时间”即事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；“地点”即被摄物所在的具体地点；“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份；“背景”即对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；“摄影者”即照片的拍摄单位和拍摄人。
94、照片档案的目录有几类？
答：照片档案目录种类包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。
95、照片档案的基本目录、册内目录有何要求？
答：照片档案基本目录的必备项目是：照片号、题名、时间、摄影者、底片号、备注，可根据需要增加项目。基本目录的条目应按照片号排序。
册内照片目录为选择性目录。其组成项目是：照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。册内目录的条目应按照片号排序。册内目录位于册内最前面。
96、照片档案的保管要求和措施是什么？
答：（1）贮存库房应保持整齐、清洁，应有严格的使用和存放规则；
（2）照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、
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底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库；
（3）接触底片的人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底
片的边缘；
（4）底片册、照片册应立放，不应堆积平放，以免堆
在下面的底片、照片受压后造成粘连；
（5）珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，
异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片；
（6）每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不
超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。检查中应密切注意底片、照片的变化情况（卷曲、变形、变脆、粘连、破损、霉斑、褪色等），亦应注意包装材料的变质问题，并做好检查记录，若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。
97、数码照片的归档要求是什么？
答：（1）数码照片图像一律采用RGB彩色模式；
（2）数码照片的文件格式为JPEG格式，文件名即为图
片编号；
（3）为便于储存和保证数码图片的清晰度，照片的有
效分辨率为2800×2000pix，每张图片大小为1.5MB左右；
（4）数码照片必须经过筛选应具备主题鲜明、影像清
晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点，具有使用价值和历史意义。
98、数码照片组卷的要求是什么？
答：（1）数码照片的案卷，原则上以700MB/CD-R光盘为一保管单位，每一保管单位的初始分类为工程机组号；非工程类数码照片初始分类一律按照年度；
（2）数码照片档案应编制完整的案卷目录和检索目录，
作为台帐和检索利用；
（3）数码照片档案说明包括：专业分类编号、拍摄时间、
拍摄主体说明、拍摄背景、摄影者、拍摄地点六要素；
（4）精选后数码照片按目录顺序加洗五寸一份放入专用
册内，册内目录与数码照片说明一致，每张照片注明六要素；
（5）所有数码照片和Word文档目录刻入光盘；数码照
片排列顺序、编号与卷内目录一致，放入专用袋内，粘贴在数码照片册最后一页上归档。
99、什么是会计档案？
答：会计档案是指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
（2）会计帐薄类：总账、明细账、日记账固定资产卡片、辅助帐薄、其他会计帐薄；
（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
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